Implementación de la PMO: Su guía de cómo hacerlo

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No importa cuán eficaces sean los esfuerzos en gestión de proyectos y programas, siempre se pueden mejorar. Cuando algo no va bien en un proyecto —  retrasos, falta de visibilidad sobre el estado del proyecto, alcance del proyecto fuera de control — un Program Management Office o PMO podría ser el antídoto.

Introducción

En resumen, es posible que sea mejor que las personas que están involucradas en el proyecto sigan enfocadas en sus áreas de especialización; y dejar la gestión de proyectos a quienes están capacitados en el conjunto de habilidades mencionadas, es decir una PMO.

Sin embargo, si no se cuenta con una PMO o con acceso a una PMO, la implementación de una PMO organizacional para abordar estas necesidades se vuelve un proyecto en sí mismo.  MI-GSO | PCUBED ha sido frecuentemente solicitado para proporcionar servicios para implementar una PMO, así como para brindar servicios de consultoría, implementando mejoras en la capacidad organizativa y de equipo, ya sea como un nuevo centro de excelencia o mediante la redefinición de las operaciones y de la capacidad de una organización o equipo existente.

Un enfoque para la implementación y operaciones de una PMO

La implementación y puesta en marcha de una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) puede proporcionar a una organización visibilidad e información sobre los programas empresariales críticos y permitir el monitoreo y la toma de decisiones eficaz.

Hemos constatado que, en las primeras etapas de la implementación de una PMO, los clientes no siempre entienden la necesidad de contar con este servicio. Sin embargo, cuando finalmente trabajan con una gran PMO, quedan convencidos. Los mejores PMOs aportan puntos de vista externos, nuevas perspectivas, proporcionan experiencia en metodología de proyectos y programas y se convierten en un verdadero aliado para la organización.

Estos son los cinco pasos principales que recomendamos para implementar una PMO:

1. Definición

El primer paso es analizar la situación actual.  Por más doloroso que pueda resultar el autoanálisis, primero hay que identificar los problemas que afectan los proyectos y definir las posibles soluciones. Este proceso requiere el análisis de la estructura actual del equipo del proyecto, la organización y las formas de trabajar, así como las interfaces que existen: interacciones con otros departamentos, proveedores y clientes. Los resultados del análisis constituyen parte de la justificación económica para implementar una PMO.

Nuestro consejo: Haga el análisis rápidamente y busque la retroalimentación y el apoyo de quienes padecen los problemas actuales en la función empresarial.

2. Plan de ejecución y desarrollo del Plan de Trabajo de la PMO

El paso 2 es definir el Plan de Ejecución y de Trabajo de la PMO. El Plan de Ejecución detalla lo que se espera que logre la PMO y cómo se medirá el éxito.  El Plan de Trabajo proporciona una visión clara sobre las victorias tempranas y las ganancias a largo plazo para la organización.

Es muy importante establecer el Plan de Trabajo para definir la vía que se adapte mejor a los valores, la capacidad y la aptitud de la organización para implementar procesos de control. En el Plan de Trabajo abarca el marco de gobierno general, las personas, procesos y herramientas. Debido a que los directores de proyecto tendrán que convencerse de los cambios propuestos, asegúrese de abordar la propuesta con las partes interesadas clave para obtener retroalimentación.

Por último, todos los miembros de la PMO deben ser capaces de articular claramente los beneficios de esta forma de trabajo para persuadir a quienes se opondrían o se resistirían a ella.

Nuestro consejo: Sea conservador en sus promesas. Busque oportunidades que estén al alcance, donde sepa que el trabajo de una PMO puede tener un resultado rápido y satisfactorio.

3. Implementación de la PMO

Paso 3 – es hora de poner en marcha la estructura de la PMO. Esta es la etapa en la que se implementarán procesos y herramientas y se hará el despliegue de personal para lograr sus objetivos PMO a corto plazo.

La PMO también comenzará a formalizar los detalles del modelo de gobierno (y posiblemente establecerá un comité) mientras trabaja para lograr el control inicial de sus programas y proyectos.

Photo by Christina @ wocintechchat.com on Unsplash
Photo by Christina @ wocintechchat.com on Unsplash

Por último, es importante mantenerse en contacto con las partes interesadas para comprender sus desafíos y prioridades actuales. El Plan de Trabajo de una PMO no está “grabada en piedra”.  Por ello, se deberá revisar frecuentemente el progreso en comparación con las metas establecidas para la PMO, y ajustarse para reflejar las recientes necesidades de su comunidad.

Nuestro consejo: A medida que obtenga victorias, compártalas; a medida que pierda, reconózcalo. Ajuste el trabajo según sea necesario y siga avanzando.

4. Administración de la evolución y desempeño de la PMO

El paso 4 es gestionar la evolución de la PMO hacia los beneficios a largo plazo, trabajando hacia una operación estable. Se debe hacer un enfoque a la formalización de aquellas actividades que están teniendo un gran impacto en los resultados del proyecto.

Por ejemplo, supongamos que las personas finalmente están introduciendo actualizaciones oportunas en el sistema de proyectos empresariales con respecto a tareas, recursos, y presupuestos, porque la PMO se centró en la experiencia del usuario y facilitó el uso de un formulario. Si esto resulta en mejoras en la presentación de informes de proyectos y una mejor toma de decisiones, vale la pena incorporar la práctica en los requerimientos de las tareas a realizar durante el proyecto. A pesar de que la adopción de nuevos procesos y hábitos de trabajo se convierte en un desafío de gestión de cambios, recuerde que el éxito detona entusiasmo.

Nuestro consejo: Esté preparado para afrontar percances y sea paciente. El cambio no es fácil, incluso para Project Managers.

5. Lograr la estabilidad de operaciones de la PMO

El paso 5 consiste en lograr la estabilidad e impulsar la evolución continua hacia el nivel de madurez de la PMO deseado. Las revisiones regulares le dirán rápidamente si su PMO está encontrando éxito en sus objetivos actuales. ¿Sus esfuerzos son suficientes? Quizás.

Una vez que la PMO ha ganado credibilidad en el negocio, por lo general recibirá solicitudes para ayudar a gestionar proyectos empresariales.  Por lo tanto, debería empezar a ver el alcance de las iniciativas emprendidas por la PMO ampliarse de proyectos a nivel  funcional hacia proyectos a nivel empresarial. Si ese no fuese el caso, es posible que necesite buscar ayuda externa para lograr una mejora notable.

En MI-GSO | PCUBED comprendemos la naturaleza desafiante de la gestión de programas y proyectos.  Contamos con una trayectoria probada que ayuda a nuestros clientes a alcanzar las metas de sus programas más críticos y complejos, además de lograr implementaciones exitosas de PMO y de PMO como un servicio en el contexto de cualquier organización.

Nuestro consejo: Elija una consultoría PMO con una trayectoria en desarrollar programas críticos y complejos, incluyendo la implementación de una PMO.

Laurence Falgarona contribuyó a este artículo publicado originalmente en pcubed.com y distribuido por Frost & Sullivan.

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