Le Cost Manager: Qui est Responsable de la Gestion des Coûts ?

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Dans les articles sur la gestion des coûts et les quatre phases du management des coûts, nous avons examiné ce qu’est le management des coûts et les phases indispensables à une bonne gestion des coûts. Nous allons maintenant voir qui sont les principaux acteurs et quels sont leurs rôles.

Au sein des entreprises, la recherche d’efficience dans la gestion des coûts ainsi que le développement méthodologique du pilotage par les coûts ont amené les directions à professionnaliser le management des coûts. Afin de pouvoir bien piloter les coûts d’un projet, l’enjeu est de comprendre l’environnement de la société ainsi que les différentes parties prenantes. C’est là qu’intervient le cost manager. 

Le Cost Manager?

Les coûts sont toujours à l’avant-garde des projets, particulièrement quand les résultats du projet sont déterminés par son succès financier et c’est souvent le cas. Alors, qui est responsable du monitoring et du contrôle des coûts du projet ? Le Cost Manager (Gestionnaire des Coûts). Il est le lien entre le projet, la finance et la direction.

Les Cost Managers :

  • Planifie et prévois le budget du projet. 
  • S’assure que le projet respecte les règles financières. 
  • Pilote et rend compte des avancements des coûts. 
  • Supervise la stratégie de la gestion des coûts et s’aligne avec les obligations financières de l’entreprise.
hand dropping a coin into a piggy bank

Qui interagie avec le Cost Manager ?

Il faut s’intéresser à plusieurs fonctions du management des coûts au sein du projet et des entreprises pour comprendre les rôles de chacun. Selon l’information recherchée, les données d’entrée peuvent être délivrées par différents protagonistes. De même les garants des données d’entrée et les personnes intéressées par les analyses de coûts peuvent varier. Voici une liste non exhaustive des principales fonctions que l’on peut retrouver dans les différents projets :

  • Les fonctions finances : On retrouve souvent le contrôle de gestion, la comptabilité, et la direction financière. Ils ne sont pas intégrés directement dans le projet, c’est une fonction support que l’on retrouve dans toutes les grandes entreprises. Ils doivent assurer une bonne visibilité de la rentabilité d’une entreprise et aide à optimiser les coûts. Dans les projets, ils sont très souvent les fournisseurs des données d’entrées (fichier des dépenses, état des commandes ou tout autre fichier de nature à détailler les dépenses du projet) à destination du cost manager. Ils sont souvent garant de la donnée d’entrée mais ils ne sont pas toujours concernés par les rapports générés par le projet.
  • Les métiers : il s’agit généralement d’interlocuteurs techniques qui ont besoin d’accompagnement pour définir leur budget et suivre leurs dépenses. Ils fournissent tous les éléments opérationnels au PMO ainsi que des justificatifs d’écarts budgétaires, ils suivent les implémentations, les commandes ou encore le planning. Ils sont régulièrement intéressés, investis, et destinataires des rapports financiers. Certaines organisations jouent un rôle d’estimateur des coûts, qui devient une compétence plus largement reconnue et utile pour les projets et programmes plus importants.
  • Les achats : Il s’agit d’une fonction qui n’est pas forcément intégrée dans le projet. Elle a pour objectif de valider, contrôler, passer et suivre les commandes. Ils sont l’interface pour toutes les questions relatives aux contrats et paiements des commandes. Ils sont rarement concernés par les rapports du projet. En revanche ils peuvent être intéressés par des informations concernant des aléas des commandes.
  • Les décisionnaires projets : Il s’agit souvent des directions projets/programmes ou entreprises. Ils sont rarement fournisseurs de données d’entrée en revanche ils sont très souvent à l’origine des objectifs fixés. Ils sont les destinataires prioritaires des rapports produits par le cost manager pouvant les aider dans leur prise de décision.
  • Les sponsors : Ce sont des personnes qui soutiennent des projets. Ils s’assurent que les moyens sont bien engagés pour réussir le projet. Ils peuvent donner les orientations, les besoins et les gains engendrés par le projet. Le sponsor est la plupart du temps un décisionnaire, il est donc l’un des destinataires prioritaires des rapports du cost manager.
  • Les parties prenantes : Ce sont des personnes ou des fonctions qui gravitent autour du management des coûts et avec qui les interactions sont plus ou moins fréquentes. On peut retrouver les fonctions planning ou risques, et les fonctions centralisées du management de projet. Elles peuvent occasionnellement être des destinataires des rapports.
  • Chef de projet/Project Management Office (PMO) : ils sont responsables de la gestion globale du projet, qui comprend la gestion des coûts, du planning et des risques. Ils rédigent et présentent des rapports pour rendre des comptes sur l’avancement du projet à la hiérarchie, aux sponsors et aux décisionnaires du projet. Le cost manager participe à l’élaboration de ces rapports.

Maintenant que nous avons étudié l’environnement et les différentes parties prenantes qui peuvent interagir avec le management des coûts dans un projet, nous allons voir comment il s’effectue au sein d’une entreprise.

women discussing cost management

L'impact du management des coûts dans l'entreprise : comment intervient le Cost Manager

Dans une entreprise, il faut toujours retenir que les règles sont définies par une base commune qui est ensuite traduite par l’entreprise et déclinée jusqu’à une gestion projet et/ou comptable. Ce sont ces règles qui vont définir la composition des coûts ainsi que les processus utilisés par l’organisation.

Alors, comment la stratégie financière de l’entreprise affecte-t-elle les projets ? Et comment le cost manager peut-il maintenir l’alignement des projets avec les attentes financières de l’entreprise ?

Le cost manager emploie des outils et des méthodes pour planifier, suivre et mettre à jour le budget pendant la vie du projet. C’est un effort constant pour comprendre l’état financier du projet, ce qui est attendu et comment assurer le bon déroulement du projet en se conformant aux différentes attentes.

Cela peut devenir un vrai défi lorsque des évènements non prévus se produisent. En effet, cela est souvent associé à des modifications budgétaires. Une entreprise qui connait des difficultés financières pourrait revoir le financement de ses projets à la baisse. A l’inverse si un projet subit des retards, des heures et ressources supplémentaires pourraient être engagés, ce qui augmenterait le budget du projet.

Nous pouvons considérer la triptyque périmètre, coûts, délais, comme un élément très important de la gestion de projet car chaque branche peut impacter le résultat du projet. Cela met en avant l’importance du cost manager et de la gestion des coûts dans cet environnement.

L’enjeu ici est de comprendre rapidement quels sont les points de convergence qui existent entre le projet et les comités de direction, pour assurer un management des coûts efficace. Pour cela, la majorité des entreprises mettent à disposition des processus et des outils. Une entreprise dispose bien souvent d’un progiciel de gestion intégré (PGI) pour piloter les coûts, mais au niveau du projet on retrouve fréquemment Excel ou Google Sheets pour traiter les extractions du progiciel.

Quel que soit les outils ou les méthodes choisis par l’entreprise, il y aura souvent un focus sur la réduction des coûts en maximisant les résultats, ce que le cost manager facilite. Même dans les entreprises qui utilisent une approche Agile, les résultats financiers des projets sont importants. Leur « triangle d’or de gestion de projet » peut être à l’inverse, le temps et les coûts fixés en livrant le périmètre (les objectifs) incrémentalement. Pourtant les résultats finaux doivent répondre aux attentes des parties prenantes et des retards de projet peuvent encore se produire, ce qui implique inévitablement un impact sur les coûts.

Conclusion

Une bonne gestion des coûts est essentielle pour toute organisation et/ou projet, quelle que soit sa taille. Que votre équipe soit composée d’un seul cost manager ou de toute une équipe, ils permettront à votre entreprise de contrôler vos budgets et d’anticiper les dérives qui pourraient arriver.

Dans cette série d’articles, nous avons examiné ce qu’est le management des coûts, quels sont les types de coûts qui existent, quelles sont les différentes phases du management des coûts, et enfin quels en sont les acteurs. Nous espérons que cet éclairage sur la gestion de coûts vous permettra de mieux appréhender les concepts et de les mettre en application dans votre entreprise ou vos projets. Besoin d’aide sur la mise en place d’un management des coûts efficace ? Demandez-nous et nous vous mettrons en contact avec nos experts en management des coûts !

Cette série d’article a été rédigée par Aurélien CRÔNIER et Mehdi DARD avec les contributions de Fanny DA SILVA et de la Cost Practice MI-GSO | PCUBED.

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