- Gestión del Cambio, Life Sciences & Salud
En 2019, un reconocido fabricante mundial de productos sanitarios emprendió un ambicioso proyecto de transformación digital dentro de su organización. Esta pasaba por ofrecer servicios adicionales que pusieran en valor tanto a sus clientes como a su cadena de valor.
Dicha transformación tenía como objetivo proporcionar soluciones que ayudaran a los clientes a reponer suministros médicos esenciales, mejorando así la atención al paciente.
Para lograrlo, necesitaban desarrollar una plataforma digital que:
- Incluyera aplicaciones orientadas al cliente,
- Se integrara con todos los sistemas principales de back-end,
- Sustituyera aplicaciones obsoletas con funcionalidades clave, como las basadas en Adobe Flash,
- Facilitara y fomentara la repetición de pedidos de forma sencilla.
MIGSO-PCUBED entró en acción en un momento clave: el cliente necesitaba relanzar su estrategia de transformación debido a los retos a los que se enfrentaban (problemas con la dirección estratégica, dificultades en la gestión del programa…).
El reto
El desafío que tenía esta transición hacia la digitalización era alinear a empresarios, equipos de IT, proveedores externos…En este caso, como ocurren en la mayoría, no lo estaban y necesitaban una mejor coordinación.
Fue necesario configurar e integrar varias plataformas en la nube para que el modelo de negocio fuera viable. Sin esta integración, el nuevo enfoque no habría podido adaptarse a los sistemas sanitarios de los más de 30 países en los que opera actualmente el cliente. No solo en este aspecto, sino que la dirección y los desarrolladores trabajaban desde dos países distintos, lo que complicó aún más la gestión del programa.
Siete preguntas para el éxito en la transformación digital
Nuestro objetivo era proporcionar un camino claro, por lo que nos planteamos estas preguntas para asegurarnos el aporte de un valor añadido:
- Is the program well-defined and understood by most parties?
- Does the program have effective business ownership?
- Do all parties fully understand the transformation’s complexity and risk?
- Are decisions being made transparently with everyone’s trust?
- Is there true, open collaboration between all relevant parties?
- Is everyone aware of what is expected of them?
- Are there any doubts that the organization is prepared for digital transformation?
La solución
Para construir un camino en la dirección correcta para este programa, utilizamos el enfoque de la PMO, de eficacia probada, y que proporciona visibilidad. Sabíamos que el motor principal serían las personas, no la tecnología, por lo que también era necesaria una forma de gestión del cambio.
Lee también: nuestra Guía de gestión del cambio.
Primero, organizamos workshops para conectar a los responsables de negocio con los desarrolladores, ayudándoles a entender claramente los objetivos de cada uno. También fue crucial recordarles la idea de la que partieron, que con el tiempo se había desviado.
Nuestro objetivo fue facilitar una comprensión mutua entre los equipos de negocio y de desarrollo tecnológico sobre lo que cada uno necesitaba para asegurar el éxito del proyecto.
Para consolidar esta visión compartida, redactamos conjuntamente un documento en el que se reflejaba los objetivos del programa y sus valores. Este paso marcó el inicio del compromiso hacia la colaboración, sentando las bases para un cambio cultural sostenido a lo largo del tiempo.
Además, creamos tanto un reporte semanal como un dashboard que juntos ofrecían a todos los stakeholders una visión clara y concisa del estado del proyecto. Este esfuerzo ayudó a realinear el propósito del programa y a estabilizar su capacidad de ejecución.
Con una visión clara del proyecto, trabajamos juntos en una hoja de ruta detallada para el programa, que abarcara tanto el lanzamiento para los usuarios en Australia como la sustitución de la aplicación antigua. La hoja de ruta nos permitió avanzar de forma coordinada y organizar áreas clave como:
• la planificación de la migración de la plataforma;
• la gestión de riesgos;
• el cumplimiento de la legislación y la privacidad;
• la formación;
• la comunicación;
• el soporte técnico, y
• la incorporación de nuevos clientes.
El resultado
Un año después, la primera aplicación de nuestro plan de despliegue se lanzó con éxito en Australia. Al principio, algunos trabajadores dudaban porque pensaban que la aplicación sustituiría sus puestos de trabajo. Sin embargo, a medida que se familiarizaban con el sistema, aprendieron cómo complementaría y mejoraría su día a día. Desde entonces, miles de profesionales sanitarios lo utilizan a diario.
Gracias a nuestro apoyo, el cliente logró redirigir el programa y priorizar sus objetivos ya que entendieron que la transformación va más allá de desarrollar capacidades técnicas. Lo más importante fue generar consenso y confianza entre los altos cargos de la organización en cuanto a:
• La estrategia y prioridades tácticas.
• La dotación de recursos.
• La implementación general.
Este proyecto fue un ejemplo destacado de transformación digital: se modernizó un proceso tradicional para así acercarlo a la era digital. Nuestro cliente logró entrar en un mercado que rara vez experimenta este tipo de cambios, creando un valor completamente nuevo.
“Estoy orgulloso de que hayamos logrado completar con éxito un proyecto que, en ocasiones, parecía abrumador. La contribución de MP fue clave durante esos primeros meses”, comentó el director de Digital de Australia. “Gracias a su experiencia, tacto, diplomacia y claridad, nos ayudaron a avanzar con paso firme hacia el éxito en la ejecución del proyecto en 2020”.
Este artículo fue escrito por Stefan Bertschi.
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