Qu'est-ce qu'un PMO ? Notre guide complet

Un PMO efficace est le facteur clé du succès d’un programme.
Son rôle est de contribuer au pilotage des interfaces, des délais, des coûts et des risques du projet. Sa finalité est la performance de l’organisation projet.

• Il consolide les données
  Il met en œuvre une stratégie de collecte et d’analyse de la data. Au besoin, il contribue à la création d’outils de Business Intelligence.
• Il plannifie
  En construisant un plan complet étayé par un niveau approprié de planification détaillée, le PMO permet de piloter la bonne réalisation des objectifs du programme.
• Il pilote les actions
  Il propose et anime les plans d’actions permettant la réussite du projet. Il soutient également l’identification, l’évaluation des risques et anime le pilotage des plans de réponses.
• Il communique
  Le PMO fournit une synthèse de l’état d’avancement du projet qui permet à l’exécutif de prendre des décisions.
  Il organise la communication vers et entre les parties prenantes du projet, en proposant et produisant les reportings ainsi qu’en animant les instances de pilotage.
• Ce faisant, le plus important, il pilote vos interfaces
  Il coordonne les différentes parties prenantes du projet ou programme.

Un PMO peut avoir different rôles dans la gestion d’un projet. Il peut aussi avoir plusieurs fonctions au sein d’une organisation, mais cela dépend du niveau auquel il se situe dans l’organisation.
Premièrement, examinons le rôle  du PMO au niveau du projet

Bien qu’il existe de nombreux types et rôles différents, il est important de noter que l’objectif ultime de tout bon PMO est de mener à bien ses projets.

Les responsabilités du PMO comprennent l’élaboration des calendriers de projet, la gestion des problèmes et des risques, les mises à jour de l’état d’avancement et la production régulière de rapports sur les indicateurs clés de performance (ICP) établis.

Vous l’aurez compris, les PMOs peuvent opérer à plusieurs niveaux au sein d’une organisation.
Ils peuvent ainsi intervenir au niveau du projet, du programme ou encore du portefeuille de projets. Ils peuvent également être affectés en support au niveau de l’entreprise, de l’unité commerciale ou du département. Enfin, ils pourraient être mis en place pour fonctionner de manière autonome, en se concentrant sur la gestion plus efficace d’un programme unique. La clarification des attentes associées au PMO est indispensable à sa réussite.

Vous constaterez peut-être que l’intégration du PMO au niveau de l’entreprise peut aider à améliorer l’impact que vos autres PMOs peuvent avoir, à la fois dans l’exécution des programmes et des projets dans toute l’organisation.

Ces dernières années, le PMO s’est transformé en un générateur de valeur. Les tendances auxquelles sont confrontés les bureaux de gestion de projet à l’horizon 2020 sont les suivantes :

•  le travail à distance,
• le leadership et les soft skills au sein de leur équipe,
• l’expertise Agile,
• des compétences digitales et analytiques,
• la capacité à penser de manière stratégique.

À mesure que les Project Management Offices ont amélioré les compétences de leur personnel, se sont réalignés sur les objectifs stratégiques de l’organisation et ont soutenu la transition vers de nouvelles méthodes de travail, le PMO a vu sa crédibilité et sa cote augmenter au sein de l’entreprise.

L’année 2020 a été dominée par l’épidémie du coronavirus et les entreprises du monde entier se sont mises à travailler à distance du jour au lendemain. Face à ces nouveaux défis, de nombreuses organisations se sont tournées vers leur PMO pour les aider à structurer et à diriger leurs activités.

Les PMO qui ont investi massivement dans les technologies de collaboration ont pu effectuer la transition vers les services de PMO à distance de manière plus fluide, tandis que d’autres ont mis des mois à relever les défis.

Bien que ces tendances en matière de PMO soient toujours d’actualité, le Project Management Office de l’avenir devra être hybride. Dans tous les sens du terme.

Il devra être en mesure d’adapter ses méthodes de travail pour répondre aux besoins des parties prenantes à distance et en personne. Il devra également adapter ses processus de gestion aux méthodes de travail traditionnelles et aux méthodes plus adaptatives comme l’Agile.

L’époque où l’on pouvait se permettre de se concentrer sur un seul aspect est révolue. Vous pouviez être soit un PMO Agile, soit un PMO traditionnel, ou même un PMO digital. Bien que, pour être honnête, nous pensons que tous les PMO seront digitaux à l’avenir.