PMO Digital : comment et pourquoi transformer votre PMO ?

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Un PMO ou Project Management Office efficace est au cœur de tout projet, et joue un rôle clé dans la réussite de la livraison de projets. Il facilite la communication afin de s’assurer que toutes les parties prenantes travaillent vers les mêmes objectifs stratégiques.
Et avec l’évolution des outils et de la manière de travailler, le digital est désormais au cœur du succès du PMO d’aujourd’hui.

Table des matières

Qu’est-ce qu’un PMO digital ?

A graphic explaining the definition of what digital PMO is

Un PMO digital est un PMO qui, grâce aux outils digitaux et aux améliorations technologiques, digitalise les informations et les présente aux parties prenantes d’un projet. Ce processus est basé sur de la data en temps réel, pouvant être rassemblée rapidement.

Du fait de son caractère 100% digital, le tableau de bord du PMO digital Peut-être accessible depuis n’importe quel type d’appareil, ce qui est une véritable aubaine à l’heure de l’avènement du télétravail.

Le PMO digital est un PMO qui maîtrise parfaitement les outils numériques de la gestion de projet, apportant de la valeur et une expérience enrichie à ses équipes. Il n’est bien sûr pas uniquement question d’Excel ici, mais aussi de Power BI, Tableau, Qlik, et bien d’autres plateformes (voir ci-dessous).

Le digital Project Management Office (PMO) est centrée sur le traitement et l’analyse des données, couplés à de l’automatisation.

Table full of Digital PMO Tools with icons
Digital PMO Tools

Comment le PMO Digital créé-t-il de la valeur dans votre organisation ?

Un PMO classique passe environ 45% de son temps à rassembler, vérifier, et compiler des données.
Un PMO digital consacre son effort à la définition et à la mise en place d’une stratégie de data mining, réduisant le temps consacré à ces tâches à 15% de son temps. Il peut alors allouer plus de temps à l’analyse des données.

Le digital est au centre du succès d’un PMO.

En construisant des tableaux de bord automatisés, les project managers peuvent maintenir au courant toutes les parties prenantes et équipes d’un projet sur ces évolutions, tout en se concentrant sur des tâches à forte valeur ajoutée.

Un PMO digital est donc comme un PMO « classique », mais qui dispose en plus des compétences d’un analyste de données et d’un data scientist.

« Grâce à la prolifération d’outils digitaux, il est possible d’améliorer la performance de nos équipes en réduisant le temps de collecte, structure, et visualisation de la data »Julien Laurent, Digital PMO Leader with MI-GSO | PCUBED, (voir vidéo ci-dessous)

Pourquoi passer à un PMO digital et quels sont les impacts ?

Vous vous demandez peut-être pourquoi vous auriez besoin d’un PMO digital.
Si l’ère numérique nous a apporté beaucoup de données, elle nous en a aussi trop apporté. Dans de nombreuses entreprises, le moment est venu de démarrer l’analyse et l’exploitation de ces données. Le PMO classique doit donc évoluer pour faire face à ces nouvelles exigences.

A graphic showing the data workflow within a digital PMO this includes icons such as excel pdf and word
Workflow de Données PMO Numérique

“Plus vous voulez être pertinent, plus vous avez besoin de données dans différents domaines”, explique Julian dans son interview vidéo “Augmented PMO” ci-dessous. “Le management de projet, ce n’est pas seulement la gestion du temps. C’est aussi l’intégration du périmètre du projet, du coût, du temps, des ressources, des parties prenantes, des communications, de la qualité et des risques.”

“Il y a donc une énorme quantité de données que nous allons devoir corréler. Nous ne sommes pas en mesure de le faire de tête. Nous avons besoin d’une plateforme, d’un logiciel, de quelque chose qui nous permettra de corréler toutes ces données et d’y ajouter de la valeur.”

Et c’est là le nœud du problème. Dans un article de 2015 du PMI, on peut ainsi lire “qu’un des défi clé est que l’intégration de plateformes nouvelles et anciennes nécessite une réflexion et une planification minutieuses.”

Cela nécessite plus que du temps pour mettre les choses en place. Vous avez besoin d’un ensemble de compétences dans les technologies numériques que de nombreuses ressources classiques du PMO n’ont pas.

Cela nécessite un état d’esprit de type “digital-first”. Vous devez vous concentrer sur l’intégration de divers points de données pour influencer la prise de décision et améliorer la performance du projet.
Une personne avec un état d’esprit digital-first va utiliser ces gains de temps issus de l’automatisation et de la connectivité pour se concentrer sur l’analytique. Voici quelques questions que vous devriez vous poser :

  • Quelles décisions puis-je prendre avec ces données ?
  • Comment pouvons-nous réduire la probabilité d’occurrence ?
  • Comment pouvons-nous en réduire la gravité ?
  • Quels garde-fous pouvons-nous mettre en place pour atteindre nos objectifs dans les délais ?
  • Comment pouvons-nous nous assurer que nous répondons aux attentes de nos clients et de nos parties prenantes ?

Début 2019, MI-GSO | PCUBED a donc créé le Digital Lab pour répondre au besoin croissant d’exploitation des données au sein de ses engagements clients. Gaël Guéguen, le responsable du Digital Lab, nous explique pourquoi le Digital Lab est important pour permettre à MI-GSO | PCUBED d’apporter une nouvelle valeur ajoutée à ses clients.

“Au cours des dernières années, le volume d’informations disponibles est monté en flèche”, a déclaré Gaël. “Cela représentait à la fois un défi technique et organisationnel, mais aussi une opportunité de gérer nos projets plus efficacement.”

Pourquoi vous faire accompagner dans le déploiement d'un PMO digital ?

Pour évoluer vers un PMO Digital, l’environnement de l’entreprise est le plus important. Il est essentiel que l’entreprise soit ouverte à la digitalisation et que les départements clés, l’informatique par exemple, soient prêts à soutenir le PMO dans sa transformation digitale. Sans ces deux éléments, il sera impossible de trouver les ressources nécessaires à l’évolution de votre PMO.

La maturité numérique est un marathon, pas un sprint. On ne devient pas un PMO digital du jour au lendemain. Il faut une structure, comme vous le feriez pour tout autre programme d’amélioration du PMO.

Dans notre récente étude de cas sur la transformation digitale, nous avons souligné que la première étape consistait à se mettre d’accord sur la vision du programme. Une fois que le client a accepté la vision de l’avenir, l’équipe collabore ensuite à la mise en place d’une feuille de route complète du programme.

Pour déployer un PMO Digital, l’accompagnement de spécialistes vous aidera ainsi à bien définir votre propre roadmap de transformation digitale.

Pour cela, nous vous conseillons de :

  1. Identifier la maturité digitale actuelle du PMO à l’aide d’une évaluation (comme par exemple celle de Protiviti)
  2. Identifier où le PMO doit se situer. Pensez aux personnes, aux processus, aux outils, aux données, aux clients, à la culture, etc.
  3. Organiser un workshop avec l’équipe pour faire une « gap analysis ».
  4. Se mettre d’accord sur un plan d’action.
  5. Veiller à structurer la feuille de route pour les incréments d’amélioration continue comme dans un PMO Agile.

Quels défis pourriez-vous rencontrer lors de de la transformation digitale de votre PMO ?

Les points de blocage les plus courants sont souvent liés au à l’harmonisation des outils et des données qui n’est pas encore faite. L’entreprise doit être à un certain un niveau de maturité dans sa production et ses outils pour traiter ses données de manière optimale. Sans données, il n’y a pas de PMO digital.

Des outils centralisés et une communication renforcée entre les services sont indispensables pour que les tableaux de bord transversaux soient pertinents. La conformité des données peut être un point de friction si les départements n’utilisent pas les données de la même manière. Données inutiles à l’entrée = données inutiles à la sortie.

Enfin, vous pourriez penser que les données très sensibles sont une limite, mais les outils digitaux sur le marché aujourd’hui ont tous la même rigueur en matière de sécurité des données. La confidentialité des données ne doit pas être considérée comme un frein à la digitalisation de votre PMO.

3 Conseils pour évoluer vers un PMO Digital.

Si vous n’avez pas encore enclenché de démarche vers un PMO plus digital, voici trois conseils tirés d’une conversation avec Rich Weller, “PM artificial intelligence enthusiast” qui devraient vous accompagner dans cette transition.

Tenez-vous au courant.

Recherchez les dernières technologies sur le marché et la manière dont vous pouvez tirer parti de leurs avantages uniques dans votre organisation. Soyez curieux. Une recherche rapide sur Google vous donnera une pléthore d’idées sur comment intégrer une technologie comme Power Automate de la meilleure des manières, ou d’utiliser des outils comme Zapier ou IFTTT pour intégrer votre pile de données.

Concentrez-vous sur l'avenir.

Vous vous souvenez du jeu Tetris ?
Comme dans le jeu, vous devez anticiper ce qui va arriver et comment l’incorporer ou l’intégrer continuellement à ce que vous avez déjà en place sans écraser votre paysage actuel.

Pensez digital

Saisissez toutes les occasions de saisir vos données électroniquement, dans un format cohérent, et de les stocker de manière à pouvoir les exploiter pour les analyser et prendre des décisions. Ensuite, examinez comment vous pouvez automatiser vos processus pour éliminer la saisie ou la manipulation manuelle des données dans votre travail quotidien.

“Un PMO digital tire parti de l’automatisation intelligente pour améliorer les processus et la prise de décision”, a déclaré Rich.

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