Effizienzoptimierung von Projektbesprechungen mit KI

12 Oktober 2023

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Effizienzoptimierung von Projektbesprechungen mit KI

Eine der größten Veränderingen, denen sich Projektmanager stellen müssen, betrifft die Technologie. Entscheidend ist nicht nur, dass man den Neuerungen immer einen Schritt voraus sein muss, sondern vor allem, dass man den Wandel vorantreibt und Wege findet, die neuen Technologien zu nutzen, um seine eigenen Prozesse zu verbessern. Aus diesem Grund hat sich MIGSO-PCUBED mit Sembly AI zusammengetan, einem Unternehmen, das über ein Tool verfügt, welches diese Notwendigkeit des digitalen Fortschritts erfüllt.

Diese Partnerschaft zwischen Projektmanagern und Entwicklern einer KI-Lösung soll hier genutzt werden, um die Bedeutung neuer Technologien hervorzuheben und zu zeigen, wie dadurch die Effizienz Ihres Projektmanagements verbessert werden kann.

Ein neuer freihändiger Besprechungsassistent

Die Sembly AI-Plattform ist ein KI-Assistent für Teambesprechungen, der Sprach- und Gesprächsanalysetechnologien mit natürlicher Sprachverarbeitung kombiniert, um professionelle Besprechungsumgebungen zu verbessern. Ihre Produkte sind so konzipiert, dass Sie an weniger Besprechungen teilnehmen und zugleich mehr erreichen können.

„Mit Sembly AI können Sie Besprechungen aufzeichnen, transkribieren und automatisch intelligente Zusammenfassungen generieren, die Sie direkt an Ihre Mitarbeiter weiterleiten können. Unsere Lösung lässt sich in beliebte Konferenzplattformen wie Zoom, Google Meet und Microsoft Teams integrieren, sodass Sie Ihren Mitarbeitern die lästigen manuellen Zusammenfassungen ersparen können.“

- Gil Makleff, CEO, Sembly AI

Wie funktioniert es?

Stellen Sie sich vor, Sie haben einen persönlichen Assistenten, der an Ihren Besprechungen teilnimmt und für Sie Notizen erstellt. Er könnte notieren, wer was gesagt hat, welche konkreten Aufgaben zu erledigen sind, und Notizen zum Nachschlagen bereitstellen, falls Sie sich an etwas aus den Besprechungen erinnern müssen. Die Sembly AI-Plattform ist die digitale Version eines solchen Assistenten.

Sembly nimmt an Besprechungen teil, erstellt eine Abschrift des Gesagten und macht Notizen, auf die jederzeit zugegriffen werden kann. Sie kann Aufgaben identifizieren und zuweisen, eine Zusammenfassung der Besprechung erstellen und die Teilnehmer der Besprechung erfassen. Zudem können Sie nach allen Informationen suchen, die in einer früheren Besprechung festgehalten wurden. Nach der Besprechung können Sie einen Hyperlink zu dieser Besprechung an einen Teilnehmer senden, der keine Mitgliedschaft bei Sembly AI hat.

Partner für digitalen Fortschritt im Projektmanagement

Als führender Anbieter von PMO- und PPM-Lösungen ist MIGSO-PCUBED bestrebt, die neuesten Technologien zu implementieren und zu integrieren, jedoch nur, wenn diese einen Mehrwert liefern. Sembly AI ist ein Tool, das für uns als Projektmanager von großem Nutzen ist. Deshalb arbeiten wir seit 2021 mit ihnen zusammen, um ihren KI-Besprechungsassistenten zu verstehen und zu nutzen.

Als Partner von Sembly AI konnten wir auch Feedback dazu geben, wie Projektmanager das Tool nutzen und was sie von ihm erwarten. Sembly AI hat unsere Empfehlungen dazu genutzt, das Tool für die Anwender in unserem Fachgebiet zu verbessern.

„Jedes Mal, wenn man die Möglichkeit hat, mit einem Tool zu arbeiten, das direkte Auswirkungen auf die Menschen hat, ist das ein großer Vorteil. Es ist enorm wichtig, dass man sich mit neuen Technologien auseinandersetzt, Fragen stellt und Feedback und Erfahrungen weitergibt. Das ist es, was diese Partnerschaft so wertvoll macht.“

- Karen Norris, Projektmanagement-Beraterin bei MP USA

Effizientes Projektmanagement

Wir setzen die Sembly AI-Plattform als Anwendung in unseren Projekten und PMOs ein, die wir dann unseren Kunden zur Verfügung stellen können. Für einen unserer Kunden haben wir ein Sembly AI-Pilotprogramm implementiert, um den Mitarbeitern zu helfen, ihre Zeit und Ressourcen besser zu nutzen. Als das Pilotprogramm abgeschlossen war, stellte unser Team fest, dass mit Sembly AI die folgenden Ergebnisse erzielt wurden:

Eine Steigerung der Besprechungseffizienz um 17 %,
50 % weniger Besprechungsteilnehmer ohne Verlust beim Wissensaustausch oder Effizienz,
98 % Datengenauigkeit in den Protokollen.

Es brauchen nur noch die relevanten Teilnehmer anwesend sein, denn durch die Automatisierung werden genaue Mitschriften und Zusammenfassungen erstellt, und der Zeitaufwand für die Bearbeitung und Überprüfung von Besprechungsprotokollen drastisch reduziert wurde.

Daran zeigt sich nicht nur, dass MP imstande ist, Lösungen für spezifische Kundenanforderungen anzubieten, sondern auch, wie sehr sich der Projektmanagement-Bereich aktuell erneuert und weiterentwickelt.

Einführung neuer Technologien in Ihre PM-Prozesse

Die Einführung neuer Technologien kann Unternehmen erhebliche Vorteile verschaffen, indem sie ihnen beispielsweise ermöglicht, Prozesse zu automatisieren, Betriebskosten zu senken oder personalisierte Kundenangebote zu bieten.

„Man wird als PMO kaum Schritt halten können, wenn man nicht versucht, sich ständig zu verbessern und neue und bessere Tools zu finden, die einen unterstützen. Wir sind seit 30 Jahren in diesem Bereich tätig und arbeiten seit langer Zeit mit PMOs zusammen. Mittlerweile haben wir „digitale“ PMOs eingeführt, die sich von den klassischen PMOs, die einen negativen Ruf haben, abheben. Bei einem digitalen PMO geht es darum, vorausschauend, datengestützt und automatisiert zu arbeiten. Es geht darum, Technologien zu nutzen, um Prozesse und Entscheidungsprozesse zu verbessern. Solche Technologien gibt es heutzutage!“

- Rich Weller, Direktor für Lieferperformance bei MP US

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Allerdings kann die Integration von Technologien in Geschäftsprozesse ein komplexer Prozess sein, und Unternehmen dürfen dabei ihre laufenden Arbeitsabläufe nicht behindern. Zudem muss sichergestellt werden, dass die Technologie skalierbar ist und den jeweiligen geschäftlichen Anforderungen gerecht werden kann.

Als Projektmanager können wir dazu beitragen, diesen digitalen Wandel voranzutreiben. Wir unterstützen Organisationen dabei, sich mit dem Wandel weiterzuentwickeln, was intern schon mit dem richtigen Denkansatz beginnt.

Klein anfangen und sich weiterentwickeln

Die Implementierung einer neuen Technologie kann gewaltig sein, wenn man sich sofort auf die Ziellinie stürzt. Wir empfehlen einen Agilen Ansatz, bei dem Sie klein beginnen und mit Ihren Verbesserungen immer weiter wachsen. So können Sie sicherstellen, dass das Tool, das Sie nutzen, einen Mehrwert bietet, während Sie sich gleichzeitig mit etwas Neuem vertraut machen. Sie sollten sich überlegen, ob Sie mit etwas beginnen möchten, das ohne oder mit nur wenig Code auskommt. So können Sie eine technische Lösung implementieren, für deren Programmierung kein technischer Spezialist benötigt wird.

Werden Sie ein „Citizen Developer“

Konzentrieren Sie sich auf Ihre eigene Organisation oder Ihr eigenes PMO und werden Sie ein „Citizen Developer“. Zunächst lernen Sie den Umgang mit simpleren Tools und können diese anschließend nutzen, um bessere Lösungen zu entwickeln. Nachdem Sie dies umgesetzt haben, können Sie sich verbessern und sich in Richtung fortschrittlicherer Technologien orientieren.

Regelmäßige Weiterbildung

Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter geschult und auf dem neuesten Stand sind und die neuen Technologien beherrschen.

„Bei MP legen wir großen Wert darauf, dass unsere Mitarbeiter gegenüber unseren Kunden proaktiv und nicht reaktiv handeln. Wir sind Pioniere in unserer Branche, stets auf dem neuesten Stand der Innovation und auf der Suche nach neuen Wegen, um Arbeitsabläufe und Prozesse effizienter zu gestalten. Das beginnt damit, dass wir über die neuesten Entwicklungen auf dem Laufenden bleiben und verstehen, wie wir sie nutzen können.“

- Marie Le Fresne, Leiterin für Entwicklung und Performance bei MP USA