¿Qué es la Gestión del Cambio?

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La teoría y práctica de la Gestión de Cambio ha existido durante muchos años. Sin embargo, muchas organizaciones todavía luchan con la implementación del cambio. 

Si bien se dice que aproximadamente el 70% de los programas de gestión de cambio fracasan, solo recientemente las organizaciones se han dado cuenta de que el éxito de sus programas está inextricablemente vinculado a la implementación de principios solidos e intervenciones de gestión del cambio.

Tabla de contenido

En esta guía, te explicaremos qué es el Change Management y los 5 aspectos clave para incrementar la posibilidad de que su programa tenga éxito.

¿Qué es la Gestión del Cambio? y ¿por qué es necesaria?

Para empezar, comencemos con una definición de gestión del cambio.  La gestión del cambio, también conocida como gestión del cambio organizacional, es la práctica de

  • involucrar efectivamente a las partes interesadas,
  • minimizar el riesgo para una adopción eficiente y
  • maximizar los beneficios a través de un enfoque en los aspectos organizacionales, culturales y de personas en la transformación de un negocio.

“La gestión del cambio es el proceso real de ganar los corazones y las mentes de todos los que se ven afectados por el cambio organizacional.”

James Lewis, video explicativo 🡪

Para resumir, la gestión del cambio es la práctica para garantizar que las personas realmente adopten una nueva iniciativa.  Por lo tanto, algunos prefieren referirse a la gestión del cambio como gestión de la adopción, ya que es un término que esclarece lo que pretendemos lograr.

Una empresa puede hacer tangibles los beneficios de su inversión únicamente cuando su personal comienza a usar la nueva herramienta o proceso.

Factores clave que influyen en la necesidad de gestión del Cambio Organizacional

Entonces, ¿por qué ahora?

Durante los últimos años, el ritmo del cambio organizacional ha aumentado a medida que las organizaciones se adaptan a las tendencias del mercado y de los consumidores. Se ha prestado especial atención a la transformación digital y al cambio tecnológico, por lo que las personas no solo necesitan cambiar, sino que también deben cambiar más rápido para mantenerse al día con todas las iniciativas que se les presentan.

Una empresa puede hacer tangibles los beneficios de su inversión únicamente cuando su personal comienza a usar la nueva herramienta o proceso.

Las organizaciones que buscan mejorar la velocidad de entrega de nuevos productos, han recurrido a nuevas formas de trabajo, tales como como las metodologías Lean Start Up y Agile.

Así que podemos diferenciar 3 factores clave: El primero es en torno a la tecnología y su impacto en las personas; el segundo es en torno al proceso y su conllevado  impacto en las personas. El último factor  es, desde luego, nuestra propia capacidad para responder al cambio. La pandemia de coronavirus en 2020, conllevo naturalmente a un período de cambios elevado, que han sido adoptados a través del mundo.

El Change Management y el Resultado Final

La apreciación adecuada del valor del Change Management está aún evolucionando en algunos sectores y en algunos Senior Managers. Por lo tanto, es importante demostrar su validez a través de intervenciones sólidas sobre el Change Management. No tengáis duda de que estas intervenciones tendrán un impacto positivo en el desarrollo empresarial o, quizás más acertemos más si decimos que no llevar a cabo el Change Management de una manera efectiva provocará un impacto negativo en el negocio.

Para hacerlo más real, es bastante útil preguntar a la gente que se imagine un programa organizativo que requiera un presupuesto de unos 10 millones de dólares. Un programa de tal magnitud no se aprobaría sin un business case sólido que lo respaldara, y además que tuviera un listado de beneficios convicente de beneficios: aumento de la ventaja competitiva, eficiencia de la empresa…

Estos beneficios se basarán siempre en que la mayoría de la empresa adopte la metodología de trabajo. La consecución de los beneficios pasa por lograr una tasa de consecución del 90% o incluso más. Sin embargo, ¿qué pasaría si la tasa de adopción no alcanza ese porcentaje y cae hasta el 60% o 70% o menos?

Cuando el Change Management no se ha realizado de forma óptima, puede deberse a algunas razones: bajo nivel de concienciación por una deficiente comunicación, comportamiento insuficiente de los colaboradores o una mala comprensión de cómo afectaría dicho cambio.

Así que, por ejemplo, el porcentaje de adopción es del 65% mientras el estudio de viabilidad es del 90%. La plena consecución de los beneficios se vuelve bastante difícil de conseguir, por lo que se decide intentar una consecución parcial y en la mayoría de los casos, un fracaso. 

Los beneficios proyectados y, en última instancia, el resultado final, se ven afectados por algo más que los bajos niveles de adopción. Prosci, fundador del modelo ADKAR®, descubrió que las organizaciones con intervenciones de Change Management poco maduras sobrepasaban los plazos, costaban más de lo previsto y no cumplían todos sus objetivos. Incluso para el ojo más cínico, los beneficios de una buena gestión del cambio se esconden a la vista si se sabe dónde buscar.

Para más información leer en inglés: ADKAR Model for Change Management

Tendencias en el Change Management

Recientemente, Prosci ha realizado una encuesta en la que han participado 1.778 profesionales en la materia (principales tendencias a las que se enfrenta el Change Management).

Las principales citadas fueron:

  • Una mayor conciencia del Change Management organizacional y sus beneficios,
  • una mayor aplicación de sus principios y metodologías,
  • un aumento del número de puestos de trabajo dedicados al Change Management, y
  • una mayor necesidad de formación.

En esta mayor necesidad de formación en Change Management se incluye el conocimiento o la comprensión de los distintos enfoques de gestión del cambio.

Enfoque de gestión del cambio

Previamente realizamos una encuesta con más de 120 organizaciones durante un período de 5 años. Encontramos que tres de cada 10 proyectos vieron aumentos en el rendimiento directamente relacionados con un enfoque efectivo de gestión del cambio. Además, en proyectos grandes, el retorno de la inversión (ROI) fue 6,5 veces mayor cuando se implementó un enfoque efectivo de gestión del cambio.

La manera en que gestiones el cambio va a definir las fases por las que la empresa pasará partiendo desde su estado actual al definido.

 Hay varios enfoques o modelos de gestión del cambio, incluyendo, el Modelo de Gestión del Cambio de Lewin, la teoría del cambio de 8 pasos de Kotter, el modelo ADKAR de Prosci (introducido anteriormente) y nosotros en MI-GSO | PCUBED también tenemos uno.

Como se destaca en nuestro artículo 10 Lecciones de gestión del cambio, lo fundamental no es metodología de gestión del cambio elijas; ¡sino que te decidas por una!

Nuestro Modelo de Gestión del Cambio 8E incluye y aplica elementos de mejores prácticas para garantizar un enfoque integrado de principio a fin, y está totalmente integrado con nuestro Modelo de Transformación de Programas para ayudar a los gerentes de cambio a comprender dónde está el programa e identificar cualquier necesidad y desafío específico.

Metodología de gestión del cambio 8E de MI-GSO | PCUBED
Metodología de gestión del cambio 8E de MI-GSO | PCUBED

Usando la metodología 8E, nuestros profesionales del cambio pueden eliminar obstáculos y poner en marcha exactamente lo que el programa necesita para ser exitoso, rápidamente.

Si la Gestión de Proyectos y Programas es una ciencia, el Change Management es un arte

La gestión de proyectos y programas, así como el Change Management, son áreas que presentan muchas sinergias. De hecho, podría decirse que son en gran medida, simbióticas entre sí. Incluso el programa mejor gestionado necesita un sólido Change Management para impulsar su adopción, y estas intervenciones de Change Management se ven muy favorecidas si se despliegan en el contexto de un proyecto o programa bien gestionado con procesos y controles sólidos.

Quizá la mejor manera de entender la relación sea considerar que el Change Management es el arte que da vida a la ciencia de la gestión de proyectos y programas.

La gestión de proyectos y programas se nutre de la creación de un entorno bien organizado en el que el orden se consigue mediante la planificación, el proceso y el cumplimiento. El Change Management examina las esperanzas y los temores de las partes interesadas afectadas por este cambio, considera su propensión individual al cambio, la cultura y la jerarquía de su entorno de trabajo, su neurodiversidad y su función, y crea soluciones a medida que ayudan a cada persona a recorrer el camino del cambio.

Cada vez que un gestor del Change Management mantiene una conversación con una parte interesada o con grupos de partes interesadas, es casi como un artista cuya paleta son las posibles intervenciones. Cada vez es una mezcla diferente de esa paleta porque, aunque todos los viajes de cambio son iguales, cada uno es diferente y ahí reside el arte.

Por eso, los proyectos y programas mejor gestionados aprovechan tanto la ciencia como el arte de la ejecución de programas, el rigor de la primera adaptada a algo convincente y personal por la sensibilidad de la segunda. Es esta combinación la que permite a M|P entregar proyectos y programas a tiempo, totalmente realizados y con altos niveles de adopción y evangelización entre los trabajadores.

En nuestro siguiente artículo, hablaremos sobre los 5 principios o aspectos clave que debes saber del Change Management.

James Lewis

James Lewis

Head of Change Management 
@ MI-GSO | PCUBED UK

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