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Le PMO, qui signifie « project management office », a souvent mauvaise réputation. Lorsqu’ils entendent « PMO », certains cadres supérieurs peuvent en avoir une bonne image, mais la plupart d’entre eux frissonnent à l’idée d’une fonction source de frais généraux, administrative et contrôlant la conformité des autres services de l’entreprise. Ce n’est pas le cas de votre PMO ? Votre équipe s’est alors probablement concentrée sur des initiatives d’amélioration du PMO. Vous n’en êtes pas encore là ? Très bien, nous allons vous expliquer comment préparer votre PMO pour l’avenir.
La mauvaise réputation du PMO a atteint son paroxysme il y a quelques années, si bien que notre premier article traitant de l’enjeu de développer la maturité de son PMO s’intitulait Le PMO va-t-il disparaître ? Si le sujet s’expliquait en partie par la crainte de voir le PMO disparaître en raison du développement de l’intelligence artificielle (IA), la réflexion restait dans l’ensemble légitime et nécessaire. En 2017, un peu plus de 70 % des organisations disposaient d’un PMO (PMI, 2017). Cependant, la grande majorité d’entre elles n’étaient pas capables de mesurer la valeur de ces PMO, alors qualifiés de « PMO zombies ».
À une époque, il était simplement demandé au PMO de gérer la planification des projets et la documentation de conformité pour s’assurer qu’il crée de la valeur. Toutefois, ce n’est plus le cas aujourd’hui. Avec toutes les avancées actuelles telles que les innovations, la rapidité des lancements de produits et l’amélioration continue des processus, le PMO assure la cohésion des différentes fonctions de l’entreprise.
À ce titre, les PMO doivent adopter une approche plus stratégique, en allant plus loin que la simple gestion des aspects tactiques de l’exécution d’un projet, et en accordant leurs projets avec la stratégie d’entreprise. Malheureusement, d’après une étude du PMI en 2018, « seulement 41 % des organisations dotées d’un PMO à l’échelle de l’entreprise rapportent que celui-ci est fortement aligné sur leur stratégie ».
Si le PMO n’a pas disparu, il doit donc se transformer.
Vous souhaitez d’abord instaurer un PMO ? Nos articles Comment mettre en place un PMO et Comment bien gérer un PMO vous aident à démarrer.
Il existe de nombreux modèles de maturité pour progresser en management de projet : CMMI, P3M3, OPM3. Dans nos articles en anglais Improving Delivery Capability with P3M3 et Case study: PM Framework Improvement for In Flight Controls, nous vous présentons notre démarche d’amélioration en matière de management de projet. La méthode pour franchir les différents niveaux de maturité PMO est similaire. Nous y avons ajouté une quatrième étape centrée sur l’amélioration continue.
À présent, vous vous demandez sûrement ce qu’est le modèle de maturité PMO et où est-ce que vous vous situez. Nous vous le présentons ci-dessous.
Quand un PMO n’est pas à la hauteur des attentes, il doit alors s’améliorer ou développer ses compétences jusqu’à ce qu’il soit en mesure de réaliser le travail attendu. Si cette progression n’a pas lieu, alors le PMO doit peut-être simplement être supprimé. Deux raisons peuvent l’expliquer : soit il est considéré comme une dépense facile à éviter en temps de crise, soit l’entreprise pourrait bénéficier d’un PMO par d’autres moyens.
Cette première étape implique d’effectuer une analyse comparative entre l’offre de services du PMO et une offre externe standard. Les entreprises font généralement appel à des consultants externes afin d’obtenir une évaluation objective de la maturité de leur PMO. Vous pouvez néanmoins réaliser une évaluation en interne, mais veillez à ne pas trop enjoliver les choses.
Les niveaux de maturité PMO sont très similaires aux niveaux de maturité en management de projet et sont présentés sur le schéma ci-dessous. La maturité s’échelonne du niveau 1 (élémentaire/ad hoc), où il n’y a pas réellement de PMO en place, jusqu’au niveau 5, qui correspond à un PMO optimisé et pérenne.
Découvrir où se situe votre PMO peut être décourageant (surtout si vous vous considérez en dessous du niveau 1), mais le plus important à cette étape est d’être objectif. La seule façon de savoir si votre PMO crée de la valeur est d’interroger vos parties prenantes.
Rassurez-vous, il y a une bonne nouvelle : grâce à ces discussions, vous commencerez à comprendre quel niveau vous devez réellement atteindre. C’est la deuxième étape de la méthode.
Fait intéressant à noter : tout comme les individus, les services PMO mûrissent à des rythmes différents. Ainsi, leurs niveaux de maturité ne sont pas toujours adaptés. Cependant, contrairement à nous, individus, certains PMO n’ont pas forcément besoin de mûrir.
Souvent, une discordance dans les attentes vis-à-vis des PMO ou dans la compréhension de leur rôle est à l’origine de leur échec. Le PMO n’ayant pas de définition unique, les malentendus surviennent très régulièrement. De plus, le manque de clarté dans les objectifs favorise l’incertitude quant au type et au niveau de compétence nécessaire au PMO, ce qui aboutit à d’autres difficultés.
Attentes discordantes
Mauvaise exécution
Absence de sponsor
Considérés comme des frais généraux
Objectifs flous
Difficulté à exprimer leur valeur
Raisons de l’échec des PMO
L’organisation peut avoir besoin d’un PMO à un certain niveau seulement par exemple. L’essentiel est d’établir des attentes claires envers le rôle de PMO, puis de recruter en conséquence. Cette deuxième étape demande d’étudier les besoins de l’activité, en prenant en compte les initiatives à venir, et de déterminer là où les autres PMO réussissent. Ainsi, vous pourrez identifier dans quelle direction aller et pourquoi.
Imaginons qu’une entreprise travaille sur un programme de transformation crucial avec de nombreux axes de travail, chacun piloté par un chef de projet dédié. La mission attribuée au PMO consiste à s’assurer que tous les projets respectent les délais. Le PMO se concentre alors sur la production de rapports précis sur l’état d’avancement du programme pour l’équipe de direction.
Dans ce cas précis, un PMO de type « gardien », qui fait appliquer les méthodes de travail, est exactement celui qui convient. Pour aller plus loin, nous détaillons nos quatre types d’accompagnement PMO dans notre rubrique ci-dessous.
En travaillant avec de nombreuses entreprises depuis des années, nous avons observé que les PMO endossent généralement une de ces quatre personnalités.
Le PMO facilitateur se trouve sur la première marche de l’escalier de la maturité et occupe un rôle principalement administratif. Il représente le centre névralgique de l’information et des données liées au projet. Il rassemble et publie les rapports d’avancement et est l’unique interlocuteur en matière de méthodologie. Lorsqu’un chef de projet souhaite savoir quels livrables sont soumis à quelles approbations ou comment effectuer une tâche, le PMO facilitateur peut renvoyer à la bonne documentation en matière de processus pour accompagner les chefs de projet dans leur mission.
Le PMO gardien exerce plus d’influence que le facilitateur. Souvent considéré comme un contrôleur, il s’assure que les chefs de projet respectent les règles du management de projet.
Le rôle du PMO gardien est généralement occupé par des professionnels plus expérimentés, à la fois dans les organisations de nos clients et dans les préconisations des méthodologies en management de projet. À ce titre, le PMO gardien rassemble non seulement les rapports d’avancement, mais il les analyse également. Il agit comme un système d’alerte précoce auprès de la direction de programme et propose des mesures correctives pour redresser la situation : c’est ce qui fait sa valeur ajoutée.
Le PMO coach se rapproche du PMO facilitateur, mais il possède plus d’expérience et apporte plus de valeur ajoutée aux projets sur lesquels il travaille. Il interagit non seulement avec les chefs de projet, mais aussi avec les équipes et il communique activement entre les parties prenantes dans les deux sens. Il est capable de synthétiser l’état d’avancement des initiatives et de transmettre l’information jusqu’au niveau de la vue d’ensemble du portefeuille.
Les professionnels qui occupent le rôle de PMO coach connaissent leur méthodologie par cœur, qu’il s’agisse de la méthodologie PMI, PRINCE2, SSM ou encore PROSCI. Le PMO coach apporte de la valeur en transmettant ses connaissances à l’organisation pour laquelle il travaille : au fur et à mesure que les équipes mènent à bien leur mission, il ancre les bonnes pratiques et fait monter en compétences les chefs de projets. Il influence souvent l’approche des équipes en montrant l’exemple.
Enfin, les PMO les plus matures agissent comme des partenaires. Le PMO partenaire est souvent un professionnel chevronné, capable de concevoir et de mettre en place les principaux processus et possédant assez d’expérience pour influencer la stratégie.
Si un projet rencontre des difficultés, le PMO partenaire peut aussi venir en aide et épauler les équipes temporairement pour redresser la situation. Parfois, il intervient aussi comme un accélérateur dans l’exécution du projet, en restructurant les processus existants pour mieux répondre aux besoins de l’entreprise ou pour faire monter en compétences les chefs de projet.
Grâce à une compréhension plus précise du type de PMO que vous souhaitez incarner, vous pouvez déterminer le niveau de maturité idéal pour votre organisation.
Maintenant que vous savez quel niveau vous devez atteindre, passons à la troisième étape. Elle consiste à synthétiser les principaux écarts identifiés durant les entretiens avec vos parties prenantes et à élaborer un plan d’action afin de combler ces écarts.
Une démarche courante pour faire mûrir son PMO est de fournir un réel effort pour développer les compétences de ses équipes. Il est important de noter qu’avec cette approche, constater un retour sur investissement prendra du temps. En effet, passer au niveau supérieur de maturité peut prendre entre 12 et 18 mois.
Si vous manquez de temps, une seconde approche consiste à externaliser les compétences essentielles ou l’ensemble de votre activité PMO. Nous faisons ici référence aux centres de services PMO ou PMO as a Service (PMOaaS) que nous considérons comme le modèle d’avenir. Cette option présente l’avantage d’éviter de gérer plusieurs contrats distincts ou de s’efforcer de faire collaborer des prestataires indépendants. Et si les choses ne se passent pas comme prévu, un unique interlocuteur est responsable de rectifier la situation.
Toutefois, si vous lisez cet article, vous recherchez probablement des gains rapides et faciles pour votre PMO. Malheureusement, nous devons reconnaître qu’il n’existe pas de solution universelle pour un PMO. Faire l’effort de comprendre les écarts dans les attentes vis-à-vis du PMO et de définir des axes d’amélioration pour corriger la situation est primordial. Heureusement, vous pouvez vous faire accompagner.
L’essentiel est de décider d’instaurer de légers changements, d’évaluer s’ils apportent de la valeur ajoutée, puis de recommencer. Il s’agit de la dernière étape pour développer la maturité du PMO.
L’amélioration continue est ici le maître-mot. Il est important de se demander constamment si le fonctionnement de votre PMO est adapté, si vous pouvez proposer de nouvelles solutions et ce que vous pourriez faire d’autre.
L’un des moyens que nous avons trouvés pour y parvenir est de rallier les parties prenantes et les chefs de projets influents à votre cause. Exploitez leur expertise en management de projet et recueillez leurs contributions pour de nouvelles idées. Ensuite, prenez quelques éléments de leur activité, intégrez-les aux bonnes pratiques du PMO et soulignez leur contribution au plan de développement du PMO.
De plus, ce plan de développement doit présenter la communication mise en place afin de gérer en continu les attentes des clients et des parties prenantes. L’adhésion de ces derniers est nécessaire et il est important de les faire participer au processus. Si ce n’est pas le cas, ils risquent de fortement se méfier lorsqu’un PMO de type gardien, qui avait l’habitude de corriger les chefs de projet, commencera soudainement à leur promettre ou à leur proposer de leur enseigner quelque chose de nouveau.
Quand les projets se déroulent bien, c’est probablement parce que le PMO fait correctement son travail, même si le mérite lui revient rarement. Le succès est généralement attribué à l’équipe projet, et c’est une bonne chose. Cependant, il est important de parler de la valeur ajoutée qu’apporte le PMO et de se concentrer sur l’amélioration continue : voyez cela comme un moyen de préserver le PMO. Si vos interlocuteurs ne savent pas ce que vous faites, ni comment vous pouvez les aider, vous ne pourrez alors pas les aider.
Aussi, peu importe à quel niveau se situe actuellement votre PMO, assurez-vous d’avoir une équipe solide, dont tous les membres peuvent communiquer ce que réalise le PMO et comment il crée de la valeur ajoutée pour l’entreprise. Soyez prêts à mettre le PMO en avant. Tout ce qu’il faut, c’est un peu de maturité.
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