- PMaaS, Life Sciences & Salud
Nuestro cliente, una empresa global especializada en el campo de la biotecnología, necesitaba una forma segura de almacenar, transformar, analizar y compartir ensayos clínicos y datos genómicos en la nube. Para ello, necesitaba implementar una solución de calidad y es aquí donde MIGSO-PCUBED jugó un papel fundamental como especialista en gestión de proyectos.
Debido a nuestra duradera relación empresarial y siendo expertos en control de programas y proyectos desde hace más de 30 años, nuestros consultores colaboraron con el cliente a poner en marcha la solución a sus problemas, dentro del presupuesto y con resultados tangibles para la empresa.
El reto
Las organizaciones farmacéuticas necesitan poder almacenar, gestionar y proteger grandes volúmenes de datos, particularmente clínicos, genómicos y científicos. Así que empezamos por identificar la herramienta adecuada para respaldar esta afluencia de datos.
Gracias a su amplia gama de servicios de almacenamiento, gestión y seguridad de datos, como AWS Direct Connect, Amazon Kinesis Streams, Amazon S3 y Amazon Macie, AWS se posiciona actualmente como la mejor solución para gestionar este volumen de datos clínicos. Además, una solución basada en AWS ayuda a abordar los desafíos de seguridad de datos que enfrenta el sector sanitario, un objetivo cada vez más atractivo para los ciberdelincuentes, donde la protección de la información es una prioridad absoluta.
Al abarcar a más de 3.000 empleados en todo el mundo, la implementación de esta solución en la nube debía cumplir con los requisitos del sector, lo que hizo que nos planteásemos diferentes escenarios. Nuestro equipo, con una amplia experiencia utilizando una gran variedad de herramientas digitales, fue capaz de analizar y elegir la más adecuada para las necesidades que tenía nuestro cliente. Una de las consideraciones a tener en cuenta es que tenía que ser capaz de gestionar datos de entidades situadas en el Reino Unido y Estados Unidos, y cumplir la normativa de la Administración de Alimentos y Medicamentos de los Estados Unidos (FDA, por sus siglas en inglés). Dados estos parámetros, el equipo eligió AWS S3, ya que se adapta a la situación del cliente y puede integrarse fácilmente con otras herramientas internas o sistemas SaaS externos.
Para cumplir con todas las normas, el cliente tenía que establecer esta solución en una fecha determinada. Con un plazo y un presupuesto ajustados, MP implementó una solución compleja que integraba numerosas limitaciones y dependencias, siguiendo un enfoque estructurado de gestión de proyectos.
Puesta en práctica de la solución IT
Se nos asignó, en colaboración la PMO de la propia empresa, la tarea de implementar y calificar esta solución. Nuestros consultores se coordinaron con varios departamentos y equipos de IT, como son el de infraestructura, seguridad, arquitectura y Ciencia de Datos, para así crear una hoja de ruta cuya finalidad sea la implementación de dicha solución.
Esta etapa garantizó que el alcance y los objetivos del proyecto estuvieran claramente definidos, que los recursos necesarios estuvieran claramente identificados y que el calendario se adaptara a las partes interesadas. MP llevó a cabo el proyecto en cuatro fases: Inicio del proyecto, Análisis, Despliegue y Cierre.
Nos centramos en la planificación , la gestión de riesgos y la de costes para alcanzar los objetivos del programa lo antes posible y dentro del presupuesto, garantizando al mismo tiempo el control y la limitación de los riesgos.
Inicio del proyecto
Nuestros consultores organizaron una kick-off meeting sobre la planificación que debían seguir, lo que les permitió
- definir un plan de proyecto detallado,
- programar las actividades en MS Project,
- identificar los recursos claves,
- documentar los objetivos, los resultados y el alcance del proyecto, y
- establecer un presupuesto inicial de referencia.
Una vez acabada la reunión, se redactó la carta. A continuación, el equipo redactó el Acta de Constitución del Proyecto de acuerdo con los procesos habituales del cliente. Además de la redacción, también se trabajó con el departamento jurídico en el proceso de contratación de proveedores, además de compartir, con todo el equipo un plan de comunicación y de control de riesgos.
Análisis
Para paliar la falta de recursos interno para el diseño e implementación de la solución, nuestro equipo se puso en contacto con proveedores externos.
Para justificar este recurso, se elaboró y presentó a la dirección del cliente una propuesta detallada en la que se esbozaba el impacto sobre el calendario, el alcance y el presupuesto del proyecto. Además, se elaboró una matriz RACI sobre las funciones y responsabilidades de cada uno para evitar así cualquier ambigüedad entre los equipos.
El proceso de documentación y validación del proyecto pasa por una fase mucho más rigurosa debido a las directrices que marcan las diferentes Buenas Prácticas (GxP, por sus siglas en inglés) como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) Debido a estas pautas, tanto el calendario como la realización del proyecto se vieron afectadas hasta el punto de que se tuvo que actualizar el plan de proyecto para incluir tareas y entregables relacionados con la documentación y la verificación
Además de añadir nuevos entregables, en esta fase también se determinaron los requisitos técnicos del proyecto y las especificaciones del sistema, por lo que se decidió que fueran los consultores con conocimiento más técnico quienes lideraran este momento.
Despliegue
Se llevaron a cabo rigurosos procesos de verificación, diseñando exhaustivos planes para cumplir con todas las normativas, examinando el sistema en profundidad y aportando nuestra experiencia para realizar las Pruebas de Aceptación de Usuario (UAT, por sus siglas en inglés). Todas estas etapas, con el fin de asegurar la rapidez en los ensayos y las actualizaciones necesarias, y gracias a la formación de nuestros consultores en los diferentes enfoques, se pudieron ejecutar de forma fluida dentro del marco de las metodologías ágiles.
Finalmente, tras la validación del responsable del sistema y de los stakeholders, se preparó un listado de verificación para garantizar que todos los elementos estuvieran disponibles antes del despliegue del proyecto.
En esta fase, era importante mantener el ritmo de despliegue, interrumpido por las paradas programas de otros sistemas, y es ahí donde el papel de nuestro equipo de gestión de proyectos jugó un papel crucial manteniendo el ritmo de despliegue sin desviaciones.
Cierre
Durante la fase de cierre y tras comprobar que se habían completado los puntos de la checklist, se organizó una reunión retrospectiva para recopilar y documentar las lecciones aprendidas del proyecto. Todos los contratos con proveedores y prestatarios de servicios se cerraron en la herramienta PPM y se envió un informe final a todo el equipo de la PMO para dar por concluido el exitoso cierre del proyecto.
El valor aportado por MP
En colaboración con el equipo del cliente, MIGSO-PCUBED implementó con éxito la primera solución AWS S3 calificada y validada directamente en cliente, lo que supone un gran logro en la posibilidad de desarrollo de soluciones en la nube. Nuestro cliente reconoció el trabajo de MP en el apoyo y seguimiento continuo en la gestión tanto del alcance como de los plazos, recursos y el presupuesto del proyecto.
Gracias a una comunicación y coordinación eficaces, nuestros consultores pudieron definir las expectativas, evitando posibles conflictos y confusiones y así entregar una solución adecuada y de calidad. Mediante la gestión de las partes interesadas y de todo el equipo, el cliente no tuvo dificultades con la adopción por parte de los usuarios y aumentó su eficacia asi como el control de las actividades dentro de la organización.
Como especialista en gestión de proyectos, MIGSO-PCUBED fue capaz de combinar las mejores prácticas de la industria para obtener resultados a lo largo de este proyecto, incluyendo:
- Los principios de gestión del cambio, que permitieron aumentar la productividad, reducir el estrés y mejorar la toma de decisiones.
- Los principios de gestión de riesgos, que permitieron al equipo identificar los riesgos de forma proactiva, aplicar un plan de reducción de riesgos y aportar soluciones rápidas para evitar cualquier repercusión en los plazos y la calidad del proyecto..
Todas las partes de la organización del cliente quedaron satisfechas con los resultados concretos de nuestra intervención. Actualmente, seguimos trabajando con este cliente, que reconoce el valor que le aportamos. Nuestra relación con este cliente y los diferentes proyectos e iniciativas en los que nos hemos sumergido ha hecho aumenten nuestras capacidades de gestión de proyecto y portafolios.
Este artículo fue escrito en inglés por Prashanth Kotla.
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