Qu'est ce qu'un PMO ? Notre guide complet

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Avez-vous déjà entendu parler du PMO ? Dans cet article, vous trouverez les notions de bases concernant son domaine d’intervention (Pourquoi, Où, Quoi, Comment) et les parcours pour vous former et devenir un bon PMO !

Qu’est-ce qu’un PMO ?

Les différentes terminologies utilisées

Le PMO, ses rôles et ses responsabilités sont à appréhender différemment en fonction de l’organisation dans laquelle il est décliné. Le terme PMO peut ainsi faire référence à deux notions différentes :

D’une part, il y a le PMO en tant que fonction, c’est le Project Management Officer (la personne).

De l’autre côté, il y a l’organisation PMO, aussi vu comme le Service PMO ou cellule PMO, c’est le Project Management Office ou Bureau de Gestion de Projet.

P.S. : l’article qui suit concerne le service PMO (l’organisation) et non le métier de PMO (la personne).

Définition du PMO

Un PMO est un bureau de management de projet. PMI le ainsi définit comme « un organisme ou une entité organisationnelle auquel sont attribuées diverses responsabilités liées à la gestion centralisée et coordonnée de ces projets relevant de son domaine ». (PMI, 2004).

Comment définissons nous le PMO chez 
MI-GSO | PCUBED et quelle est notre vision ?

Les avantages du PMO

Un PMO efficace est le facteur clé du succès d’un programme.
Son rôle est de contribuer au pilotage des interfaces, des délais, des coûts et des risques du projet. Sa finalité est la performance de l’organisation projet.

Il consolide les données

Il met en œuvre une stratégie de collecte et d’analyse de la data. Au besoin, il contribue à la création d’outils de Business Intelligence.

Il planifie

En construisant un plan complet étayé par un niveau approprié de planification détaillée, le PMO permet de piloter la bonne réalisation des objectifs du programme.

Il pilote les actions

Il propose et anime les plans d’actions permettant la réussite du projet. Il soutient également l’identification, l’évaluation des risques et anime le pilotage des plans de réponses.

Il communique

Le PMO fournit une synthèse de l’état d’avancement du projet qui permet à l’exécutif de prendre des décisions.
Il organise la communication vers et entre les parties prenantes du projet, en proposant et produisant les reportings ainsi qu’en animant les instances de pilotage.

Ce faisant, le plus important, il pilote vos interfaces

Il coordonne les différentes parties prenantes du projet ou programme.

Retour sur les tendances du PMO en 2020

Les principales difficultés rencontrées par le PMO sont essentiellement dues aux attentes inadaptées envers sa fonction. Cela s’explique en partie par les nombreux rôles qu’un PMO peut jouer au sein d’une organisation, et qui sont parfois mal compris.

Cela est également lié à l’évolution constante de l’univers de la gestion de projet de nos jours. En 2020, 5 tendances clés ont ainsi eu un impact sur le Project Management Office :

Infographie Tendances PMO 2020
Tendances PMO 2020

Le PMO passe au télétravail

L’évènement qui a dominé 2020 est l’épidémie liée au coronavirus. Les entreprises du monde entier ont dû passer au travail à distance du jour au lendemain, et cela inclut le PMO.

Les PMOs fortement investis dans les technologies de collaboration ont pu effectuer la transition de manière presque transparente, tandis que d’autres sont encore en train de surmonter et de s’adapter.

La force du PMO est donc son adaptabilité en fonction des entreprises et des contraintes pour mettre en œuvre l’organisation, mais aussi les méthodes et outils les plus efficaces.

Lire aussi : 6 Ways to Improve Remote PMOs (article en anglais)

Le PMO développe son intelligence émotionnelle

Le deuxième impact majeur pour les PMOs a été le passage à des projets axés sur la réponse et la gestion de l’impact du COVID-19.

L’année 2019 était propice à l’augmentation des compétences en leadership et en coaching pour un PMO, guidant les équipes dans l’adoption de nouvelles méthodes de travail.

En 2020, le PMO a dû aussi utiliser ses soft skills en parallèle de son leadership, du coaching et de son intelligence émotionnelle. Les chefs de projet ont ainsi dû comprendre comment gérer et équilibrer les différentes dynamiques et changements que nous avons subis au quotidien, pour garantir la meilleure performance.

Woman Smiling

Le PMO est agile

Bien que ce ne soit certainement pas une nouvelle tendance, le PMO en 2020 a également été de plus en plus axé sur l’Agile. Les PMOs sont de plus en plus dotés de praticiens certifiés Agile et Lean, qui sont déjà certifiés PMP, PRINCE2 et Managing Successful Programs (MSP).

Ils se concentrent ainsi sur la transposition de ces nouvelles méthodes de travail testées dans les pôles d’innovation et les projets pilotes, pour les appliquer dans les politiques et procédures organisationnelles existantes. Ils se concentrent également sur la multiplication des techniques agiles vers des méthodes plus traditionnelles, nécessitant à la fois une expertise en coaching et en conduite du changement.

Le PMO est connecté

Le nombre de PMO intégrant l’intelligence artificielle et l’automatisation des processus robotiques dans leurs feuilles de route ont été en nette augmentation en 2020. Alors même que les projets utilisent de plus en plus les nouvelles technologies et la transformation numérique, le PMO se doit lui aussi d’être à la page.

L’accès à de nouveaux outils augmente par ailleurs la capacité du PMO à collecter, nettoyer, analyser et visualiser des données. Par exemple, chez MI-GSO | PCUBED, le nombre de PMO se focalisant sur la création de tableaux de bord numériques automatisés a augmenté de façon exponentielle l’année dernière.

Le PMO est stratégique

Enfin, en relation directe avec la gestion de l’impact du COVID-19, notre cinquième tendance en 2020 a été la poursuite de la recherche d’un PMO plus stratégique. Les PMOs se sont transformés en hubs, pour aider l’entreprise à évaluer la préparation au retour au travail, à prendre en charge le suivi des contacts COVID-19 et les mesures de conformité, et à gérer la complexité de la reprise des activités.

Le PMO s’est imposé comme un moyen d’augmenter la valeur au sein des projets, gagnant en crédibilité d’un point de vue business. Comme nous l’indiquons dans notre article sur la configuration du PMO, « vous commencerez à voir la portée des initiatives entreprises par le PMO s’étendre à des projets à l’échelle de l’entreprise. »

En plus des initiatives de reprise de projet, les PMO ont été chargés de soutenir les programmes de transformation à grande échelle et d’aider les équipes de direction à réduire le risque de leurs portefeuilles.

Les Rôles du PMO dans une organisation

La place du PMO dans une organisation

Vous l’aurez compris, les PMOs peuvent opérer à plusieurs niveaux au sein d’une organisation.
Ils peuvent ainsi intervenir au niveau du projet, du programme ou encore du portefeuille de projets. Ils peuvent également être affectés en support au niveau de l’entreprise, de l’unité commerciale ou du département. Enfin, ils pourraient être mis en place pour fonctionner de manière autonome, en se concentrant sur la gestion plus efficace d’un programme unique. La clarification des attentes associées au PMO est indispensable à sa réussite.

Vous constaterez peut-être que l’intégration du PMO au niveau de l’entreprise peut aider à améliorer l’impact que vos autres PMOs peuvent avoir, à la fois dans l’exécution des programmes et des projets dans toute l’organisation.

Domaines d’interventions clés (Les responsabilités du PMO)

Les responsabilités du PMO dépendent à la fois du niveau auquel il se situe dans l’organisation et du rôle qu’il assume.

Les responsabilités peuvent aller des fonctions de soutien à la gestion de projet en passant par la responsabilité réelle des projets, en prêtant, par exemple, des chefs de projet aux équipes pour la durée de leur projet.

Par conséquent, lors de la mise en place d’un PMO, il est recommandé de se concentrer sur quelques domaines clés, notamment :

  • Un accent sur la réalisation des objectifs et des exigences de l’organisation.
  • Obtenir un soutien actif de la part de l’exécutif
  • Une gouvernance et contrôles efficaces
  • Une approche Lean Delivery soutenue par une équipe dédiée et flexible
  • Des processus et outils adaptés à leurs besoins
  • L’intégrité des données et leur analyse
  • Le transfert de compétences concentré sur le renforcement des capacités essentielles
  • La gestion des parties prenantes mettant l’accent sur la participation et la communication entre celles-ci

Cela permettra d’abord d’établir les bases d’une livraison améliorée, puis de créer de la valeur ajoutée. Avec cela comme référence, il faudra ensuite définir une feuille de route pour l’amélioration continue du PMO.

Les rôles types

En plus des différents niveaux, le PMO peut également assumer des rôles variés, en fonction des besoins et de la maturité de l’organisation. Il prend généralement l’une de ces quatre personnalités :

Types de PMOs
Types de PMOs

Le Facilitateur

Le Facilitateur est la référence pour la méthodologie des meilleures pratiques et les données du programme.

Le Coach

Le Coach se concentre sur l’augmentation des capacités, l’intégration des meilleures pratiques et le transfert de compétences.

Lire aussi : Moving your PMO up the Maturity Ladder (article en anglais)

Le Gardien

Le Gardien contrôle le management via les faits, servant d’alerte aux principales parties prenantes.

Le Partenaire

Le Partenaire est l’accélérateur de livraison qui garantit la réussite du projet ou programme.

Qu'est-ce qui différencie le PMO chez 
MI-GSO | PCUBED des autres PMOs ?