¿Qué es una PMO? La Guía Completa

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Una PMO (Project Management Office) es una oficina de gestión de proyectos.  Es definida por el Project Management Institute (PMI®) como «un órgano o entidad organizativa a la que se le asignan diversas responsabilidades relacionadas con la gestión centralizada y coordinada de aquellos proyectos que están bajo su dominio». (PMI, 2004).

Una PMO eficaz es clave para alcanzar el éxito. Entre sus funciones están la de ayudar a coordinar, comunicar, liderar y supervisar las actividades de todas las partes interesadas e involucradas en el proyecto. Proporciona una síntesis del estado del este (programación, problemas, riesgos que puedan surgir) informando regularmente sobre métricas relevantes o indicadores clave de rendimiento (KPI). Estos son dados a conocer a través de paneles (dashboards) y herramientas de informes, que permiten a los líderes de las empresas tomar decisiones mejor fundadas. Los responsables de la PMO también tienen en cuenta todas las necesidades de las personas, impulsando los aspectos de la gestión del cambio entre las partes participantes en el proyecto.

Échale un vistazo a nuestra propia definición de PMO y cómo la vemos en MI-GSO | PCUBED.

Los beneficios de una PMO

La PMO desempeña un papel fundamental en la correcta gestión y entrega de programas y proyectos en una organización.  Se asegura de que el nivel requerido de planificación, control y garantías de entrega estén siempre en su lugar. Esta mejora de la visibilidad y la visión del rendimiento del programa y del proyecto permite a los ejecutivos controlar los resultados de forma más eficaz.

MI-GSO | PCUBED fue contratado por una empresa líder en aviación para dar servicios de Project Management apoyando en la certificación y cualificación. Este programa tenia como objetivo mejorar las actividades de planeación y gestión, aseguranso que los entregables de certificación lograran los hitos del Programa, consolidando procesos obsoletosy regulando las comunicaciones para mejorar la eficiencia y visibilidad. 

Al implementar un marco de trabajo eficiente a través de cada paquete de trabajo, y estableciendo canales de comunicación efectivos entre el equipo de gestión del proyecto, las funciones de ingeniería y los proveedores, la organización tendrá más visibilidad y una mejor habilidad para resolver problemas de manera ágil hasta completar la certificación.

El Trabajo

  • Implementar una base de datos fiable que siga el alcance global de la certificación
  • Reportar los KPIs actualizados para incrementar la visibilidad (planeación y riesgo) y facilitar la resolución de problemas
  • Coordinar y sincronizar todos los actores involucrados
  • Implementar procesos para obtener un marco de trabajo claro sobre el proyecto

Proporcionar los datos correctos a las personas adecuadas, en el tiempo adecuado.

Una PMO eficaz ayuda a las organizaciones a:

  • Incrementar la confianza en la planificación
    Un plan de base bien definido, respaldado por un nivel adecuado de planificación detallada, da confianza en que los objetivos del programa son alcanzables.
  • Aumentar la visibilidad y la confianza del estado del proyecto
    La presentación de informes claros y coherentes en cada proyecto/programa y portfolio de trabajo, respaldados por datos fiables, apoya el liderazgo eficaz del programa.
  • Controlar cambios
    Capacidad para comprender y gestionar eficazmente los cambios, y así garantizar que las desviaciones se basan en una comprensión clara de los impactos.
  • Gestionar la mejora continua
    Hace  uso de los datos del programa para comprender problemas de rendimiento y fortalezas para ayudar a centrar los esfuerzos en mejorar la capacidad de entrega.

Lee nuestro caso práctico: Advanced PMO Setup for an Automotive Client

Tendencias PMO 2020

La razón número uno por la que las PMO fallan se debe a expectativas desiguales.  Esto se debe, en parte, a los muchos roles que una PMO puede desempeñar dentro de una organización.  Más información sobre esto a continuación.

Reasons PMOs Fail
Reasons PMOs Fail

Las fallas que ocurren también se deben al panorama constantemente cambiante de la gestión de proyectos hoy en día. Las siguientes son cinco tendencias clave que afectaron a las PMO en 2020:

Graphic PMO Trends 2020
Graphic PMO Trends 2020

El PMO se traslada a distancia

La tendencia número uno que dominó el 2020 fue el brote del coronavirus.  Las empresas de todo el mundo pasaron a trabajar de forma remota de la noche a la mañana, y eso también incluyó a las PMO.  Aquellas PMO que invirtieron mucho en tecnologías de colaboración fueron capaces de hacer la transición casi sin problemas, mientras que otras todavía están enfrentándose a estos desafíos.

Obtén más información sobre cómo ofrecer servicios PMO remotos.

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La PMO se vuelve más soft

El segundo gran impacto para las PMO fue el cambio hacia proyectos centrados en responder y gestionar el impacto de la COVID-19. En el año 2019 se vio un aumento en el liderazgo y las habilidades de entrenamiento necesarias para una PMO eficaz, guiando a los equipos en la adopción de nuevas formas de trabajar.

En 2020, la PMO centró su modelo de desarrollo en las soft skills, con personas con fuertes habilidades de liderazgo, orientación  e  inteligencia emocional.  Los gerentes de PMO trabajaron para entender cómo gestionar y equilibrar las diversas dinámicas y cambios que se nos presentan día a día, y gestionar todos estos cambios en sus equipos.

El PMO se vuelve ágil

Aunque definitivamente no es una tendencia nueva, las PMO en 2020 se centraron más en la gestión basada en la metodología Agile.  Las PMO se dotaron cada vez más de profesionales acreditados en Agile y Lean, que ya están certificados como PMP, PRINCE2 y profesionales en gestión de exitosos programas.

Su enfoque se centró en trasladar esas nuevas formas de trabajar probadas en centros de innovación y proyectos piloto, de nuevo en las políticas y procedimientos organizativos existentes.  Además, se concentraron en ampliar la proliferación de técnicas adaptativas a métodos más tradicionales, lo que requería tanto experiencia en orientación como en gestión del cambio.

La PMO se volvió digital y analítica

Ha habido un aumento destacado en el número de PMOs que han incorporado la inteligencia artificial y automatización robótica de procesos en sus planes de entrega, algunos más a corto plazo que otros.  A medida que los proyectos que gestionamos y controlamos amplían su alcance en nuevas tecnologías y transformación digital, también lo hizo la PMO.

Nuestro acceso a nuevas herramientas también aumentó la capacidad de la PMO para pasar de la recopilación de datos, a la limpieza, el análisis y la visualización de datos. El número de PMOs centradas en la creación de dashboards digitales automatizados en MI-GSO | PCUBED ha aumentado exponencialmente en el último año.

La PMO se vuelve más estratégica

Por último, en relación directa con la gestión del impacto del COVID-19, nuestra quinta tendencia más destacada fue el impulso continuo a una PMO más estratégica. El año pasado, vimos cómo las PMO se transformaban en centros enfocados en ayudar a la empresa a evaluar la preparación para la vuelta al trabajo, apoyar las medidas de seguridad en relación al COVID-19 y gestionar las complejas actividades de reanudación de actividades.

La PMO se ha transformado en los últimos años en un impulsor de valor que se ha ganado la credibilidad de la empresa. Como se destaca en nuestro artículo sobre la configuración de la PMO, «empezará a ver cómo el alcance de las iniciativas emprendidas por la PMO se amplía de los proyectos funcionales al trabajo en toda la empresa».

Además de las iniciativas de recuperación de proyectos, a las PMO se les encomendó la tarea de apoyar programas de transformación a gran escala y ayudar a los equipos de gestión a reducir el riesgo de sus carteras.  Por último, las PMO siguieron impulsando una mayor capacidad con una mentalidad centrada en el futuro.

Niveles típicos

Como se ha destacado anteriormente, las PMO pueden operar en muchos niveles dentro de una organización.  Se pueden establecer como principales conductoras a nivel de un proyecto, programa  o portafolio.  O pueden asignarse para dar soporte a nivel  empresarial, de organización o departamental.  Y, finalmente, pueden establecerse para operar de forma independiente, centrándose en la gestión más eficaz de un solo programa.

Puedes comprobar que la integración de la PMO a nivel empresarial puede ayudar significativamente a mejorar el impacto que pueden tener sus otras PMO, tanto en la entrega de programas, como de proyectos en toda la organización.

For one of our clients, we created a PMO Center of Excellence.  The purpose was to share ideas across the PMOs, stop reinventing the wheel, and work together to bring in new systems (like a new project management platform all parties were interested in).

The expectation was that only a handful of PMOs would participate. To our surprise, more than a hundred popped out within this huge organization. With the PMO maturity model as a guide, we brainstormed ideas together and then grouped them into work streams to address each of our key gaps.  Then, we plotted these actions into our backlog or roadmap for improvement.

One idea was to create a buddy system, partnering more junior PMO people with more experienced ones as a way to upskill and share knowledge among the staff. Participants found it extremely valuable to talk with people in other PMOs, measure their relative maturity level, and see what else they could be offering to their department.  This is something that you could kick off within your own organization to help define both lessons learned and future improvement actions.

Roles típicos dentro de una PMO

Además de los distintos niveles, la PMO también puede asumir funciones variables, dependiendo de las necesidades y madurez de la organización. Normalmente asume una de estos cuatro roles diferentes de PMO:

MI-GSO | PCUBED 4 Types of PMOs
MI-GSO | PCUBED Types of PMOs

El PMO habilitador  ejerce como la ventanilla única para la implantación de  la metodología de mejores prácticas y datos del programa.  El  Coach se centra en el aumento de las capacidades, la incorporación de mejores prácticas y la transferencia de habilidades. El Guardián está concentrado en la gestión de los hechos, sirviendo como una alarma temprana ante las partes interesadas clave. Por último, el  PMO “Partner” actúa como un acelerador de entregas que proporciona confianza para alcanzar el éxito.

Lee más en nuestro artículo: Moving your PMO up the Maturity Ladder

Áreas clave de enfoque

Mirando todos los diversos niveles y roles de la PMO, es fácil sentirse abrumado o no saber por dónde empezar. Las responsabilidades de la PMO dependen tanto del nivel en el que se encuentra en la organización como del papel que ha asumido dentro de ella.

Las responsabilidades típicas pueden incluir desde funciones de soporte de gestión de proyectos hasta ser realmente responsables de los proyectos,  proporcionando gestores de proyecto a los equipos durante su duración.

Por lo tanto, al implementar o entregar una PMO recomendamos reducir el enfoque a algunas áreas clave, incluyendo:

  • Un enfoque en la consecución de objetivos y requisitos organizativos.
  • Patrocinio ejecutivo activo
  • Gobernanza y controles eficaces
  • Un enfoque de entrega ajustado apoyado por un equipo flexible y dedicado
  • Procesos y herramientas «de acuerdo al objetivo»
  • Integridad de los datos y análisis e información proactivas
  • Transferencia de habilidades donde «la creación de capacidades es fundamental», y
  • Gestión de las partes interesadas que hace hincapié en la participación y la comunicación de las mismas.

Esto permite establecer primero los conceptos básicos para mejorar la entrega y, a continuación, establecer una reputación como controlador de adición de valor. Con esto como línea base se puede definir una hoja de ruta para la mejora continua de su PMO.

Esperamos que hayas encontrado útil esta guía completa de lo que es una PMO.  Para obtener más información, consulta nuestro otro artículo: 5 Rules for a Great PMO

¿Qué establece la | MI-GSO PCUBED PMO aparte de otros en comparación con otras PMO?

Jami Anderson

Jami Anderson

Global Marketing Manager
@ MI-GSO | PCUBED

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