Übernimmt künstliche Intelligenz die Kontrolle?

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Künstliche Intelligenz vs. Menschen

Wenn man über künstliche Intelligenz (KI) spricht, tauchen häufig zwei Fragen auf: „Werde ich noch einen Arbeitsplatz haben?“ und „Übernimmt die KI die Kontrolle?“.

Viele Leute stellen sich unter künstlicher Intelligenz oftmals etwas vor, das sie aus Filmen kennen. Bei der KI handelt es sich häufig um eine menschenähnliche Maschine, die in irgendeiner Weise mit der Menschheit in Konflikt steht.

Daher ist unser Verständnis von KI ziemlich verzerrt. KI ist ein Bündel von teilweise recht komplexem Code, der dazu dient, eine bestimmte Aufgabe auszuführen. Zum Beispiel das Einschätzen einer Krebsdiagnose anhand eines Scans oder Sprachübersetzungen. Allerdings kann die KI darüber hinaus keine weiteren Aufgaben erlernen. Genau darin unterscheiden wir Menschen uns von der künstlichen Intelligenz.

Ein Mensch kann zahlreiche Aufgaben bewältigen, mehrere Sprachen, Sportarten, Instrumente usw. erlernen. Die KI kann sich nur auf eine einzelne Aufgabe konzentrieren. Zwar tut sie dies mit einem hohen Maß an Kompetenz, manchmal besser als ein Mensch, aber sie wird immer nur diese eine Aufgabe bzw. eine spezielle Aufgabe erledigen können. Aus diesem Grund könnte die KI, die sich auf die Krebserkennung konzentriert, niemals als universelle Übersetzungshilfe dienen und vice versa.

Bei Präsentationen über KI im Bereich Projektmanagement konzentrieren sich die Redner meist auf eine Aussage von Gartner aus dem Jahr 2019, der zufolge „80 % der Projektmanagement-Tätigkeiten bis 2030 automatisiert sein werden.“ Dies wird als die Plattform angesehen, auf der KI-Anbieter versuchen, die Projektbranche hinter KI zu bringen. Es ist verständlich, dass Ängste geweckt werden, wenn diese Aussage als Ausgangspunkt für die Diskussion dient.

Automated tasks

Bei KI geht es nicht nur um Kosteneinsparungen, weniger Arbeit oder potenzielle Redundanzen. Es besteht die einmalige Gelegenheit, unsere Arbeit voranzubringen und zu stärken, indem wir für unsere Kunden bessere Leistungen erbringen. Die Zukunft der KI gibt uns die folgenden Möglichkeiten:

1. Die Qualität der Projektmanagement-Ergebnisse kann verbessert werden

Selbst mit modernen Technologien wird es immer schwieriger, mit der gesamten Arbeit, die von einem Projektteam gefordert wird, fertig zu werden. Im  Competence Management Framework der Association for Project Management (APM) werden 29 Kompetenzen beschrieben, die auf Ergebnissen basieren, die Projektfachleute zu erfüllen haben.

APM Competency Framework
APM Skills Management System

Bei kleineren Projekten finden sich oftmals nur wenige Personen, die mehrere Kompetenzbereiche abdecken können. Aus diesem Grund ist es sehr schwierig, das Arbeitsvolumen zu bewältigen, oder man verliert Qualität für Quantität.

Bei größeren Programmen, bei denen es ein Budget für eine Projektorganisation und dedizierte Arbeitsgruppen für jede Kompetenz gibt, besteht die Gefahr, dass sich Silos bilden und man den Überblick über die Verbindungen zwischen ihnen verliert. Wenn es zum Beispiel darum geht, die Auswirkungen von Risiken auf den Zeitplan, die Kosten, die Kontingenzen, die Lieferantenleistung usw. zu verstehen.

KI kann uns in beiden Bereichen helfen, Automatisierungen voranzubringen. Im folgenden Diagramm kann man sehen, welchen Automatisierungsgrad die KI im Projektmanagement in der Zukunft bieten kann. 

Bestimmte Arbeitsbereiche haben das Potenzial, vollständig durch KI ersetzt zu werden. In vielen Fällen wird die KI in unterschiedlichem Ausmaß unterstützend eingesetzt werden, und einige Bereiche werden weitgehend in menschlicher Hand bleiben. Die wahre Stärke der KI liegt allerdings im Management der Verbindungen zwischen diesen Kompetenzen und in der Organisation ihrer Integration.

2. Es können Ressourcen implementiert werden, die das Potenzial haben, einen enormen Wert für ein Unternehmen zu schaffen, die aber aufgrund des hohen Wartungsaufwandes nur schwer zu realisieren sind

In einem Bericht von Wellingtone zum  State of Project Management report wurde untersucht, welche Tools den größten Nutzen im Verhältnis zu den jeweiligen Implementierungsanforderungen bieten. Es ist nicht überraschend, dass Nutzenmanagement und Ressourcenmanagement als schwer umsetzbar und nicht gerade rentabel gelten. Ihr Wert wird derzeit als gering eingeschätzt, weil sie so schwierig zu implementieren und so arbeitsintensiv in Bezug auf die Verwaltung sind.

PPM Processes Value vs Difficulty to Embed, Wellingtone 2021
PPM Process Value VS Integration Difficulty, Wellingtone 2021

Die Fähigkeit, die Auswirkungen von Veränderungen auf ein Unternehmen sichtbar zu machen, ist ein wertvolles Instrument, das, wenn es erfolgreich eingesetzt wird, einen tiefgreifenden Wandel der Wahrnehmung im Unternehmen bewirken kann. Ebenso wirkt sich die Fähigkeit, die Kapazitäten der Mitarbeiter zu managen und die Rollen und Zuständigkeiten auf kleinster Ebene klar zu definieren, positiv auf die Moral, Effektivität und Produktivität eines Teams aus.

3. Projektorganisationen können sich auf Tätigkeiten konzentrieren, die einen Mehrwert generieren und häufig vernachlässigt werden, weil der Aufwand für das Managen von Projektmanagement-Artefakten zu hoch ist

Bei 70 % der Unternehmen ist in den letzten 12 Monaten mindestens ein Projekt gescheitert. Trotz enormer Fortschritte bei der Weiterentwicklung unserer Profession ist diese Zahl in den letzten 15 Jahren weitgehend unverändert geblieben. Wenn man sich Prüfberichte von großen Regierungsprogrammen ansieht, kann man immer wieder dieselben Muster erkennen, die zum Scheitern von Projekten führen. Dazu zählen:

 

  • Mangelndes bzw. nicht rechtzeitiges Einbeziehen von Stakeholdern
  • Fehlende solide Kontrollmechanismen, welche verhindert hätten, dass scheiternde Projekte fortgesetzt werden
  • Mangel an klar definierten Zielvorgaben, die ein Projekt, das sich in die falsche Richtung bewegt oder seinen Nutzen nicht voll realisiert, identifiziert hätten

Wir balancieren ständig zwischen dem Anspruch, kunden- und personenzentriert zu arbeiten, und technischen Aspekten wie Risikomanagement oder Planung. Um zum Erfolg zu kommen, müssen wir uns auf eine Vielzahl von Funktionen fokussieren, wodurch wir von der Entwicklung tieferer Beziehungen abgelenkt werden. Kundenorientierung und Veränderungsmanagement (d.h. eine Organisation in Richtung Veränderung zu führen) kommen bei vielen Projekten zu kurz. Durch die Unterstützung von KI mit technischen Aufgaben können wir uns verstärkt auf die folgenden Bereiche konzentrieren:

  • Aufbau echter Partnerschaften mit Lieferpartnern, dem Kundenunternehmen und der Lieferkette, um einen wirklichen Mehrwert zu erzielen
  • Durch fundierte Kundenkenntnisse können wir Produkte, Dienstleistungen und öffentliche Dienste anbieten, die sich konkret auf das Leben der Kunden auswirken
  • Wir unterstützen Organisationen auf dem Weg zu neuen Arbeitsprozessen, indem wir uns auf den Veränderungsprozess konzentrieren, um ihnen das Gefühl zu geben, Teil des Prozesses zu sein, anstatt ihm ausgeliefert zu sein

Die Entwicklung einer Project Portfolio Management-KI-Lösung ist kein schnelles Wundermittel für scheiternde Projekte. Die Unternehmensführung muss erkennen, dass Portfolio-, Programm- und Veränderungsmanagement nicht mehr nur technische Skills sind, sondern vielmehr strategische Kompetenzen, die die Unternehmen benötigen, um sich an ein sich ständig veränderndes Umfeld anzupassen und neue Chancen zu ergreifen. Für Unternehmen und Regierungen, die größer werden, sich schneller anpassen und Finanzmittel gezielter einsetzen wollen, ist der Aufbau von KI-Kapazitäten eine längerfristige strategische Investition.

 

Dieser Artikel wurde ursprünglich in Englisch von Alex Constantine verfasst.

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