Arten von PMOs: Welche Struktur ist die beste für Ihr Unternehmen?

20 Oktober 2023

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Arten von PMOs: Welche Struktur ist die beste für Ihr Unternehmen?

Ein leistungsfähiges PMO kann der beste Ansatz sein, um Herausforderungen in Bezug auf die Erfolgsquote von Projekten, die Effizienz der Projektdurchführung, die Optimierung von Ressourcen und die Ausrichtung auf strategische Ziele, zu bewältigen. Sie müssen sich jedoch überlegen, in welcher Rolle und mit welcher Struktur ein PMO am besten zu Ihrem Unternehmen und Ihrer einzigartigen Unternehmenskultur passt.

Was ist ein PMO? Ein Project Management Office (PMO) ist ein multidisziplinäres Team, das die Erreichung der Geschäftsziele einer Organisation durch Projektportfolio-Management unterstützt. Lesen Sie mehr in unserem PMO-Leitfaden.

Soll es wie ein Berater, ein Coach, ein Manager, ein Vorgesetzter oder ein Auditor arbeiten? Und welche Art von PMO-Struktur sollte Ihr Unternehmen annehmen? Wird die Struktur, die bei Ihren Mitbewerbern funktioniert hat, auch bei Ihnen funktionieren? Stellt die Einrichtung oder Änderung einer neuen Führungsstruktur in Ihrem Unternehmen eine Herausforderung dar?

Als Spezialisten, die sich seit 30 Jahren mit der Einrichtung und Umsetzung von PMOs befassen, sind wir am besten in der Lage, Sie auf diesem Weg der Selbsterkundung und Entscheidungsfindung zu begleiten. Im Folgenden finden Sie eine kurze Zusammenfassung, von der wir hoffen, dass sie Ihnen eine bessere Vorstellung von den verschiedenen Arten von PMOs vermittelt.

Die verschiedenen Arten von PMOs

Die verschiedenen PMO-Modelle haben sich über einen langen Zeitraum kontinuierlich weiterentwickelt. Vielleicht haben Sie die Begriffe schon von verschiedenen Quellen/Organisationen gehört, aber worin bestehen ihre Unterschiede? Werfen wir einen Blick auf die wichtigsten Faktoren, die die einzelnen Arten von PMOs beeinflussen.

Basierend auf dem Grad der Kontrolle über Projekte:

Supportive PMO: Es fungiert als Wissenskurator, indem es Vorlagen, bewährte Verfahren und Schulungen bereitstellt und die gewonnenen Erkenntnisse aufzeichnet. Es verfügt über eine geringe Projektkontrolle und ist für eine funktionale oder schwache
Matrixorganisation geeignet.
Kontrollierendes PMO: Es fungiert als Prüfer, indem es die Einhaltung von Organisationsmitteln, Prozessen und Standards kontrolliert. Es verfügt über eine moderate Kontrolle von Projekten und ist für eine ausgewogene Matrixorganisation geeignet.
Anweisendes PMO: Es agiert als Regisseur, indem es die Verantwortung für alle innerhalb der Organisation durchgeführten Projekte übernimmt. Es verfügt über ein hohes Maß an Projektkontrolle und ist für eine projektorientierte oder starke Matrixorganisation geeignet.

Diese ersten drei Typen werden vom Project Management Institute definiert und im PMBOK (Project Management Body of Knowledge) aufgeführt, so dass sie häufig als die primären PMO-Typen betrachtet werden. Allerdings gibt es noch andere Typen, die wir im Folgenden vorstellen und die andere Kriterien berücksichtigen.

Sie basieren auf dem Grad der Beteiligung an den einzelnen Projektphasen:

Strategic PMO: Es steuert aktiv den Prozess der Projektaufnahme, indem es als Gatekeeper für die Führungskräfte des Unternehmens fungiert und es ihnen ermöglicht, geschäftliche Beweggründe zu überprüfen, Projektvorschläge auszuwerten und die Projekte in Übereinstimmung mit den Strategien des Unternehmens zu priorisieren. Es ist für projektorientierte Organisationen geeignet.
Governance PMO: Rüstet die Organisation mit Standardverfahren zur Messung der Projektleistung aus und legt die besten Verfahren für eine optimale Projektleistung fest. Es eignet sich für Organisationen, die die Projektleistung durch Standardisierung und Verbesserung von Dokumentation, Prozessen, Verfahren und Methoden verbessern wollen.
Performance PMO: Beteiligt sich intensiv an der taktischen
Durchführung von Projekten. So können der Erfolg der Projektabwicklung gewährleistet und kontinuierlich Prozesse und Tools, um die Erfolgsquote von Projekten zu erhöhen, entwickelt werden. Es eignet sich für Organisationen, die ihre Projektdurchführung verbessern möchten.
Knowledge Management PMO: Bietet eine zentrale Projektverfolgung und -berichterstattung für Führungskräfte und stellt Projektstandards, Prozesse, Schulungen, Coaching und Wissensspeicher für Projektmanager bereit. Es eignet sich für Organisationen, in denen der Reifegrad des Projektportfoliomanagements (PPM) noch gering ist und die standardisierten Best Practices für alle Projektmanager einführen und bereitstellen müssen.

Lesen Sie unsere Fallstudie: Maturing PPM to Improve PMO Confidence

Basierend auf der Position, die sie in der Organisation einnehmen:

Enterprise PMO: Dieses PMO ist auf der Unternehmensseite tätig, berichtet in der Regel direkt an die Unternehmensleitung und stellt sicher, dass die Projekte mit den strategischen Zielen des Unternehmens übereinstimmen. Es ist verantwortlich für die strategische Planung und die Planung langfristiger Initiativen, die Projektauswahl und die Festlegung von Prioritäten sowie für den Ausgleich von Ressourcen zur Unterstützung funktionsübergreifender Projekte im gesamten Unternehmen.
Divisional PMO: Es ist dem Geschäftsbereich unterstellt und berichtet in der Regel direkt an den Bereichsleiter oder das Enterprise PMO. Es ist verantwortlich für die taktische Gesamtplanung und das Projektportfoliomanagement, einschließlich der Erstellung von Projektportfolio-, Betriebs- und Budgetplänen.
Departmental PMO: Es ist der Abteilung oder dem Geschäftsbereich unterstellt und berichtet in der Regel an den Abteilungsleiter. Es ist verantwortlich für die operative Gesamtplanung und das Projekt-Programm-Management, einschließlich der Entwicklung von operativen Projekt-Programm- und Budgetplänen, sowie für das Änderungsmanagement.
Dedicated PMO: Es ist auf die Unterstützung eines einzelnen komplexen Projekts oder Programms ausgerichtet und bietet funktionale Unterstützung (z. B. Infrastruktur, Dokumentenmanagement, Schulung usw.) für ein einzelnes komplexes Projekt oder Programm. Es legt grundlegende Standards fest und beaufsichtigt die Planungs- und Kontrolltätigkeiten für ein einzelnes Projekt.ect

Basierend auf dem Grad der vom PMO angewandten Technologien:

Manual PMO: Diese Art von PMO verwendet traditionelle Tools wie Excel und PowerPoint für die Projektverfolgung, das Management und die statische Berichterstattung. Die Projektinformationen werden weitgehend manuell eingegeben, gesammelt und analysiert.
Automated PMO: Diese Art des PMO nutzt Geschäftsanalyse- und Automatisierungstools für das Portfolio- und Projektmanagement, mit denen die Projektleistung verfolgt und Dashboards in Echtzeit erstellt werden können.
Augmented PMO: Diese Art von PMO nutzt KI auf der Grundlage von Datenkonsolidierung und Geschäftsanalyselösungen. Neben der Verfolgung des Projektstatus in Echtzeit kann es Portfoliotrends vorhersagen und präskriptive Lösungen zur Leistungssteigerung des Portfolios anbieten.

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Die beste PMO-Struktur

Es gibt keine Lösung, die für alle Situationen geeignet ist. Daher ist die beste PMO-Struktur diejenige, die optimal zu Ihrem Unternehmen passt und Ihre Bedürfnisse effektiv erfüllt, um sowohl mittelfristige taktische als auch langfristige strategische Ziele zu erreichen. Die obige kurze Zusammenfassung vermittelt uns ein grundlegendes Verständnis der PMO-Typen, was zu Fragen der Selbsteinschätzung führt, beginnend mit:

Wie sieht Ihre derzeitige Organisationsstruktur aus? Funktional, abteilungsbezogen, projektbezogen, mit starker Matrix, schwacher Matrix oder flach?
Wie groß ist Ihre Organisation? Klein, mittelgroß, groß mit einem einzigen Geschäftszweig, groß mit mehreren Geschäftszweigen oder eine sehr große Organisation mit globaler Präsenz?
Welches sind die größten Probleme bei der Projektdurchführung, mit denen Ihr Unternehmen derzeit konfrontiert ist? Zum Beispiel Herausforderungen beim Ressourcenmanagement, bei der Projektaufnahme, bei der Straffung der Projektmanagementprozesse, bei der Erfolgsquote der Projektabwicklung oder bei anderen Aspekten.
Wie ausgereift ist das in Ihrer Organisation angewandte Projektmanagement?
Wie ausgereift ist die Prozess- und Managementautomatisierung in Ihrem Unternehmen?
Welche Ergebnisse erhoffen Sie sich von einem PMO für Ihre Organisation?
Selbstbewertungsaktivitäten, einschließlich eines Fragebogens zur Selbstbewertung, werden Ihnen helfen, ein besseres Verständnis Ihrer Organisation zu erlangen: Was sind Ihre Stärken und Schwächen bei der Anwendung des Projektmanagements? Wie sieht Ihre Organisationskultur aus? Was will Ihre Organisation tatsächlich erreichen? Was sind die entscheidenden Anforderungen/Erwartungen an den PMO-Ansatz? Was würde für Ihre Organisation am besten funktionieren?

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die für Ihre Organisation ideale PMO-Struktur darin besteht, die richtige Wahl und die besten Praktiken zu kombinieren, die für Ihre Organisation geeignet sind, um Ihre strategischen Aufgaben und Ziele zu erreichen.

Finden Sie das Richtige für Ihre Organisation

Lassen Sie uns das Konzept des „Richtigen“ ein wenig erweitern. „Richtig“ bedeutet: Aufbau der richtigen Struktur mit den richtigen Rollen, Platzierung des PMO an der richtigen Stelle innerhalb der Organisation, Auswahl der richtigen Kandidaten für die PMO-Rollen, Ausstattung des PMO mit den richtigen Tools, Auswahl der richtigen Messgrößen für den PMO-Betrieb und die Portfolio-/Programmleistung, Einführung und Iteration des PMO zum richtigen Zeitpunkt usw. Am wichtigsten ist jedoch, dass Sie den richtigen Partner wählen, um von Anfang an den besten, auf Sie zugeschnittenen Ansatz für Ihr PMO zu finden.

Die Entwicklung und Einführung eines PMO für eine Organisation ist definitiv keine kleine Aufgabe. Es handelt sich um eine strategische Initiative, die schrittweise umgesetzt werden kann, um alle Ebenen der Organisation einzubeziehen. Diese Art der Veränderung ist wichtig, um die volle Unterstützung für die Einführung der neuen strukturierten Methoden zur Überwachung und Verwaltung von Projekten im gesamten Unternehmen sicherzustellen.

Dank unserer mehr als 30-jährigen Erfahrung in den Bereichen Projektmanagement-Beratung und PMO as a Service sind wir in der Lage, unseren eigenen Ansatz kontinuierlich zu verfeinern, um unsere Kunden bestmöglich zu verstehen. Bevor wir unseren Kunden eine Empfehlung für die richtige PMO-Lösung unterbreiten, kombinieren wir unser Verständnis Ihrer Organisation in Bezug auf Effizienz, Effektivität, Wertrealisierung und Zukunftsvisionen mit den Best Practices der Branche in Bezug auf Mitarbeiter, Prozesse und Tools. Auf diese Weise bereiten wir unsere Kunden darauf vor, proaktiv auf kommende Unsicherheiten und Veränderungen zu reagieren und neue Herausforderungen in der heutigen, schnelllebigen Welt anzunehmen.