PMO Setup: Ihre Führungsanleitung​

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Egal, wie effektiv Ihre Projekt- und Programmmanagementbestrebungen sind, man kann sie immer noch verbessern. Wenn in einem Projekt etwas falsch läuft – stagniert der Fortschritt, ist die Visualisierung des Projektstatus eingeschränkt oder gerät der Leistungsumfang außer Kontrolle — dann kann ein Office Projekt- oder Programmmanagement oder PMO ein einfaches Gegenmittel sein.

Inhaltsangabe

Da Projekterfolge in erster Linie mit menschlichen Aktivitäten zu tun haben, müssen alle Beteiligten eingebunden werden und darauf eingeschworen werden, die gleichen Ziele zu erreichen wie das Projekt selbst.

Es mag sein, dass jene Leute, die mit dem Projekt zu tun haben, nicht mit den bewährten Projektmanagement-Disziplinen betreffend Risiko, Qualität, Zeitplanung und so weiter vertraut sind. Es könnte auch sein, dass die Übernahme von Vorgehensweisen aus anderen Industriezweigen die vorhandenen und bewährten Methoden bereichert.

Schließlich besteht auch die Möglichkeit, dass die am Projekt schwer arbeitenden Menschen sich auf zentrale Fachgebiete fokussieren sollten und das Projektmanagement denen überlassen sollten, deren Fachgebiet dies ist, wie zum Beispiel Ihrem PMO.

Wenn Sie also kein PMO oder keinen Zugang zu einem PMO haben, dann sollte ein Organisations-PMO eingerichtet werden für jene, die es für das Projekt selbst benötigen. MI-GSO | PCUBED wird oft gerufen, um ein PMO Setup & Delivery Beratungsservice zu erbringen, Verbesserungen auf organisatorischer Ebene und bei der Teamfähigkeit einzuführen, also nicht nur neue Kompetenzzentren zu schaffen, sondern Operationen und die Fähigkeit einer vorhandenen Organisation oder eines vorhandenen Teams neu zu definieren.

Ein Ansatz zu PMO Setup and Delivery

Die Implementierung und Bedienung eines Program Management Office (PMO)) können für eine Organisation sorgen, die die Fähigkeit zur Visualisierung hat,Einblick in wichtige Geschäftsprogramme verschafft, sowie für eine effiziente Entscheidungsfähigkeit und Kontrolle.

Wir haben festgestellt, dass im Anfangsstadium der Einrichtung eines PMO die Kunden nicht immer verstehen, warum sie ein PMO benötigen. Wenn sie schließlich mit einem großartigen PMO arbeiten, dann sind sie automatisch davon überzeugt. Die besten PMOs geben eine Sicht von außen, sie sind kreativ, verfügen über Projektwissen und Programmmethodik und werden so zum idealen Organisationspartner.

Hier finden Sie die fünf wichtigsten Schritte bei der Einrichtung eines PMO:

Ein erfolgreiches PMO einrichten: 5 wichtige Schritte

PMO Current State Analysis (Aktuelle Statusanalyse)

Schritt 1 dient zur Analyse der vorhandenen Situation. So schmerzhaft eine Selbstanalyse sein kann, so müssen doch zuerst die Probleme, die das Projekt betreffen, identifiziert und potentielle Lösungen gefunden werden. Dieser Prozess verlangt nach einer Analyse der aktuellen Projekt-Teamstruktur, der Organisation und der Arbeitsmethoden sowie der vorhandenen Schnittpunkte – Interaktionen mit anderen Abteilungen, Lieferanten und Kunden. Das Ergebnis der Analyse bildet den Inhalt des Geschäftsfalls, um das PMO einzurichten.

Unser Rat: Führen Sie die Analyse rasch durch und sorgen Sie für ein Feedback und Unterstützung durch jene in Unternehmenspositionen, die unter den Folgen der Probleme leiden.

PMO Charter and Roadmap Development (Entwicklung einer Charta und eines Fahrplans)

Schritt 2 – Die Charta drückt aus, was das PMO erfüllen soll und wie der Erfolg gemessen wird. Die PMO Roadmap sorgt für einen klaren Überblick über schnelle und Langzeit-Gewinne für die Organisation.

Einen PMO Fahrplan zu erstellen ist sehr wichtig, um den Weg zu finden, der am besten zu den Werten der Organisation und ihrer Kapazität und Fähigkeit, Kontrollen zu implementieren, passt. Er sollte sich mit der Gesamtleitung, den Menschen, den Verfahren und Tools beschäftigen. Da sich Projektmanager in die vorgeschlagenen Veränderungen „einkaufen“ müssen, stellen Sie sicher, dass Sie den Vorschlag mit den wichtigsten Akteuren besprechen, um ein Feedback zu erhalten.

Am Ende können sämtliche Teilnehmer am PMO klar die Vorzüge oder „was für sie drin ist“ artikulieren, um die PMO Struktur jenen schmackhaft zu machen, die sich gegen sie stellen oder sie ablehnen.

Unser Rat: Seien Sie nicht zu ehrgeizig. Machen Sie nur konservative Versprechungen. Pflücken Sie nur die gut erreichbaren Früchte, von denen Sie wissen, dass ein PMO ein schnelles und zufriedenstellendes Ergebnis liefern kann.

PMO Implementation (Implementierung)

Schritt 3 – Es ist Zeit eine PMO Struktur einzurichten. Das ist die Phase, in der Sie Menschen, Prozesse und Tools organisieren müssen, um Ihre Kurzzeit-Ziele zu erreichen.

Das PMO wird mit dem Auffüllen von Details im Rahmen des Führungsmodells (und möglicherweise des Führungsrats) beginnen, während Sie daran arbeiten, eine erste Programm- und Projektkontrolle zu erlangen.

Schlussendlich ist es auch wichtig, mit den Ansprechpartnern in Kontakt zu bleiben, um ihre Probleme und aktuellen Prioritäten zu verstehen. Die PMO Roadmap ist nicht in Stein gemeißelt.  Somit müssen Sie regelmäßig den Stand des Fortschritts beobachten und mit den für das PMO gesetzten Zielen vergleichen sowie Anpassungen unter Berücksichtigung der neuesten Bedürfnisse Ihrer Gemeinschaft durchführen.

Unser Rat: Wenn Sie einen Gewinn machen, teilen sie ihn; wenn Sie einen Verlust machen, nehmen sie ihn einfach zur Kenntnis. Passen Sie die Arbeit den Anforderungen an und bewegen Sie sich immer vorwärts.

Manage PMO Delivery (Managen Sie die PMO Ergebnisse)

Schritt 4 ist das Management der PMO Ergebnisse in Richtung Langzeitgewinn und die Arbeit in Richtung stationären Betrieb. Der Fokus liegt dabei darauf, jene Aktivitäten zu formalisieren, die einen großen Einfluss auf Projektergebnisse haben.

Zum Beispiel sagen zu können, dass viele Leute endlich zeitliche Updates in das Unternehmensprojektsystem betreffend Aufgaben, Ressourcen und Budget eingeben; schließlich ist das PMO auf User-Erfahrungen fokussiert und erleichtert dessen Nutzung. Wenn das zu Verbesserungen im Projektbericht und zu besseren Entscheidungen beim Management führt, dann zahlt es sich aus, das Updaten von Projektdetails in die notwendigen beruflichen Pflichten einzubetten. Aber auch so ist das Akzeptieren von neuen Verfahren und Arbeitsgewohnheiten eine Herausforderung für das Management; vergessen Sie nicht, dass Erfolg Enthusiasmus erzeugt.

Unser Rat: Seien Sie auf Rückschläge vorbereitet und bleiben Sie geduldig. Veränderungen sind nicht einfach – nicht einmal für Projektmanager.

Achieve Steady State PMO Operations (Vollenden Sie die stetigen PMO Operationen)

Bei Schritt 5 geht es darum, die stetigen Operationen auf einen kontinuierlichen Evolutionslevel in Richtung des gewünschten PMO Reifelevels zu bringen. An Hand von regelmäßigen Überprüfungen werden Sie schnell feststellen, ob Ihr PMO bei den laufenden Zielen erfolgreich ist. Ist das ausreichend? Möglicherweise.

Sobald das PMO Glaubwürdigkeit im Geschäftsbereich erlangt hat, erhält es normalerweise Anfragen, beim Management von Geschäftsprojekten zu helfen. So sollte die Anwendung von Initiativen beginnen, die das PMO unternimmt, um funktionelle Projekte auf unternehmensweite Ebene auszudehnen. Ist das nicht der Fall, finden Sie vielleicht, dass Sie Hilfe von außerhalb brauchen, um die Verbesserung dieses Stufenlevels zu erreichen.

Wir bei MI-GSO | PCUBED verstehen die Herausforderung eines organisatorischen Programms und Projektmanagements. Wir haben einen Leistungsnachweis über die Unterstützung von Kunden mit den schwierigsten und komplexesten Programmen und ermöglichen erfolgreiche PMOs als Implementierungsdienst innerhalb jeder Art von Organisation.

Unser Rat: Wählen Sie eine PMO Beratung mit einem Leistungsnachweis über die Unterstützung von Kunden bei den schwierigsten und komplexesten Programmen inklusive der Einrichtung eines PMO.

Jami Anderson

Jami Anderson

Global Marketing Manager
@ MI-GSO | PCUBED