Qu'est-ce que le Management des Coûts ?

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La gestion des coûts est une activité à laquelle nous sommes quotidiennement confrontés. En effet, faire ses courses, acheter une voiture ou préparer des vacances sont autant d’activités pour lesquelles une question se pose : quel est mon budget, et donc combien je peux dépenser ? Ce questionnement se pose dans la vie de toute entreprise et de tout projet, et l’enjeu est de respecter au mieux le budget défini.

Il faut savoir qu’en moyenne, un projet sur deux est livré avec une dérive dans l’un des triptyques du projet (périmètre, coûts, délai).[1]

Dans ces articles nous allons vous expliquer comment bien gérer les coûts de votre projet. Cet article a été rédigé par nos experts en management des coûts, travaillant sur des projets industriels à envergure internationale. Dans ce premier article d’une trilogie, nous allons vous expliquer ce qu’est la gestion des coûts d’un projet ainsi que les différents types de coûts qui existent.

Qu'est-ce que la Gestion des Coûts d'un Projet ?

La gestion des coûts est le processus de l’évaluation, du suivi et du contrôle des coûts d’un projet, conforme au budget ainsi que les besoins financiers d’une organisation. Elle est aussi une des fonctions principales de la gestion de projet et des opérations du PMO (Project Management Office), au même titre que le planning et le management des risques. Le périmètre de la gestion des coûts est vaste, et inclut notamment le contrôle, l’analyse ou encore la prévision vis à vis d’un budget donné.

La gestion des coûts est le processus de l’évaluation, du suivi et du contrôle des coûts d’un projet, conforme au budget ainsi que les besoins financiers d’une organisation.

La gestion des coûts d’un projet est donc très liée au budget, on peut alors se demander quelle est la différence entre la gestion budgétaire et la gestion des coûts ? La gestion budgétaire est davantage rattachée à la gestion de l’entreprise contrairement à la gestion des coûts qui est plutôt orientée projet. Le suivi du budget est une des contraintes principales du management des coûts et permet le bon déroulement du projet

La gestion des coûts fait partie de la gestion de projet depuis la création de celui-ci. Elle est essentielle car le succès d’un projet est de plus en plus déterminé par ses résultats financiers. Le management des coûts a été longtemps piloté en interne et était rarement sous-traité à des sociétés externes. Cependant un manque d’expertise en interne dans ce domaine, ainsi que l’augmentation de la diversité des types de coûts et le pilotage en mode projet ont impliqué de développer un état d’esprit financier.

people analyzing cost data

Le système financier actuel contraint les entreprises à accroître de plus en plus leur rentabilité. Cette pression sur la direction des entreprises se répercute sur les projets, et met au premier plan le management des coûts. Aujourd’hui nous voyons que les équipes projets ont besoin de gestionnaires des coûts spécialisés. 

Les objectifs primordiaux pour une bonne gestion des coûts sont : 

  • Comprendre l’environnement du projet afin de pouvoir mettre en place une prévision budgétaire juste. 
  • S’assurer du respect du budget et analyser les aléas du projet 
  • Contrôler l’avancement du budget vis-à-vis du planning et du cadre de projet. 

L'Importance du Management des Coûts

L’augmentation permanente de la rentabilité et des contrôles de plus en plus fréquents impliquent d’avoir une gestion des coûts et une gestion budgétaire affiné et précise. Le challenge est de pouvoir contrôler, analyser, reporter, et anticiper les coûts toujours plus finement. Il faut pour cela avoir des gestionnaires spécialisés qui apporteront la rigueur nécessaire pour répondre à ce défi.  

Vue Globale de la Finance

Aujourd’hui, la finance d’une entreprise n’est pas décidée par l’entreprise elle-même, elle est régulée par le droit comptable, fiscale et financier. Toute cette enveloppe légale va être appliquée aux entreprises, afin de s’assurer qu’elles respectent toutes les exigences légales en accord avec le droit commun (légal mondial ou local). Ces règles et procédures sont appliquées au projet et sont gérées par le gestionnaire des coûts.

Cible illustrant les strates de la finance : enveloppe légale, entreprise, projet, cost manager
Vue Globale de la Finance

Tant que l’entreprise reste dans ce cadre, elle peut aménager son pilotage, la loi laisse des possibilités. Elle peut gérer ses coûts de manière très globale ou bien les gérer de manière plus détaillée. Dans les deux cas, le gestionnaire des coûts doit remonter les informations afin que le projet et la société puisse rendre des comptes aux autorités (légal, mondial ou Local). Tout est question de rendre des comptes à l’entité supérieur, qu’il s’agisse d’entités locales, nationales, multinationales, ou mondiales. 

Il existe différentes comptabilités et nous allons ici en retenir 4 : 

  • La comptabilité nationale 
  • La comptabilité générale (ou comptabilité financière)  
  • La comptabilité analytique (ou comptabilité de gestion)  
  • La comptabilité publique  

Dans les entreprises, on ne peut pas se soustraire à la comptabilité nationale, qui est une obligation légale. En revanche, on peut choisir d’opter également pour la comptabilité de gestion qui facilite les prises de décisions pour les dirigeants et le pilotage des budgets. La gestion des coûts du projet répond aux obligations comptables de l’entreprise. 

Les différents types des coûts et pourquoi ils sont pertinents en management de projet

Il existe différentes typologies de coûts qui peuvent souvent se compléter : 

  • Les coûts directs et indirects : il s’agit d’une approche qui distingue les coûts directement rattachés à la production d’une unité (bien ou service) de ceux qui ne le sont pas. Si nous prenons l’exemple d’une entreprise de fabrication de biscuits, les matières premières ou le nombre d’heures nécessaires à la fabrication d’un biscuit sont des coûts directs, en revanche la location des locaux, la publicité, le matériel informatique ou encore les salaires sont des coûts indirects car on ne peut pas les rattacher directement à la production d’un biscuit. 
  • Les coûts fixes et variables : il s’agit ici d’une typologie de coûts qui distingue les coûts qui évoluent en fonction de la quantité produite de ceux qui n’évoluent pas. Dans notre exemple de production de biscuit, les matières premières, l’électricité ou encore les frais de transport sont des coûts variables car ils dépendent du niveau d’activité, alors que le loyer du local, la publicité, ou encore les abonnements téléphoniques sont fixes. 
  • Les coûts récurrents (RC) et coûts non récurrents (NRC) : La plupart des charges en entreprise sont des coûts récurrents, c’est à dire qu’ils surviennent plusieurs fois au cours d’un même exercice comptable (salaires, abonnements, loyers…). Les coûts non récurrents n’ont pas vocation à exister tout au long de la vie de l’entreprise, on peut y retrouver des dépréciations d’actifs, des coûts de restructuration ou encore des frais de justice. De manière générale, ce sont des coûts exceptionnels. 
  • Les coûts d’exploitation (OPEX) et les coûts d’investissements (CAPEX) : On retrouve souvent ces dépenses en entreprise et elles peuvent aider à définir la manière de piloter les couts d’un projet. Les dépenses d’exploitations sont des charges courantes qui permettent d’exploiter une entreprise ou un produit. Les dépenses d’investissements se rapportent aux immobilisations, ce sont des dépenses qui ont une valeur sur le long terme.
man looking at a cost performance dashboard

On peut également distinguer différents couts de par leurs natures au sein du projet ce qui nous permets d’avoir plus de détails que précédemment. Voici une liste non-exhaustive des couts que l’on peut retrouver dans un projet :

  • Cout d’acquisition des machines, logiciels… 
  • Cout de construction d’une usine/site opé 
  • Frais de mise en route/de test 
  • Couts énergétiques 
  • Voyage et déplacements 
  • Main d’œuvre 
  • Frais de protection (assurance, vidéosurveillance, incendie) 
  • Cout de maintenance, réparation et sauvegarde 
  • Cout d’arrêt de production 
  • Cout lié à l’environnement (cout de dépollution) 
  • Cout de démantèlement et mise hors service 
  • Cout de gestion de le propriété intellectuelle 
  • Frais généraux 
  • Formations  

La compréhension de cet environnement (les types de coûts ainsi que les conditions légales de la gestion des coûts) permet de définir la meilleure méthode à utiliser au sein du projet pour piloter les coûts. Cela permet de budgétiser, d’analyser, de planifier, et de maîtriser les couts du projet.

Dans notre prochain article, nous examinerons les quatre phases de la gestion des coûts.

Cette série d’article a été rédigée par Aurélien CRÔNIER et Mehdi DARD avec les contributions de Fanny DA SILVA et de la Cost Practice MI-GSO | PCUBED.

[1] Source: The Standish Group

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