Responsables de la Gestion des Risques : qui s’occupe des risques projets ?

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Dans l’article Processus de Management des Risques, nous avons examiné comment identifier, évaluer et répondre aux risques projets. Ici, nous expliquons les rôles et responsabilités d’une équipe management des risques. Pour réviser les bases du management des risques et les éléments indispensables à sa mise en place, veuillez visiter nos autres articles dans cette série de guides : Qu’est-ce que la Gestion des Risques Projet et les Éléments à la Mise en Place d’un Management des Risques.

Afin d’assurer un suivi régulier des risques et opportunités, il est essentiel d’avoir une personne dédiée à les gérer. Le chef de projet a trop d’autres responsabilités pour assurer celle-ci en plus. En outre, les risques peuvent devenir très couteux quand ils deviennent des problèmes. Il est donc important qu’une organisation ait une personne qui a l’expertise de la gestion des risques, qui saura anticiper les risques pouvant devenir des problèmes et appuyer les opportunités pour qu’elles se réalisent.

Pour les projets plus importants, une équipe d’experts en gestion des risques est nécessaire. Il existe également de nombreuses parties prenantes qui participent à la gestion des risques et des opportunités en dehors de l’équipe immédiate de gestion des risques.

Regardons les rôles les plus importants pour votre équipe de management des risques.

un schéma identifiant les acteurs clés dans la gestion des risques
Les Intervenants « Risques » dans une Organisation

Le Risk Manager

Le Risk Manager permet au projet d’avoir une vision d’ensemble de ses risques et opportunités ainsi que leur plan de traitement (pour les risques) ou d’exploitation (pour les opportunités) facilitant les prises de décisions par le management. Il est l’acteur central pour les activités du management de risques du projet.

Le Risk Manager est le garant du respect de l’ensemble du processus établi par le PMRO. Son activité principale est l’identification et la mise à jour des risques et opportunités (R&O).

Le management de risques par le Risk Manager comprend aussi les activités suivantes :

  • Participation à la définition et mise à jour du PMRO
  • Participation à la définition des coûts du projet en évaluant ceux des Risques & Opportunités (R&O) et actions
  • Animation du processus d’identification des R&O et leur plan de traitement
  • Accompagnement des pilotes de risques et actions durant l’exercice de caractérisation des risques et coût associé
  • Reporting : création des indicateurs, mise à jour et communication aux interlocuteurs projet
  • Coordination des différents interlocuteurs du projet et garant de la vision globale des R&O du projet.
  • Transmission des informations clés aux principales parties prenantes (y compris les directeurs et, le cas échéant, le comité des risques et d’audit) sur l’exposition globale de l’organisation aux risques (projets et opérations).

Le Pilote de Risques

Le pilote de risques est le responsable du risque. Il travaille conjointement avec le Risk Manager car les pilotes de risques détiennent toutes les informations techniques sur les risques et opportunités. Il peut être à l’origine de son identification et donc le caractérise en définissant la ou les causes du risque et ses conséquences.  Puis, il s’assure d’avoir les informations actualisées sur son risque. Également, il définit la stratégie, les actions de plan de traitement et coordonne les pilotes de ces actions. Tout ceci bien évidemment avec l’appui du Risk Manager.

Les pilotes de risques sont garants du respect des échéances allouées aux plans de traitement ou d’exploitation de leurs risques ou opportunités. Il se peut néanmoins qu’ils n’en soient pas pour autant les pilotes d’action.

Le Chef de Projet

Le chef de projet travaille en collaboration avec le Risk Manager. Il exprime des attentes et valide les propositions faites par le Risk Manager sur le processus, les instances et les indicateurs pour son projet. Il doit détenir une vision globale des risques et opportunités de son projet. Son rôle est également de se positionner sur les stratégies de réponse des risques critiques proposées par les pilotes, par exemple d’accepter un plan de réduction de la probabilité ou de l’impact.

Pour des projets appartenant à un programme ou à un portefeuille de projets, le chef de projet assure la remontée des risques critiques à cette échelle. En fonction du projet et sa taille, il pourrait avoir une délégation totale ou partielle quant à la validation des coûts à lever pour des risques avérés.

L’Équipe Référente

L’objectif de l’équipe référente est de faire progresser les capacités de réussite de management des risques par la définition ou l’amélioration de leurs pilotages (Plan de Management des Risques et Opportunités – PMRO), des méthodes et procédures, et des ressources et compétences nécessaires. Pour cela, elle peut agir à la fois en tant que formatrice et accompagnatrice mais aussi fournisseur de ressources compétentes au projet. Cette équipe est la source de documentation, d’orientation, d’audit et de conseil pour l’entreprise. En cas de difficulté sur des aspects méthodologiques, le Risk Manager peut se rapprocher l‘équipe référente pour l’assistance.

L’Équipe Risque pour l’Entreprise

Les grandes sociétés peuvent avoir une équipe risque pour l’entreprise. Celle-ci gère les risques au niveau de l’entreprise. Ressemblant au Risk Manager, cette équipe permet à l’entreprise d’avoir une vision d’ensemble de ses risques / opportunités et assure la conformité avec leur processus de gestion des risques. Pour cela, les risques du projet doivent être remontés au niveau portefeuille pour que l’équipe puisse gérer effectivement les risques de l’entreprise. Cette équipe est essentielle aux grandes organisations pour maintenir un processus régulier et efficace de management des risques dans toute l’entreprise.

team members working on a project

Autres rôles de soutien en gestion des risques

L’Équipe Projet

Le Risk Manager fait partie d’une équipe projet et est par conséquent en interface avec tous les autres métiers qui la constituent. Une équipe projet est communément constituée de PMO, planificateur et contrôleur de gestion. Pour le maintien du registre, le Risk Manager est en interface avec le reste de l’équipe projet afin d’échanger sur les impacts éventuels sur le planning et le budget du projet.

  • PMO : participe aux différentes instances projet, a une vision d’ensemble et est généralement en alerte des potentiels risques avant même qu’ils ne soient identifiés comme tels. Pourrait servir de relais vers les Risk Manager et/ou attirer l’attention de l’équipe participant à ces instances sur la nécessité de solliciter les RM sur le sujet.
  • Planificateur : est responsable du planning et participe à l’identification des risques par la méthodologie du cycle en V. L’identification des chemins critiques, marges négatives ou l’absence de marges, incohérence des échéances des livrables et/ou identification d’un manque de ressources, sont autant de sources de risques potentiels.
  • Contrôleur de gestion : définit et suit le coût du projet. Revoit la planification des montants dont la provision pour risques ainsi que le coût des plans de traitement de risques grâce aux informations fournies par le Risk Manager.

Le Sponsor

Selon l’organisation, le sponsor (avec la participation du chef de projet) identifie les points de vigilance inhérents au projet dès la création de sa charte. Ce premier exercice est la base à partir de laquelle le Risk Manager va mener l’identification des risques avec la participation des acteurs du projet.

Le sponsor peut définir une enveloppe globale de provisions pour risques grâce aux premières informations fournies par le Risk Manager. Au cours de la vie du projet, il sera amené à valider ce budget (coût des risques et des actions associées) ou à débloquer les provisions pour les risques avérés.

group of employees doing a high-five for success

Conclusion

La gestion des risques est essentielle pour toute organisation et/ou projet, quelle que soit sa taille. D’un seul spécialiste de risques jusqu’à une équipe des Risk Managers, leur présence permet à une entreprise d’anticiper les problèmes, de s’y préparer et minimiser l’impact de ceux qui sont inévitables. De plus, ils permettent de profiter des opportunités potentielles.

Dans cette série d’articles, nous avons examiné ce qu’est le management des risques, comment l’intégrer dans votre organisation et qui est le responsable du pilotage des risques et opportunités. Maintenant, nous espérons que vous pouvez utiliser ces concepts et les appliquer dans votre entreprise ou vos projets. Vous n’êtes pas sûr de comment démarrer ? Demandez-nous et nous vous mettons en contact avec nos experts en management des risques !

Cette série d’article a été rédigée par les personnes suivantes : Marie BELGODERE, Jérémie CLAUSTRE, Capucine COMTE, Alioune DIALLO, Emmanuel LATGE, Jessy MIGNOT, Ingrid NGOBAY, Pierre PETILLON, Louann SUGDEN, Chris WAMAL.