PMO Digital : comment et pourquoi transformer votre PMO ?

“Plus vous voulez être pertinent, plus vous avez besoin de données dans différents domaines”, explique Julian dans son interview vidéo “Augmented PMO” ci-dessous. “Le management de projet, ce n’est pas seulement la gestion du temps. C’est aussi l’intégration du périmètre du projet, du coût, du temps, des ressources, des parties prenantes, des communications, de la qualité et des risques.”

“Il y a donc une énorme quantité de données que nous allons devoir corréler. Nous ne sommes pas en mesure de le faire de tête. Nous avons besoin d’une plateforme, d’un logiciel, de quelque chose qui nous permettra de corréler toutes ces données et d’y ajouter de la valeur.”

Et c’est là le nœud du problème. Dans un article de 2015 du PMI, on peut ainsi lire “qu’un des défi clé est que l’intégration de plateformes nouvelles et anciennes nécessite une réflexion et une planification minutieuses.”

Cela nécessite plus que du temps pour mettre les choses en place. Vous avez besoin d’un ensemble de compétences dans les technologies numériques que de nombreuses ressources classiques du PMO n’ont pas.

Cela nécessite un état d’esprit de type “digital-first”. Vous devez vous concentrer sur l’intégration de divers points de données pour influencer la prise de décision et améliorer la performance du projet.
Une personne avec un état d’esprit digital-first va utiliser ces gains de temps issus de l’automatisation et de la connectivité pour se concentrer sur l’analytique. Voici quelques questions que vous devriez vous poser :

• Quelles décisions puis-je prendre avec ces données ?
• Comment pouvons-nous réduire la probabilité d’occurrence ?
• Comment pouvons-nous en réduire la gravité ?
• Quels garde-fous pouvons-nous mettre en place pour atteindre nos objectifs dans les délais ?
• Comment pouvons-nous nous assurer que nous répondons aux attentes de nos clients et de nos parties prenantes ?

Début 2019, MIGSO-PCUBED a donc créé le Digital Lab pour répondre au besoin croissant d’exploitation des données au sein de ses engagements clients. Gaël Guéguen, le responsable du Digital Lab, nous explique pourquoi le Digital Lab est important pour permettre à MIGSO-PCUBED d’apporter une nouvelle valeur ajoutée à ses clients.

“Au cours des dernières années, le volume d’informations disponibles est monté en flèche”, a déclaré Gaël. “Cela représentait à la fois un défi technique et organisationnel, mais aussi une opportunité de gérer nos projets plus efficacement.”

Pour évoluer vers un PMO Digital, l’environnement de l’entreprise est le plus important. Il est essentiel que l’entreprise soit ouverte à la digitalisation et que les départements clés, l’informatique par exemple, soient prêts à soutenir le PMO dans sa transformation digitale. Sans ces deux éléments, il sera impossible de trouver les ressources nécessaires à l’évolution de votre PMO.

La maturité numérique est un marathon, pas un sprint. On ne devient pas un PMO digital du jour au lendemain. Il faut une structure, comme vous le feriez pour tout autre programme d’amélioration du PMO.

Dans notre récente étude de cas sur la transformation digitale, nous avons souligné que la première étape consistait à se mettre d’accord sur la vision du programme. Une fois que le client a accepté la vision de l’avenir, l’équipe collabore ensuite à la mise en place d’une feuille de route complète du programme.

1. Identifier la maturité digitale actuelle du PMO à l’aide d’une évaluation (comme par exemple celle de Protiviti)
2. Identifier où le PMO doit se situer. Pensez aux personnes, aux processus, aux outils, aux données, aux clients, à la culture, etc.
3. Organiser un workshop avec l’équipe pour faire une « gap analysis ».
4. Se mettre d’accord sur un plan d’action.
5. Veiller à structurer la feuille de route pour les incréments d’amélioration continue comme dans un PMO Agile.

Les points de blocage les plus courants sont souvent liés au à l’harmonisation des outils et des données qui n’est pas encore faite. L’entreprise doit être à un certain un niveau de maturité dans sa production et ses outils pour traiter ses données de manière optimale. Sans données, il n’y a pas de PMO digital.

Des outils centralisés et une communication renforcée entre les services sont indispensables pour que les tableaux de bord transversaux soient pertinents. La conformité des données peut être un point de friction si les départements n’utilisent pas les données de la même manière. Données inutiles à l’entrée = données inutiles à la sortie.

Enfin, vous pourriez penser que les données très sensibles sont une limite, mais les outils digitaux sur le marché aujourd’hui ont tous la même rigueur en matière de sécurité des données. La confidentialité des données ne doit pas être considérée comme un frein à la digitalisation de votre PMO.

Si vous n’avez pas encore enclenché de démarche vers un PMO plus digital, voici trois conseils tirés d’une conversation avec Rich Weller, “PM artificial intelligence enthusiast” qui devraient vous accompagner dans cette transition.

Recherchez les dernières technologies sur le marché et la manière dont vous pouvez tirer parti de leurs avantages uniques dans votre organisation. Soyez curieux. Une recherche rapide sur Google vous donnera une pléthore d’idées sur comment intégrer une technologie comme Power Automate de la meilleure des manières, ou d’utiliser des outils comme Zapier ou IFTTT pour intégrer votre pile de données.

Vous vous souvenez du jeu Tetris ?
Comme dans le jeu, vous devez anticiper ce qui va arriver et comment l’incorporer ou l’intégrer continuellement à ce que vous avez déjà en place sans écraser votre paysage actuel.

Saisissez toutes les occasions de saisir vos données électroniquement, dans un format cohérent, et de les stocker de manière à pouvoir les exploiter pour les analyser et prendre des décisions. Ensuite, examinez comment vous pouvez automatiser vos processus pour éliminer la saisie ou la manipulation manuelle des données dans votre travail quotidien.

“Un PMO digital tire parti de l’automatisation intelligente pour améliorer les processus et la prise de décision”, a déclaré Rich.