5 Reglas para una PMO Exitosa

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Los grandes proyectos son intrínsecamente complejos.  La coordinación de los equipos en el día a día, con frecuencia entre varios departamentos, países y múltiples recursos, requiere una gran cantidad de  disciplina y dedicación. Una buena oficina de gestión de proyectos (PMO) puede ser la pieza clave para conseguir los objetivos del proyecto y entregar el valor comprometido con el proyecto. Una de sus capacidades será abordar los problemas antes de que ocurran, pudiendo anticipar soluciones alternativas y adecuar la situación actual del proyecto para conseguir su objetivo. Asimismo, si se encuentran inconvenientes, la PMO proporciona visibilidad y aporta sus conocimientos para afrontar la toma de decisiones de manera correcta.

 

Aquí están las 5 reglas para formar una Oficina de Gestión de Proyectos adecuada. 

1. Empezar con buen pie

Dentro de una misma organización existen puntos de vista diferentes sobre el valor de la PMO y de su beneficio. Pueden darse diferentes tipos de PMO: Empresarial, Centro de Excelencia, Gestión de proyectos Agile, un modelo Híbrido, Lean…

En cualquier caso, la función principal de la PMO es la creación de valor para la organización mediante una mayor visibilidad y una gobernanza eficaz. 

¿Qué ocurre  si la  PMO utiliza un enfoque más eficiente? En MI-GSO | PCUBED, definimos este concepto como una LEAN PMO. Nuestros consultores están en constante búsqueda de maneras de optimizar procesos y herramientas, reducir las tareas de poco valor y mejorar la satisfacción, siempre cumpliendo con los objetivos establecidos.

Por último, en lugar de dejarlo al azar, estamos cerca de los grupos de interés para establecer acuerdos sobre cuáles son los objetivos de la PMO, cómo se estructura y el resto de sus responsabilidades.

Project Management Office Team
Photo by You X Ventures on Unsplash

2. Encontrar el equilibrio entre apoyo y control

Es bastante común que una PMO sin experiencia actúe simplemente como una función administrativa, proporcionando datos utilizados para la generación de reportes. Sin embargo, si el único foco es el control, se desperdicia gran parte del valor que se puede aportar.

La PMO crea un vínculo en sus actividades integrándolas y le da la visión que necesita para tomar las mejores decisiones.

De nuestro artículo de información Moving Your PMO Up the Maturity Ladder

En la PMO, los equipos ayudan a los directores de proyectos con sus planes, llevan a cabo dinámicas de trabajo con los diferentes interlocutores que participan en el proyecto para identificar qué iniciativas están alineadas con la organización, cuales son las prioridades secundarias, y plantear soluciones a los problemas que puedan surgir.  

Sin embargo, para lograrlo, se necesita el tiempo suficiente. Si estás demasiado ocupado actuando como administrador, haciendo reportes o añadiendo tareas a las planificaciones de los proyectos, no habrá tiempo de hacer cosas de mayor importancia, como analizar información.

Eso significa que tienes que ser capaz de decir «No», porque no se puede hacer todo. La clave principal es la comunicación con los grupos de interés y compartir la misma visión sobre el rol de la PMO. En segundo lugar,  ¿recuerdas la Lean PMO?

Una buena PMO se deberá centrar en establecer procesos que optimicen las tareas repetitivas, automatizando tareas manuales con flujos de trabajo y creando paneles en tiempo real, lo que supone al equipo más tiempo para centrarse en actividades que aporten mayor valor añadido al proyecto. 

Es necesario encontrar el equilibrio adecuado para pedir actualizaciones de estado a las personas, al mismo tiempo que les proporciona la cantidad correcta de apoyo con los procesos adecuados, estructura y resolución de problemas para ser de gran ayuda al equipoNo es una gestión sencilla pero si se consigue resultará muy eficiente y traerá consigo multitud de beneficios al proyecto. 

3. Medir el éxito/avance del proyecto

La PMO necesita tener objetivos claros y herramientas para medir que lo que se está haciendo es efectivo para lograr el objetivo del proyecto.  Sin objetivos claros, la capacidad para retroceder y solventar los problemas que hayan surgido, es muy difícil planificar planes de acción para reconvertir la situación de manera óptima 

Ya hemos establecido que sin objetivos claros, limitas tu capacidad para resistir las tareas de poco valor. Además, si no mide lo que está haciendo, probablemente no esté cumpliendo las expectativas.

Sin embargo, un punto clave es la eficacia de la PMO, es decir, la satisfacción del cliente.

Para nuestroPMaaS realizamos revisiones periódicas del rendimiento con nuestras partes interesadas, evaluando nuestros KPI, así como la satisfacción del cliente y el estado de nuestra entrega. Se trata de un cambio de mentalidad. Se debe evaluar cómo el equipo puede mover la PMO de un enfoque basado en operaciones a un enfoque basado en el servicio al cliente, centrado principalmente en la entrega de valor. 

A continuación, una vez que tenga objetivos definidos, deben comunicarse y oficializarse para poder mostrar el rendimiento de la PMO.  

Women meeting
Photo by Christina @ wocintechchat.com on Unsplash

4. Formar el equipo adecuado

Un buen equipo de PMO debe tener las habilidades y la experiencia necesarias para entender los problemas y ser capaz de ayudar a la empresa a conseguirlo. Esto significa que hay que contar con el equipo adecuado, lo que requiere una mezcla de habilidades.

¿Qué habilidades debe tener un equipo de gestión de proyectos?

Y lo que es más importante, todos deben estar preparados para ayudar a sus colegas a facilitar lo que sea necesario para cumplir el plan.

Recuerda siempre que una PMO es sólo un grupo de personas. Algunos grupos funcionan, pero otros tienen dificultades. Por lo tanto, es esencial establecer la combinación adecuada de habilidades y personalidades. A menudo, un pequeño cambio puede suponer una gran diferencia en el rendimiento.

Team Personality
Photo by You X Ventures on Unsplash

5. Asegurar la mejora continua

Numerosos estudios han demostrado que existe un vínculo directo entre mejorar la madurez de la gestión de proyectos y aumentar el valor del negocio. 
 

Las organizaciones con alta madurez tienen un 21% más de probabilidades de cumplir los objetivos y sus iniciativas estratégicas, es decir, mejores resultados, que las organizaciones poco maduraz en la gestión de proyectos.

PMI Pulse of the Profession 2020

Una de las principales formas de centrarse en la mejora de la capacidad de producción es realizar una evaluación de la madurez de la organización. En él se examinan los principales procesos y prácticas utilizados para ejecutar proyectos y programas en la organización y se comparan con las mejores prácticas de su sector. Como resultado de esta evaluación, tendrás una clara comprensión de las discrepancias, así como una hoja de ruta para llevar al proyecto hacia su logro.

Lee nuestro artículo sobre Improving Delivery Capability with P3M3®

Después de seguir todos estos pasos, podrá centrarse en el trabajo de alto valor, medir la entrega y la satisfacción del cliente, al tiempo que se asegura de contar con el equipo adecuado.

Lo único que queda es iniciar la mejora continua de la organización de la PMO, lo que se traduce en un mejor rendimiento de los proyectos, una mayor eficiencia empresarial y unos mayores beneficios empresariales.