Das digitale PMO: Ein tiefer Einblick

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Ein effektives PMO (Project Management Office) ist das Herzstück eines jeden Projekts und trägt maßgeblich zu dessen Erfolg bei. Es erleichtert die Kommunikation, um sicherzustellen, dass alle auf dieselben strategischen Ziele hinarbeiten. Um dies zu ermöglichen, steht die Digitalisierung im Mittelpunkt eines erfolgreichen PMO von heute.

Inhaltsangabe

Was also ist ein digitales PMO?

A graphic showing the definition of a digital PMO

Ein digitales PMO ist ein Projektmanagement Office (PMO), das dank neuer digitaler Tools und technologischer Verbesserungen Informationen digitalisiert und den Beteiligten präsentiert. Es stützt sich auf Echtzeitdaten, die auf Knopfdruck erfasst werden können.

Da alles online ist, kann auf das Dashboard eines digitalen PMOs von jedem Gerät aus zugegriffen werden. Dies ist ein Segen für die zunehmende Arbeit im Home Office.

Es handelt sich um ein klassisches PMO, das digitale Projektmanagement-Tools beherrscht und seinen Teams einen hohen Mehrwert und eine verbesserte Kundenerfahrung bietet. Wir sprechen hier nicht nur von Excel – Power BI, Tableau, Qlik und andere Plattformen sind im Mix enthalten, wie in der Abbildung unten zu sehen ist.

Table full of Digital PMO Tools with icons
Digital PMO Tools

Wie kann ein digitales PMO einen Mehrwert für Ihr Unternehmen schaffen?

Beim digitalen Projektmanagement Office geht es um Datenverarbeitung und -analyse in Verbindung mit Automatisierung. Ein klassisches PMO verbringt etwa 45% seiner Zeit mit dem Sammeln, Prüfen und Zusammenstellen von Daten. Ein digitales PMO verlagert diesen Aufwand auf die Erarbeitung von Data-Mining-Strategien. Durch die Verringerung des Zeitaufwands von 45% auf 15% können Sie mehr Zeit für die Analyse verwenden.

Digitalisierung ist das Kernelement des erfolgreichen PMO von heute.

Durch den Aufbau automatisierter Dashboards können Projektmanager ihre Stakeholder und Teams auf dem Laufenden halten, während sie sich auf die Schaffung von Mehrwert statt auf die Erstellung von Berichten konzentrieren. Stellen Sie sich ein klassisches PMO in Kombination mit Datenanalysten und Datenwissenschaftlern vor. Das ist ein gutes Gedankenmodell für ein digitales PMO.

„Dank der kontinuierlichen Weiterentwicklung digitaler Tools ist es möglich die tägliche Leistung unserer Teams zu steigern, indem wir den Zeitaufwand für die Erfassung, Strukturierung und Visualisierung wichtiger Daten reduzieren“, so Julien Laurent, Digital PMO Leader bei MI-GSO | PCUBED, im nachstehenden Video.

Warum brauche ich ein digitales PMO?

Sie fragen sich vielleicht, warum Sie ein digitales PMO brauchen. Das digitale Zeitalter hat uns zwar Daten gebracht, aber auch zu viele Daten. In vielen Unternehmen ist die Zeit vorbei, diese Daten zu analysieren und zu nutzen. Das klassische PMO muss sich weiterentwickeln.

„Je relevanter Sie sein wollen, desto mehr Daten brauchen Sie in verschiedenen Bereichen“, erklärt Julian in seinem nachstehenden Augmented PMO-Videointerview. „Projektmanagement ist nicht nur Zeitmanagement. Es geht um die Integration von Anwendungsbereich, Kosten, Zeit, Ressourcen, Stakeholdern, Kommunikation, Qualität und Risiken.

„Es gibt also eine enorme Menge an Daten, die wir miteinander in Beziehung setzen müssen. Wir sind nicht in der Lage, das aus dem Stegreif zu tun. Wir brauchen eine Plattform, eine Software, etwas, das es uns ermöglicht, all diese Daten zu korrelieren und einen Mehrwert zu schaffen.“

Und das ist der springende Punkt. In einem PMI-Artikel aus dem Jahr 2015 heißt es: „Eine zentrale Herausforderung besteht darin, dass die Integration neuer und bestehender Plattformen sorgfältig durchdacht und geplant werden muss.“ Dies erfordert mehr als nur Zeit, um die erforderlichen Maßnahmen zu ergreifen. Man braucht Fähigkeiten im Bereich der digitalen Technologien, über die viele klassische PM-Ressourcen nicht verfügen.

Es bedarf einer „Digital-First“-Denkweise. Sie müssen sich auf die Integration verschiedener Datenpunkte konzentrieren, um die Entscheidungsfindung zu beeinflussen und die Projektleistung zu verbessern.

Die „Digital-First“-Denkweise nutzt die Zeitersparnis durch Automatisierung und Konnektivität, um sich auf die Analyse zu konzentrieren. Hier sind einige Fragen, die Sie sich stellen sollten:
• Welche Entscheidungen kann ich mit diesen Daten treffen?
• Wie kann ich die Eintrittswahrscheinlichkeit reduzieren?
• Wie kann ich die Schwierigkeiten reduzieren?
• Welche Maßnahmen können wir ergreifen, um unsere Ziele zeitgerecht zu erreichen?
• Wie können wir sicherstellen, dass wir die Erwartungen unserer Kunden und Stakeholder erfüllen?

Anfang 2019 haben wir das Digital Lab ins Leben gerufen, um dem wachsenden Bedarf an Datenauswertung im Rahmen unserer Kundenengagements gerecht zu werden. Gaël Guéguen, der Leiter des Digital Lab, erklärt, warum es wichtig ist, dass wir unseren Kunden neue Werte präsentieren können.

„In den letzten Jahren ist die Menge der verfügbaren Informationen in die Höhe geschnellt“, sagt Gaël. „Das war sowohl eine technische als auch eine organisatorische Herausforderung, aber auch eine Chance, unsere Projekte effizienter zu verwalten.“

Was brauchen wir zur Entwicklung zu einem digitalen PMO?

Das Geschäftsumfeld ist am wichtigsten. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass das Unternehmen der Digitalisierung offen gegenübersteht und dass wichtige Abteilungen, z. B. die IT-Abteilung, bereit sind, das PMO bei seiner digitalen Transformation zu unterstützen. Ohne diese beiden Dinge wird es unmöglich sein, die für die Weiterentwicklung Ihres PMO erforderlichen Ressourcen zu finden.

Die digitale Reife ist ein Marathon, kein Sprint. Ein digitales PMO wird man nicht über Nacht. Es erfordert eine Struktur wie bei jedem anderen PMO-Verbesserungsprogramm auch.

In unserer jüngsten Fallstudie zur digitalen Transformation haben wir aufgezeigt, dass der erste Schritt darin bestand, sich auf die Vision für das Programm zu einigen. Sobald der Kunde der Zukunftsvision zugestimmt hatte, arbeitete das Team gemeinsam an einer umfassenden Programm-Roadmap.

Um Ihre eigene digitale PMO Transformations-Roadmap zu definieren, empfehlen wir:

1. Ermitteln Sie, wo das PMO derzeit steht unter Verwendung einer digitalen Reifebewertung, wie diesem Tool von Protiviti.
2. Ermitteln Sie, wo das PMO stehen muss. Denken Sie dabei an Mitarbeiter, Prozesse, Tools, Daten, Kunden, Kultur etc.
3. Führen Sie einen Workshop mit dem Team durch, um eine Gap-Analyse durchzuführen.
4. Einigen Sie sich auf einen Aktionsplan.
5. Stellen Sie sicher, dass die Roadmap für kontinuierliche Verbesserungsschritte wie in einem agilen PMO strukturiert ist.

Was sind die üblichen Herausforderungen bei der Transformation zu einem digitalen PMO?

Die häufigsten Blockierungspunkte sind, dass die Harmonisierung der Tools und Daten nicht sofort erfolgt. Das Unternehmen muss einen Reifelevel zwischen ihrer Produktion und ihren Tools erreicht haben, um die Daten optimal zu verarbeiten. Ohne Daten gibt es kein PMO.

Zentralisierte Tools und eine verstärkte Kommunikation zwischen den Abteilungen sind unerlässlich, damit programmübergreifende Dashboards relevant sind. Daten-Compliance kann ein Knackpunkt sein, wenn Abteilungen Daten nicht auf die gleiche Art nutzen. Datenmüll in, Datenmüll out.

Schließlich könnte man meinen, dass hochsensible Daten eine Einschränkung darstellen, aber die heute auf dem Markt erhältlichen digitalen Tools haben alle die gleichen strengen Anforderungen an die Datensicherheit. Datenschutz sollte nicht als Abschreckungsmittel dienen, Ihr PMO zu digitalisieren.

3 Tipps zur Entwicklung zu einem digitalen PMO

Wenn Sie Ihren Weg zu einem stärker digitalisierten PMO noch nicht angetreten haben, dann sollten Sie dies so schnell als möglich tun.  Um Sie auf Ihrem Weg zu unterstützen, bieten wir Ihnen drei Tipps aus einem Gespräch mit Rich Weller, PM-Enthusiast für künstliche Intelligenz:

Achtung

Informieren Sie sich über die neuesten Technologien auf dem Markt und darüber, wie Sie deren besondere Vorteile in Ihrer Technologielandschaft ausnutzen können. Seien Sie neugierig. Eine schnelle Google Suche wird Ihnen eine Unmenge von Ideen liefern, wie man eine Technologie wie Power Automate integrieren kann oder wie man Tools wie Zapier oder IFTTT zur Integration in Ihre Datenstapelung verwenden kann.

Focus Forward (Fokus nach vorne richten)

Erinnern Sie sich an das Spiel Tetris? Für alle der Generation Z, schlagen Sie nach. Im Grunde genommen müssen Sie vorhersehen, was auf Sie zukommt und wie Sie es kontinuierlich in das Bestehende einbauen oder integrieren können, ohne Ihre aktuelle Infrastruktur zu überwältigen.

Think Digital (digital denken)

Nutzen Sie jede Gelegenheit, Ihre Daten elektronisch und in einem einheitlichen Format zu erfassen und so zu speichern, dass sie für die Entscheidungsfindung genutzt werden können. Prüfen Sie anschließend, wie Sie Ihre Prozesse automatisieren können, um die manuelle Dateneingabe oder -manipulation aus Ihrer täglichen Arbeit zu entfernen.

“Ein digitales PMO bedient sich einer intelligenten Automation, um Verfahren und Entscheidungsfindungen zu verbessern“, sagt Rich.

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