Was ist ein PMO? Ihr Guide zum Project Management Office

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Wenn Sie sich bereits mit Projektmanagement befasst haben, dann sagt Ihnen der Begriff PMO wahrscheinlich etwas. Er steht für Project Management Office (Office Projektmanagement). Die Chancen stehen gut, dass Ihre Organisation längst über eines verfügt, da dies bei nahezu 75% der Organisationen der Fall ist. Als Spezialisten seit 30 Jahren für die Einrichtung und Bereitstellung von PMOs, wissen wir bei MI-GSO | PCUBED, dass es einen Unterschied zwischen „einfach ein PMO zu besitzen“ und „ein großartiges PMO zu besitzen“ gibt. Dieser Guide zielt darauf ab, Ihr Office Managementprojekt zu Letzterem zu machen.

Inhaltsangabe

Was ist ein Project Management Office (PMO)?

text explaining what a PMO is

Ein PMO oder Project Management Office wird als Gruppe definiert, die existiert, um die Leistungsziele einer Unternehmensorganisation durch ein Projektportfolio Management zu unterstützen.

Das PMO ist verantwortlich für die Koordination und führt oftmals zu Portfolioübergreifenden Projekt- und Programmaktivitäten und zur Kommunikation mit allen wichtigen Akteuren.

“Ein effektives PMO ist die Grundlage für jedes Projekt oder Programm und wird als Schlüssel zu Ihrem Erfolg dienen.“

Warum benötigen Sie ein PMO?

Wie vorstehend beschrieben, ist ein PMO eine Gruppe, die beim Erfolg eines Programms und der organisationsübergreifenden Bereitstellung des Projekts eine entscheidende Rolle spielt. Es wird sichergestellt, dass das angeforderte Planungslevel, die Projektkontrollen und Qualitätsüberprüfungen vorhanden sind. Es erzeugt auch eine Visualisierung der Programm- und Projektleistung, was Managern und Teammitgliedern eine effizientere Kontrolle sowie das Erreichen der gewünschten Ergebnisse ermöglicht.

Kurz gesagt, ein erfolgreiches PMO unterstützt Organisationen dabei:

Das Vertrauen in die Planung zu verstärken
Ein gut definierter Projektzeitplan sorgt für Vertrauen, dass die Programmziele erreichbar sind.
Zunehmende Ausrichtung auf strategische Ziele
Identifiziert Ziele und Schlüsselergebnisse sowie auf welche Art diese die Organisationsstrategie beeinflussen/unterstützen.
Zunehmende Visualisierung und Vertrauen in den Status
Die klare, konsistente und übergreifende Berichterstattung bei jedem Arbeitsprojekt/-programm/-portfolio wird durch verlässliche Daten untermauert.
Steuerung von Änderungen, Managementübernahme
Versteht die Auswirkung und kommuniziert den Wert von geplanten Änderungen, noch bevor sie erfolgen.
Management für eine stetige Verbesserung
Die Ursache für Leistungsprobleme zu verstehen mit Bestrebungen, die darauf fokussiert sind, die Leistung zu verbessern.

All das führt zu einer geringen Anzahl von gescheiterten Projekten und zunehmender Kundenzufriedenheit.

Warum scheitern PMOs?

Der Hauptgrund dafür, dass PMOs scheitern, ist auf nicht übereinstimmenden Erwartungen zurückzuführen. Das beruht teilweise auf einem Misverständnis aufgrund der vielen Rollen, die ein PMO in einer Organisation einnehmen kann.
Weitere Gründe sind:
• Mangelhafte Ausführung
• Mangelnde Unterstützung
• Unklare Ziele
• Unfähigkeit Wertversprechen zu artikulieren und als Führungspersönlichkeit angesehen zu werden

Es ist auch auf die aktuell ständig wechselnde Projektmanagement-Landschaft zurückzuführen.

Was sind die Aufgaben und Zuständigkeiten eines PMO?

A PMO plays several roles in managing projects. It can also serve many functions within the organization, but this comes down to what level it sits in the organization. First, let’s take a look at the project level.

Welche Rolle spielt ein PMO in einem Projekt?​

four roles a PMO plays in a project

Übliche PMO Funktionen umfassen Projektentwicklungs-Zeitpläne, Problem- und Risikomanagement, Status Updates und regelmäßige Berichterstattung zu etablierten Leistungsindikatoren (KPIs). Es gibt viele unterschiedliche Arten und Rollen und es ist wichtig zu wissen, dass es das ultimative Ziel eines guten PMO ist, Projekte erfolgreich abzuschließen.

PMO Arten

four circles labelling the types of PMO

Weil es viele unterschiedliche Organisationsarten gibt, gibt es ebenso viele unterschiedliche PMO-Arten. Diese können sich in Bezug auf das Level, in dem sie innerhalb der Organisation operieren, unterscheiden. Als solche können sie eingesetzt werden um das Projektlevel, das Programmlevel und zunehmend auch das Portfolio-Level zu steuern. Abhängig von der Business-Skala, können sie ausgewählt werden, um auf Unternehmenslevel, das manchmal als Kompetenzzentrum bezeichnet wird, in Business Units oder auf Abteilungsebene unterstützend einzugreifen.
Und da wir gerne gründlich sind, kann Ihr PMO so eingerichtet werden, dass es selbstständig tätig werden kann. Dies dann mit dem Fokus auf ein effektiveres Management einer umfassenden Transformation wie zum Beispiel von unternehmensweiten Anwendungen oder Agility PMOs.
Zurückkommend auf die nicht übereinstimmenden Erwartungen, die den Hauptgrund für ein Versagen darstellen, ist es nicht nur wichtig klarzustellen, welche Position das PMO innerhalb der Organisation einnimmt, sondern auch die Rolle, die es spielen soll.

Typische Rollen

Die Rolle hängt von den Erfordernissen und der Reife der Organisation ab. Wir bei MI-GSO | PCUBED sehen typischerweise eine dieser vier unterschiedlichen Persönlichkeiten innerhalb von Kundenorganisationen:

4 Roles of PMOs by increasing influence and capacity
MI-GSO | PCUBED Role of PMOs

MI-GSO | PCUBED Rolle der PMOs
Die Enablerrolle, ähnlich einem unterstützenden PMO, ist Ihre Anlaufstelle für eine Erfolgsmethode und Programmdaten. Wenn Ihr Schmerzpunkt eine unzulängliche Visualisierung des Programmstatus ist, möchten Sie vielleicht darauf Ihren Fokus legen.

Die Trainerrolle ist fokussiert darauf, die Fähigkeiten aller Projektteams durch Anwendung der besten Verfahren und Weitergabe von Know-hows zu verbessern. Wenn Sie also die Projektqualität innerhalb Ihres Teams verbessern möchten, ist das der richtige Weg für Sie.

Die Hüterrolle beruht auf faktenbasiertem Management, das als Frühwarnung für die Führungsriege dient. Bei der ersten Rolle war der Schmerzpunkt eine unzureichende Visualisierung. Wenn Sie die Reife verbessern, bewegt sich die Herausforderung von reiner Transparenz zu der Überlegung wie diese Information genutzt werden soll; z.B. die Verwendung von Analysen zum Vorantreiben von wichtigen Erkenntnissen und zum Treffen von Geschäftsentscheidungen.

Schließlich gibt es noch die PMO Partner Rolle, die sich darauf fokussiert, sich an den Bedürfnissen der Organisation gemäß der Strategie zu orientieren. Da die Projektmanagement-Organisation mit der Zeit reifer geworden ist, kann das Team das Beste aus jeder der anderen Rollen kombinieren – die besten Verfahren, die Trainerfähigkeiten und Daten zur Entscheidungsfindung nutzen – damit auch weiterhin die Geschäfte erfolgreich laufen.

PMO Fokus Bereiche

In Anbetracht der unterschiedlichen Level und Rollen der Office Projektmanagements, ist es einfach überwältigt zu sein oder nicht zu wissen, wo man anfangen soll. Die Hauptfunktion des PMO – z.B. was es bewirkt – hängt sowohl vom Level ab, in dem es in der Organisation positioniert ist, aber auch von der definierten Rolle.

Typische Verantwortungen können von der Bereitstellung einer einfachen Projektmanagement-Unterstützung, bis zu Leitprojekten reichen oder sogar die Vermietung von Projektmanagern an Teams beinhalten.

Deswegen empfehlen wir bei Erstimplementierung eines PMO den Fokus auf eine wenige wichtige Hauptgebiete herunterzuschrauben:

• Das PMO an die Organisationsziele und Anforderungen anpassen
• Eine effiziente Führung und Kontrolle einsetzen
• Gebrauchstaugliche Verfahren und Tools designen
• Proaktive Analysen und Einblicke generieren, die von qualitätsbezogenen Daten unterstützt werden
• Vermittlung von Kernkompetenzen im Projektmanagement an die Organisation und
• Stakeholder-Management mit Schwerpunkt auf aktive Einbeziehung und Kommunikation mit Führungskräften.

Das ermöglicht Ihnen zu Beginn, Grundlagen für eine bessere Leistung festzusetzen. Mit dieser Grundlage können Sie dann eine Roadmap für stetige Verbesserung definieren.

PMO Trends

PMOs wurden in den letzten Jahren zu Werttreibern geändert. Die Trends mit denen seit 2020 Projekt Management Offices konfrontiert sind:

• Die Erfordernis einer Leitung von außerhalb,
• Wachsende Führungsverantwortung und soziale Kompetenz innerhalb des Teams,
• Expandierendes agiles Know-how,
• Digitales und analytisches Fachwissen und
• Die Fähigkeit strategisch zu denken.

Da Projekt Management Offices ihre Mitarbeiter weiterbilden, sich an strategische Objektive der Organisation angepasst haben und den Übergang zu neuen Arbeitsmodellen gefördert haben, hat das PMO an Glaubwürdigkeit gewonnen und der Geschäftswert ist gestiegen.

Natürlich wurde das Jahr 2020 dominiert vom Ausbruch des Coronavirus und weltweit wechselten Unternehmen über Nacht zur Fernarbeit. Viele Organisationen haben sich auf ihre PMOs gestützt, um ihre COVID-19 Recovery und Compliance Programme zu strukturieren und zu leiten.

Diese PMOs, die stark mit Kollaborationstechniken ausgestattet sind, schafften alle den nahtlosen Übergang zu Remote PMO Services (ferngesteuerte PMO Dienstleistungen), während andere Dienste Monate benötigten, um diese Herausforderungen zu überwinden.

Diese PMO Trends sind alle immer noch gültig, aber für das Office Projektmanagement der Zukunft wird eine hybride Form benötigt werden. Im wahrsten Sinne des Wortes.

Sie werden die Fähigkeit besitzen müssen, sich an beide Arbeitsweisen anzupassen, also remote und in Person. Sie müssen auch ihre Managementprozesse anpassen, um sowohl traditionelle als auch adaptivere Arbeitsweisen wie beispielsweise „Agile“ zu bedienen.

Vorbei sind die Tage, in denen man noch den Luxus hatte, nur einen Weg zu bedienen. Man konnte entweder ein Agile PMO oder ein traditionelles PMO sein oder sogar ein digitales PMO. Wir sind ehrlicherweise der Meinung, dass alle PMOs in der Zukunft digital sein werden.

slider comparing agile, digital, and traditional pmos on a scale

Also stellen sich die Fragen:

Wie digital müssen wir werden, um innerhalb dieser Organisation die Visualisierung eines Status zu verstärken? Wie agil müssen wir sein, um das Vertrauen in die Leistung zu steigern? Wie traditionell müssen wir sein, um die Einhaltung der Vorschriften für regulatorische Anforderungen sicherzustellen? Müssen wir im Wesentlichen das Volumen erhöhen oder verringern, um aus dem Team das Beste rauszuholen?

Wir sehen den Trend des PMO als Steuerung für erhöhte Leistungsfähigkeit und zunehmenden Wertsteigerung innerhalb der Organisation.

Wir hoffen, Sie finden diese komplette Anleitung zur Frage: Was ist ein PMO – hilfreich. Für weitere Informationen lesen Sie bitte auch unsere anderen Artikel: PMO Best Practices

Jami Anderson

Jami Anderson

Global Marketing Manager
@ MI-GSO | PCUBED

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