Estudio de Caso: transición de Waterfall a Agile

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Al refinar los negocios de nuestros clientes para mejorar la agilidad empresarial, a menudo nos hemos enfrentado con la implementación de procesos Agile en métodos Waterfall establecidos. Este fue el caso de nuestro cliente del sector energético que trabaja en proyectos de energía hidroeléctrica. Para este proyecto en particular denominado “proyecto X” (por motivos de confidencialidad), luchamos con los desafíos típicos de usar Agile en proyectos Waterfall. Sin embargo, después de todos los dolores de cabeza dichos y hechos, las prácticas Agile permitieron abordar las ineficiencias de la metodología Waterfall. Se demostró que es más eficiente para completar tareas y hacer seguimiento al trabajo, lo que impulsa la finalización de entregables claves.

Antecedentes

Con frecuencia, nos encontramos con la pregunta, ¿es Agile mejor que Waterfall? Como muchas de las respuestas en la vida, es a la vez conciso y necesita más elaboración: depende.

"Es Agile mejor que Waterfall?"

"Depende."

¿Por qué Waterfall fue problemático para el Proyecto X?

El Proyecto “X” inició a principios de 2017 y siguió el ciclo de vida de desarrollo de software interno SDLC de nuestro cliente, usando el protocolo tradicional de la gestión de proyectos- es decir, un enfoque Waterfall.

Si bien, aunque nuestro cliente tenía un proceso SDLC enriquecido con documentación rigurosa; la ejecución de métodos internos y el proceso de aprobación bastante meticuloso sofocaron el progreso del proyecto X. Adicionalmente, la rotación de recursos de este proyecto causó demoras y pérdida de conocimiento, lo que a su vez afectó aún más el cronograma del proyecto.

Implementando practicas Agile

Cuando se ejecuta correctamente, la gestión de proyectos implementando Agile tiene mayores ventajas al enfrentarse a entornos cambiantes. Waterfall por otro lado, es ideal para proyectos de alto valor y riesgo, sin beneficios incrementales. Idealmente, ese debería haber sido el caso para el proyecto X; sin embargo, el problema radica en que el alcance del proyecto X y el entorno continuaron cambiando.

Para aprender más sobre evaluaciones Agile leer: ¿Está tu organización lista para Agile?

Los desafíos a los que se enfrentó el proyecto X incluyeron:

Nueva tecnología

El Proyecto X tuvo una duración de varios años. El alcance original del proyecto cambió, lo que requirió nuevos requisitos.

Nuevos procesos

La nueva tecnología y otros proyectos que se ejecutaban junto con el proyecto X habían cambiado los procesos internos, provocando una nueva definición del alcance y la eliminación del alcance de los requisitos iniciales.

Nuevo talento

La rotación de personal significó perder el conocimiento histórico del Proyecto X, lo que impactó directamente en el cronograma, ya que era necesario dedicar nuevamente tiempo para formar y educar a los nuevos miembros.

A principios de 2019, un nuevo jefe de proyectos en el proyecto X comenzó a integrar las mejores prácticas Agile dentro del proyecto Waterfall. El nuevo PM se propuso abordar algunos de los errores más comunes de Waterfall y ayudar a transformar y avanzar en la fase de ejecución del proyecto.

When running a Waterfall project with an Agile methodology, you’ll have to provide coaching and guidance to everyone that it’ll impact. The transition won’t happen overnight, so you’ll need to be prepared for the bumps on the road to agility.

These are the five key challenges that can be tackled by bringing Agile into Waterfall projects:

  • New or Outdated Requirements
    No problem – Agile runs in short Sprints (usually 2-3 weeks long), so the chance of technology superseding project requirements is much less of a risk.

  • Budgetary Constraints
    With Agile, the project teams are much smaller and usually resources are fully dedicated which means all of their attention is on the “tasks at hand” that need to be completed for the current sprint.

  • Resource Challenges
    With short-term Sprints, it’s easy to schedule around resource changes, vacations, holidays, and so on. Also, because the Sprints are short-term, adding or switching out a team member is less of a constraint on the project.

  • Reporting to Stakeholders
    With Agile, you can show completed work efforts at the end of each sprint.   Agile will help with tracking project burn-down and provides a better visual on the health and status of the overall project.
  • Maintaining Momentum
    Agile will help keep the team moving on requirements by providing short timelines to key deliverables and target dates on the project.

La solución- Cómo los métodos Agile salvaron el proyecto X

Dado que el Proyecto X se había extendido alrededor de 3 años con un alcance cambiante, la implementación de las mejores prácticas ágiles se centró en abordar y progresar en los tres principales desafíos enfrentados.

La implementación de Agile alivió la necesidad de una documentación excesiva por adelantado. Esto también permitió que el equipo eludiera el proceso de revisión y aprobación del SDLC, que requería mucho tiempo, reduciendo múltiples recursos, reuniones y documentación laboriosa.

El PM y el equipo aplicaron Sprints para crear historias de usuario y tareas con seguimiento en intervalos de tres semanas. Esto ayudó mucho al equipo, ya que permitió crear esfuerzos de trabajo enfocados en trozos manejables y alcanzables.

El equipo Agile tuvo disponibilidad para diseñar, desarrollar y testear los nuevos requerimientos mucho más rápido. Luego, el equipo documentó la información requerida con el propósito de mantener históricos o para formación.

El Segundo reto enfrentado fue la nueva tecnología. La nueva tecnología y los proyectos simultáneos tuvieron menos impacto en el alcance del proyecto X, debido al timeline condensado y el enfoque extremo en un subconjunto de los requisitos del proyecto.

Esto eliminó el problema de abordar todos los requerimientos del proyecto durante un periodo más largo de tiempo y removió el riesgo de cambio de alcance. De esta manera, el equipo del proyecto podría seleccionar esfuerzos de trabajo específicos para enfocarse en un sprint, en lugar de intentar completar todos los requerimientos para una fecha específica de puesta en marcha.

Man pointing at a white board
Photo by Startaê Team on Unsplash.

Finalmente, el tercer reto enfrentado fue el de nuevos recursos. La longevidad del proyecto X implicó incorporar muchos recursos en el equipo del proyecto. Esto causó retrasos debido a reentrenamientos y puesta en marcha de los nuevos recursos en el proyecto.

La implementación de Sprints eliminó la necesidad de un largo proceso de incorporación para que los nuevos talentos se pusieran al día. Con Agile, esa persona podría saltar directamente al inicio de un nuevo sprint con una mínima transferencia de información histórica del proyecto requerida.

En conclusión

Es posible integrar Agile en proyectos Waterfall para organizar equipos, hacer seguimiento de los esfuerzos de trabajo, combatir el avance del alcance y entregar exitosamente. La clave es asegurar tu liderazgo en el equipo y que el equipo del proyecto esté alineado con la nueva tecnología.

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