PMO Best Practices

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Umfangreiche, komplexe Programme sind grundsätzlich schwierig. Ein großes Team wie oftmals zahlreiche Abteilungen, Länder und hunderte Ressourcen einzubinden, erfordert eine große Menge an Disziplin und Einsatz. Ein großartiges Program Management Office (PMO [doppelt, kann eigentlich weg]) kann entscheidend sein für den erzielten Projektwert. Wenn alles glatt läuft, ist es ein Hauptschlüssel, um Probleme zu lösen, bevor diese überhaupt auftreten. Wenn etwas schiefläuft (wie es immer der Fall ist), ist Ihr PMO der Schlüssel zur Versorgung mit Daten und Einblicken, die dazu beitragen, die richtigen Entscheidungen zu treffen und wieder auf die richtige Schiene zu gelangen.

Inhaltsangabe

5 Best Practices for a Great PMO

Hier sind die fünf Regeln, wie man ein großartiges PMO verwirklicht.

1. Die richtigen Voraussetzungen schaffen

Während ein Großteil der Leute heutzutage zustimmt, dass ein PMO vorteilhaft ist, haben die meisten innerhalb einer Organisation unterschiedliche Ansichten zum Vorteil, den ein PMO aktuell bringt. Nahezu jede Organisation hat ein leicht unterschiedliches PMO – Unternehmens-PMO, Center of Excellence, Agile, Hybrid, Lean. Sie sagen es, wir haben es schon gesehen.

Der Schlüssel zu einem großartigen PMO ist also sicherzustellen, dass man bei der Anpassung an eine Organisation nicht zu sehr von den Grundsätzen abweicht. Die wichtigste Aufgabe des PMO ist es, einen Wert für die Organisation durch verstärkte Visualisierung und effektive Kontrolle sicherzustellen

Was, wenn das PMO einen effizienteren Ansatz verwendet? Bei MI-GSO | PCUBED nennen wir das ein Lean PMO. Unsere Berater streben stets danach, Prozesse und Tools zu rationalisieren, den Abfall zu reduzieren und die Zufriedenheit zu verbessern und das alles bei gleichzeitiger Erfüllung der Erwartungen.

Zu guter Letzt bevorzugen wir nichts dem Zufall zu überlassen und verbringen Zeit mit den wichtigsten Akteuren, um Ihre Zustimmung zu erhalten in allem, was mit den Zielen der PMOs zu tun hat, der Strukturierung des Teams und zu weiteren wichtigen Punkten.

Project Management Office Team
Photo by You X Ventures on Unsplash

2. Das Gleichgewicht zwischen Unterstützung und Kontrolle finden

Es ist für ein unausgereiftes PMO ganz normal, einfach als administrative Einrichtung zu funktionieren, die die Daten zur Erstellung zahlreicher Berichte liefert. Wenn man also den Fokus ausschließlich darauf legt, die ultimative Kontrollinstanz zu sein, dann generiert man keinen großen Wert. Sie werden dann nur als Überwachungsorgan angesehen und nicht als jemand, der etwas ermöglicht bzw. umsetzt.

Das PMO dient als Bindemittel, das eine ganze Anzahl isolierter Anstrengungen bündelt… So kann man aktuell laufenden Prozessen einen Sinn verleihen und starke Entscheidungen dazu treffen, was als nächstes passieren soll.

In einem großartigen PMO unterstützen die Teams die Projektmanager bei Ihren Plänen, organisieren Workshops mit Akteuren zur Identifizierung von Initiativen, die mit der Strategie vereinbar sind und von solchen, die lediglich Lieblingsprojekte darstellen und arbeiten mit der Organisation daran, Lösungen für Probleme zu erkennen.

Aber um all das zu machen, benötigen Sie ausreichend Zeit. Wenn Sie zu beschäftigt sind, um als Administrator zu agieren, Berichte zu scheiben oder zusätzliche Aufgaben wie die Erstellung von Zeitabläufen zu übernehmen, dann werden Sie keine Zeit für Dinge haben, die eigentlich Ihre Aufgabe sind, wie zum Beispiel Daten zu analysieren.

Das bedeutet, Sie müssen “Nein“ sagen können, weil Sie nicht alles machen können. Der erste Schlüssel zum Erfolg ist der Abgleich mit den Akteuren über die Rolle des PMO. Der zweite Schlüssel zum Erfolg – erinnern Sie sich noch an das Lean PMO?

Ein großartiges PMO fokussiert sich auf die Erstellung von wiederholbaren Prozessen, auf die Automatisierung von manuellen Aufgaben mit Workflows und auf die Schaffung von Echtzeit Dashboards – wobei dem Team die Möglichkeit gegeben wird, sich auf Aktivitäten mit Mehrwert zu fokussieren.

Sie müssen die richtige Balance finden zwischen der Befragung der Leute nach Status-Updates und der gleichzeitigen Unterstützung durch gute Prozesse, Strukturen und Problemlösungen, damit Sie auch einen Profit daraus ziehen. Das ist ein harter Kurs, der gemanagt werden will.

3. Messen Sie den Erfolg Ihres PMOs

Ein großartiges PMO erfordert klare Ziele und prüft, was es zu erreichen versucht. Wir haben bereits erklärt, dass ohne klare Ziele Ihre Fähigkeit sich gegen niedrige Werte zu stellen, eingeschränkt wird, aber gleichzeitig zusätzliche Arbeit mit sich bringt. Nicht nur das: Wenn Sie nicht prüfen, was Sie machen, dann werden Sie die Erwartungen möglicherweise nicht erfüllen.

Ein wichtiger Punkt ist in jedem Fall, dass wir nicht auf den Key-Performance-Indikator der Projekte oder die Initiativen innerhalb des Portfolios selbst schauen. Das ist Teil für die richtigen Grundlagen zu sorgen. Der wesentliche Kennwert, über den wir sprechen, ist die Effizienz des PMO, also genaugenommen die Kundenzufriedenheit.

Für unsere PMaaS Verpflichtungen führen wir regelmäßig Leistungsbeurteilungen mit unseren Ansprechpartnern durch und helfen Ihnen dabei, Messgrößen wie Mittel zur Umsetzung (haben wir Projektmanager für alle Projekte?) und zur Kundenzufriedenheit sowie für den Status der Leistungserbringung festzulegen.

Für ein großartiges PMO ist das eine Gelegenheit, umzudenken. Es muss bewerten, wie das Team von einem operationsbasierten Ansatz zu einem dienstleistungsbasierten Ansatz für den Kunden wechseln kann, wobei der Hauptfokus auf dem Mehrwert liegt.

Dann, wenn die Ziele festgelegt sind, müssen Sie die Daten veröffentlichen, um die Leistung des PMO zu verdeutlichen.

Women meeting
Photo by Christina @ wocintechchat.com on Unsplash

4. Das richtige Team zusammenstellen

Ein tolles PMO-Team muss das Wissen und die Erfahrung haben, um zu verstehen, was „gut“ ist und muss bereit und fähig sein, der Organisation bei der Erreichung der Ziele behilflich zu sein. Das heißt, Sie benötigen das richtige Team an der richtigen Stelle, was eine Mischung unterschiedlicher Kompetenzen erfordert.

Welche Fähigkeiten benötigen starke Projektmanagementteams?

Das wichtigste ist, dass alle bereit sind, die Ärmel hochzukrempeln, um ihren Kollegen in allem zu unterstützen, damit der Plan eingehalten wird.

Man sollte sich immer der Tatsache bewusst sein, dass ein PMO nur eine Gruppe von Menschen ist. Einige Gruppen arbeiten gut miteinander und andere nicht. Somit ist es ausschlaggebend, Ihr Team durch die richtige Mischung von Fähigkeiten und Persönlichkeiten zu optimieren. Oft können kleine Veränderungen einen großen Leistungsunterschied hervorrufen.

Team Personality
Photo by You X Ventures on Unsplash

5. Für ständige Verbesserungen sorgen

Zahlreiche Studien belegen, dass es eine direkte Verbindung zwischen einer verbesserten Reife des Projektmanagements und einem zunehmenden Geschäftswert gibt.

Jene Organisationen mit einer starken Reife haben 21% mehr Chancen, ihre Ziele und Absichten ihrer strategischen Initiativen zu erreichen, was verbesserte Ergebnisse im Vergleich zu jenen Organisationen mit einer geringen Reife des Projektmanagements bedeutet.

PMI Pulse of the Profession 2020

Einer der wichtigsten Wege, sich auf eine bessere Leistungsfähigkeit zu fokussieren, ist die Beurteilung der organisatorischen Reife. Dabei werden die wichtigsten Prozesse und Praktiken berücksichtigt, die genutzt werden können, um Projekte und Programme innerhalb der Organisation durchzuführen, um sie anschließend mit den bewährten Verfahren in dieser Industrie zu vergleichen. Das Ergebnis ist das Verständnis der wichtigsten Lücken beim zukünftig zu erreichenden Zielstatus und ein strategischer Plan für ständige Aktionen zur Verbesserung, damit das PMO Schritt für Schritt sein Ziel erreicht.

Sie sind schon weit gekommen. Sie führen in Ihrer Organisation Kontrollgrundsätze ein, um sich auf den Mehrwert der Arbeit zu fokussieren, um die Kundenzufriedenheit und Leistung zu beurteilen sowie um sicherzustellen, dass Sie das richtige Team am Start haben. Jetzt muss nur noch der Fokus auf die ständige Verbesserung der PMO-Organisation gelegt werden, was zu einer erhöhten Projektleistung, einer erhöhten Effizienz der Organisation und zu höheren Geschäftsgewinnen führt.

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