¿Qué es “Project Management as a Service (PMaaS)” y por qué se necesita?

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“Project Management as a Service” no es un concepto nuevo. Aunque sea tan sólo una de las soluciones para la oferta de servicios de Project Management, en los últimos años ha obtenido bastante popularidad. A lo largo de los últimos años hemos podido observar el movimiento del mercado desde compañías enfocadas en productos hacia compañías enfocadas en servicios. El concepto de “Project Management”, que ya era parte del porfolio de servicios, no fue una excepción.

¿Qué es “Project Management as a Service”?

“Project Management as a Service” (habitualmente escrito como PMaaS) es un servicio adaptable de consultoría que permite al cliente contratar tantos “Project Managers” como fuera necesario para abordar sus proyectos. El valor añadido de PMaaS aparece en el momento en que el cliente es capaz de escalar la cantidad de consultores arriba o abajo para cubrir sus necesidades.

El Concepto de PMaaS difiere de la consultoría tradicional en que la consultora provee el recurso, pero es el cliente quien asume la responsabilidad de la operativa de la PMO y su actuación.

PMaaS puede tomar varias formas, tamaños y nombres en una organización, como por ejemplo: “Managed Services” o “Project Management Office as a Service” (PMOaas). Sin embargo, todos estos conceptos son esencialmente lo mismo.

Utilización del concepto de PMaaS para reducir costes

Las organizaciones se han acostumbrado a utilizar servicios externos en muchas funciones de IT: configuración de correo electrónico, gestión de redes, y actividades similares. Estas tienden a ser operaciones bastante estables, pero necesarias.

Hoy en día, las organizaciones están comprendiendo que esta necesidad de trabajar como “Project Management” y “Change Management”, cuando el expertise interno es demasiado costoso.

Adicionalmente, cuando se  expanden afuera de las competencias centrales de una organización, la obtención de los conocimientos y capacidades necesarias internamente requerirá de grandes inversiones en procesos, procedimientos y herramientas, como en el caso de las start-up que comienzan a crecer.

“Están también aprendiendo que el Project Management no es realmente su competencia central, y que podrían lograr conseguir a alguien que desarrolle esta actividad correctamente integrándola en su negocio”

Jack, MI-GSO | PCUBED Senior Consultant

Un enfoque de servicio externalizado, como el de MI-GSO | PCUBED en su formato de “Project Management as a Service (PMaaS), es una nueva forma de ejecutar proyectos, programas, y servicios de “Change Management” flexibles. El modelo es aquel en el que el socio gestiona todos los aspectos del desarrollo del servicio incluyendo el reclutamiento, integración y formación para ejecutar de una manera eficiente en términos de coste, incrementando la capacidad de la organización mientras se mejora la actuación en términos de ejecución de proyecto y programa. De esa manera, la organización no necesita más empleados en sus libros contables, con la ventaja adicional que supone contar con un proveedor de servicios experto en el servicio proporcionado. Dispones de la capacidad, justo cuando la necesitas.

Con un servicio externalizado, el proveedor del mismo asume la responsabilidad de gestionar la ejecución de proyecto. En la mayoría de los casos, el uso de un proveedor permitirá incluso que el cliente asuma un menor coste del que podría haber asumido antes, ya que los precios se basan en los servicios específicos que se brindarán y en el volumen y la complejidad de los proyectos dentro del servicio.

Sin embargo, el punto clave es que PMaaS supone un cambio de mentalidad. Como ocurre con la mayoría de las empresas actuales, se debe evaluar cómo la organización puede pasar de la gestión de proyectos vista desde un enfoque operacional enfocado en procesos, a un concepto basado en el servicio al cliente enfocado en el valor.

Por qué los clientes se mueven al modelo PMaaS

De manera similar al cambio hacia los servicios externalizados para las soluciones de IT, los clientes buscan proveedores que eliminen algunas de las cargas que supone brindar servicios de soporte, con el objetivo de enfocarse en el negocio central o en lo que mejor saben hacer. Los clientes pueden tener diferentes razones para querer moverse hacia a un modelo de servicio externalizado. Aunque no sea sensato en todas las situaciones, podría considerarse en entornos donde existan una o más de estas condiciones:

  • Iniciativas de cambio críticas y desafiantes en las que la empresa necesita confianza en la ejecución de su PMO.
  • Falta de capacidad de proporcionar un servicio de PMO eficaz en la empresa.
  • La necesidad de estabilidad proporcionada por un solo proveedor de servicios.
  • Búsqueda por parte de la organización de una mayor transparencia y capacidad de gestión de los costes de la PMO.
  • Constante rotación de contratistas que está provocando la pérdida de conocimientos y tiempo.
  • La organización o programa tiene un alcance global que exige una mejor coordinación por parte de una PMO global bien integrada y estandarizada.
  • Una fuerte mentalidad de gestión de servicios en las operaciones de la empresa.
  • Deseo de desarrollar una madurez interna de PPM haciendo que el servicio incorpore procesos estandarizados en operaciones que en el futuro puedan ser asumidas por la empresa.

Con objeto de conocer la razón más comúnmente aceptada para pasar a un modelo basado en PMaaS, MI-GSO | PCUBED encuestó a más de 90 empleados de 50 empresas acerca de por qué estaban interesados ​​en Project Management como servicio.

Survey results on Client Drivers for going to a PMaaS
PMaaS Typical Client Drivers

Inicialmente, asumimos que la mayoría de nuestros clientes estarían preocupados por reducir el esfuerzo que suponía el “Procurement and Management” (21%). Sin embargo, al observar los resultados de la encuesta, encontramos que si bien este es un aspecto significativo, la capacidad de gestionar los picos de trabajo (24%) y mejorar la calidad de las entregas (22%) eran más representativos.

También atendemos a estos estímulos en nuestros compromisos. Hemos sido llamados para brindar servicios externos de PMO en diversas industrias y regiones, en diferentes situaciones y clientes. Un cliente en particular requería específicamente informes de ejecución regulares y puntuales para proporcionar a sus ejecutivos visibilidad de las actividades de proyecto y programa. Esto permitiría a los ejecutivos profundizar en los factores clave que influirían en la calidad de su entrega.

Otros se enfocan en mejorar la eficiencia organizacional. Usando nuestro caso de estudio de Airbus como ejemplo, pudimos ahorrar al cliente un 20% de los costes en productividad mediante el uso de servicios externalizados de PMO, para más detalles puede consultar el caso de estudio. Finalmente, varias organizaciones han solicitado a nuestro equipo de servicio externalizado que establezca y opere sus PMO durante la duración de un programa o proyecto crítico específico, mejorando la capacidad de su PMO, ver imagen a continuación.

Con el aumento de los costes asociados a reemplazar las infraestructuras anticuadas, la utilización poco eficiente del personal y el aumento previsto del 60% del tráfico aéreo en los próximos 15 años, las torres de control digitales suponen la revolución que se busca para la gestión del tráfico aéreo.

Reto 

MI-GSO | PCUBED firmó un contrato de apoyo bajo el marco de “Program Management as a Service (PMaaS)” para una empresa de servicios de navegación aérea en su transición a servicios de control de tráfico aéreo digitales y bajo demanda.  Su importante inversión en nuevas tecnologías y equipos, combinada con nuestro historial de excelencia en la entrega de PM, refuerza el compromiso de aumentar la seguridad, reducir los costes y construir una organización más adaptable a las necesidades cambiantes.

Solución

Durante la fase de viabilidad del programa, nuestro equipo de profesionales en Gestión de Programas y Gestión del Cambio lideró el desarrollo del blueprint del programa, el business cases o caso de negocio, el calendario maestro integrado y el plan de beneficios.

Como la resistencia organizativa, la falta de integración y la comunicación insuficiente suelen dar malos resultados, el equipo también se centró en preparar a la organización para este cambio a gran escala.

Durante la fase de viabilidad, el equipo llevó a cabo análisis del impacto en los equipos y la resistencia al cambio, incluyendo las mejoras recomendadas al Plan del Programa.

Beneficios

Esta integración de las buenas prácticas en gestiónn del cambio en la Gestión de Programas como Servicio garantizó que los beneficios de los clientes pudieran cumplirse según lo previsto en futuras fases.

PMaaS Client Landscape
MI-GSO | PCUBED PMaaS Client Experience

Cualquiera que sea la razón para pasar a un enfoque de servicios gestionados, nuestro objetivo es aportar un valor claro y demostrable a la organización del cliente.

¿Por qué el modelo PMaaS es un modelo de futuro?

“Project Management as a Service”, como destacamos anteriormente, representa un cambio de mentalidad hacia un enfoque basado en valores con el cliente enfocado en servicio. El enfoque requiere comprender qué actuación es requerida para lograr la satisfacción del cliente.

Requiere que los recursos de gestión de proyectos tengan una comprensión clara de cómo es la relación existente con los objetivos estratégicos de la organización. Si el enfoque está en la eficiencia del proyecto, ¿qué puedo hacer en mi función para eliminar los procesos que no aporten valor utilizados al inicio o en los reportes de estado de proyecto? ¿De qué forma es posible utilizar la tecnología para impulsar mejoras en las entregas? En el mercado actual y, más importante, en el futuro, será fundamental que las organizaciones se centren en priorizar la actividad, incluso en la actividad de gestión de proyectos, basándose en la alineación con los imperativos estratégicos y el valor.

Al ser una consultoría de gestión de proyectos, este es el núcleo de nuestras competencias. En MI-GSO | PCUBED hemos pasado más de 25 años trabajando con nuestros clientes para desarrollar las personas, procesos y herramientas necesarias, invirtiendo continuamente en lo que viene a continuación, para poder ayudar a nuestros clientes a alcanzar el éxito. Cada uno de nuestros clientes tiene necesidades y desafíos únicos. Es por eso que hemos invertido inicialmente en identificar soluciones escalables bajo demanda que brinden acceso a recursos cualificados para poder ir más allá. Y es por eso que continuaremos invirtiendo e innovando en este modelo de servicio en el futuro.

¿Desea realizar la transición a un modelo de servicio externalizado? Podemos ayudar. Así es, existe una transición estándar por la que debe pasar cada cliente. En nuestra próxima publicación, destacaremos aquellos pasos clave que uno debe tomar para moverse hacia un servicio externalizado de PMO.

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