5 éléments indispensables à la mise en place d’un management des risques

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Dans notre article sur la Gestion des Risques Projets, nous avons examiné ce qu’est le management des risques et pourquoi il est important en gestion de projet. Dans cet article, nous expliquerons les éléments indispensables à la mise en place d’un management des risques dans votre organisation. Ensemble, ces concepts construisent la base d’une gestion des risques efficace et contribuent au succès de votre organisation.

Plan de management des risques et opportunités

La stratégie de management des risques est à définir dès l’initiation du projet, lors de la rédaction du Plan de Management de Projet. En effet, lors du lancement du projet, il est possible d’identifier un grand nombre de risques.

Le Plan de Management de Projet (aussi appelé PMP) se compose de plusieurs parties, dont le Plan de Management des Risques et Opportunités (PMRO).

Le Plan de Management des Risques et Opportunités (PMRO) s’agit d’une description exhaustive du processus mis en place sur le projet pour gérer les risques et opportunités (R&O) : rôle des différents interlocuteurs projet, instances de pilotage et de décisions, outils utilisés, interfaces à prendre en compte, reporting prévus, etc.

Ce PMRO sera la référence du projet, tout nouvel arrivant pourra s’y référer pour comprendre le mode de fonctionnement et lever un questionnement méthodologique. Le document pourra évoluer au fur et à mesure en fonction du cycle de vie du projet.

Pour que le PMRO soit pertinent, il est primordial que le projet ait :

  • Des objectifs clairement définis
  • Un planning directeur (macro-planning) identifié ainsi que
  • Une première estimation de coût à terminaison.

Ces éléments permettront ensuite de définir les différents niveaux d’impacts des risques en se basant sur des critères clairs.

Il est recommandé de démarrer la mise en place du management des risques par la définition d’une grille de cotation. C’est grâce à cet outil (défini plus en détail en dessous) que l’on pourra évaluer les risques et opportunités de manière objective et homogène. Les critères d’impact s’appuient sur les objectifs du projet. Les plus fréquents sont coût, délais et qualité.

Grille de Cotation des Risques

Afin d’assurer son rôle, la grille de cotation doit objectiver chaque critère – probabilité d’occurrence et gravité d’impact – en définissant des niveaux chiffrés. Alors que nous définissions normalement l’impact des risques par élevé, moyen ou faible, MI-GSO | PCUBED recommandons à définir pourtant l’impact et l’occurrence des risques par les chiffres.

En quantifiant ces attributs de manière quantitative, les organisations peuvent mieux placer les risques sur l’échelle de criticité et leur donner une priorité. Cela permet aussi plus de flexibilité dans la visualisation les risques sur votre tableau de bord, sujet que nous abordons dans l’article processus de management des risques.

une grille de chaleur qui montre la probabilité d’occurrence et la gravite d’impact des risques and opportunités
Grille de Chaleur Opportunités & Risques

Par exemple : pour l’impact coût, il est fréquent d’utiliser des % de coûts à terminaison ; quand pour le délai, le respect des jalons (principal, intermédiaires, marges libres) définit les différents niveaux.

Pour ce qui est de la probabilité d’occurrence du risque, des pourcentages classiques peuvent être utilisés tels que 5%, 25%, 50% ou 75%. Un conseil : l’association de mots à ces probabilités aidera parfois les pilotes pour qui un simple chiffre ne sera pas parlant. Par exemple : 5% très peu probable vs. 25% à ne pas écarter, vs. 75% tout à fait probable. Ou encore en nombres de chance : 1 chance sur 2.

Attention ! Selon les entreprises, le sens de la cotation peut varier : soit 1 représente l’impact et la probabilité la moins grave, parce que très petite ; soit 1 représente le niveau le plus important afin que cela représente la priorité n°1. Soyez donc vigilant et pensez à vous référez au PMRO et à la grille de cotation définie pour savoir dans quelle situation vous vous trouvez !

Une grille de cotation peut avoir plusieurs configurations :

  • 4 x 4 : 4 niveaux d’impact, 4 niveaux de probabilité. Idéal puisqu’il n’y a pas de position neutre.
  • 4 x 5 : 4 niveaux d’impact, 5 niveaux de probabilité. Il est parfois utile de pouvoir avoir une plus grande déclinaison de probabilité et de pouvoir estimer 1 chance sur 2.
  • 5 x 5 : 5 niveaux d’impact, 5 niveaux de probabilité.
deux tableaux qui montrent les 5 niveaux de gravite d’impact et de probabilité d’occurrence
Échelles d’Impact et Probabilité

Risk Breakdown Structure

La grille de cotation définie, il est intéressant de réfléchir à la répartition des risques et opportunités : quelles seront les typologies de risques présentes dans le projet ?

Pour pouvoir réaliser cela, la Risk Breakdown Structure, communément appelée RBS, est l’outil de référence de l’entreprise ou du secteur industriel. Il s’agit d’un document reprenant les différentes typologies auxquelles les risques et opportunités peuvent être affecté.

hiérarchie d'une structure de répartition des risques dans un visuel de liste

Ce document est utile à deux niveaux :

  • D’abord pour guider l’identification des risques, cette grille donne une trame à suivre et assure de ne pas passer à côté d’un type de risques importants.
  • Ensuite, elle permet de catégoriser les risques lors de l’analyse et du reporting, connaitre l’origine macro des causes de risques, aide parfois à identifier la root cause.

Registre des risques

Une fois la grille de cotation définie et la RBS validée, le registre des risques et opportunités est à mettre en place. Le registre des risques est un tableau qui saisit toutes les informations de chaque risque ou opportunité. Il peut s’agir d’un tableau Excel ou bien d’outils informatiques du commerce (modules Planisware, Primavera, etc.).

graphique stylisé avec des représentations de forme des listes de registres des risques

Tableau de bord des risques

Afin d’assurer un pilotage par les risques, le tableau de bord et l’identification d’indicateurs pertinents sont critiques. Quelques exemples d’indicateurs utiles au pilotage :

  • Une matrice de chaleur : permettant de visualiser la répartition des risques par rapport à leur criticité
  • La répartition des risques majeurs / moyens / mineurs en nombre : indicateur simple et efficace permettant d’avoir une vision globale de la situation du projet
  • Les risques par affaires ou lots du projet : permet de comprendre la répartition des risques sur le projet et également de s’interroger si la démarche a été initiée sur tous les lots du projet,
  • Suivi de l’évolution des risques : stable, amélioration, dégradation, soldés, nouveau : permet de suivre la dynamique du processus
  • La répartition et le suivi de la provision : permet d’avoir une vision globale de la provision du projet et d’identifier le lot / l’affaire portant le plus de risques financiers.
  • Les risques avec des plans de traitement
  • Les actions de plan de traitement en retard
  • Les risques en retard de révision
un tableau de bord sur un ordinateur

Dans le prochain article, nous rentrerons dans le détail du processus de management des risques.

Cette série d’article a été rédigée par les personnes suivantes : Marie BELGODERE, Jérémie CLAUSTRE, Capucine COMTE, Alioune DIALLO, Emmanuel LATGE, Jessy MIGNOT, Ingrid NGOBAY, Pierre PETILLON, Louann SUGDEN, Chris WAMAL.